Yhteistoimintalaki muuttuu 1.7.2025 alusta alkaen. Muutosten myötä 20-49 työntekijän työnantajaorganisaatioiden yhteistoimintavelvollisuuksia rajataan melko merkittävästi nykytilanteeseen verrattuna. Myös isompien, vähintään 50 työntekijää työllistävien työnantajien velvoitteet kevenevät, kun vähimmäisneuvotteluajat lyhenevät kokonaisuudessaan puolella aiemmasta.
Mitä tarkoitetaan lain yleisen soveltamisalan muutoksella?
Yhteistoimintalaki soveltuu 1.7.2025 alkaen säännöllisesti vähintään 50 työntekijää työllistävissä työnantajayrityksissä ja -yhteisöissä sekä sivuliikkeissä kaikilta osin. Sen sijaan 20-49 työntekijää työllistävien työnantajien velvollisuus muutosneuvotteluihin sekä vuoropuheluun on huomattavasti rajatumpi. Henkilöstön edustamista ja seuraamuksia koskeva sääntely koskee jatkossakin kaikkia vähintään 20 työntekijää työllistäviä työnantajia. Laki ei edelleenkään sovellu miltään osin alle 20 työntekijän työnantajaorganisaatioissa.
Mikä muuttuu vähintään 50 työntekijää työllistävillä työnantajilla?
Merkittävä muutos on, että lain mukaiset vähimmäisneuvotteluajat lyhenevät puolella nykyisestä. Eli mikäli työnantaja suunnittelee alle 10 työntekijään kohdistuvia vähennystoimenpiteitä tai olennaisia työsuhdemuutoksia tuotannollis-taloudellisin perustein, on vähimmäisneuvotteluaika heinäkuun alusta alkaen seitsemän päivää. Mikäli työnantaja suunnittelee esimerkiksi lomauttavansa vähintään 10 työntekijää toistaiseksi, on neuvotteluaika jatkossa kolme viikkoa. Enintään 90 päivän tilapäisissä lomautuksissa sovelletaan lyhyempää seitsemän päivän neuvotteluaikaa. Lisäksi edelleenkin on mahdollista, että työehtosopimuksissa on sovittu laista poikkeavia neuvotteluaikoja.
Tulee huomioida, etteivät muutosneuvotteluiden vähimmäisvaatimukset muutu muilta osin kuin neuvotteluaikojen osalta. Jatkossakin tulee huolehtia perusteiden, aiottujen suunnitelmien, niiden vaikutusten, vaihtoehtojen ja työllistymistä tukevien toimintamallien käsittelystä samalla tavalla kuin nykyisin. Eli vaikka neuvotteluvelvoitteen lyheneminen voi tuntua helpotukselta, tulee neuvotteluiden huolellinen etukäteissuunnittelu korostumaan entisestään, jotta lain vaatimukset ehditään varmasti täyttämään puolet lyhyemmässä ajassa. Mikäli työnantaja aikoo käydä neuvottelut esimerkiksi organisaatiomuutoksesta, jonka seurauksena kahdeksan työntekijän työsuhteet muuttuvat olennaisesti eri henkilöstöryhmissä, joilla on omat edustajansa, voi työnantajalla olla edessään tiukka viikko, mikäli neuvottelut halutaan maaliin vähimmäisneuvotteluaikojen puitteissa.
Mikä muuttuu 20–49 työntekijää työllistävillä työnantajilla?
Huomattava kevennys on, ettei pienempien työnantajien tarvitse enää jatkossa aloittaa automaattisesti muutosneuvotteluprosessia suunnittelemiensa organisaatiomuutosten tai vähennystoimenpiteiden läpiviemiseksi. Ensinnäkin pienempien työnantajien osalta määräaikaiset enintään 90 päivän lomautukset on suljettu kokonaan muutosneuvotteluiden ulkopuolelle. Velvollisuus muutosneuvotteluihin on kuitenkin edelleen olemassa silloin, kun tuotannollis-taloudellisin perustein suunnitellut vähennystoimet tai olennaiset työsuhdemuutokset kohdistuvat vähintään 20 työntekijään 90 kalenteripäivän ajanjakson aikana.
Edellä mainittu 90 päivän aikamääre saattaa aiheuttaa päänvaivaa joissakin tilanteissa. Esimerkiksi jos toistaiseksi voimassa olevia lomautuksia on ensin harkittu 16 työntekijän osalta, ei muutosneuvotteluita tarvitse käydä ennen toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Mikäli arvio osoittautuukin vääräksi ja lomautuksia joudutaankin kohdistamaan vielä viiteen muuhun työntekijään 90 päivän sisällä, työnantajan on aloitettava muutosneuvottelut uusien lomautustarpeiden osalta, koska yhteenlaskettu työntekijämäärä ylittää 20. Alle 50 työntekijän yritykset soveltavat aina seitsemän päivän neuvotteluaikaa.
Lisäksi 20–49 työntekijää työllistäviltä työnantajilta poistuu kokonaan velvollisuus käydä muutosneuvotteluita työn organisointiin tai järjestelyihin tehtävistä ns. vähäisemmistä muutoksista, jotka kuuluvat työnantajan työnjohtovaltaan. Sen sijaan liikkeen luovutusta, sulautumista ja jakautumista koskevia tiedonanto- ja neuvotteluvelvoitteita tulee noudattaa myös jatkossa samalla tavalla kuin nykyisin.
Velvollisuus vuoropuheluun henkilöstön kanssa säilyy edelleen, mutta 20-49 työntekijän työpaikat voivat jatkossa suunnitella vapaammin omat työpaikkakohtaiset vuoropuhelukäytännöt, eli mistä asioista vuoropuhelua käydään ja milloin. Tämä on oivallinen tilaisuus rakentaa oman näköiset yhteistoimintamallit, jotka sopivat parhaiten kunkin työyhteisön tarpeisiin. Vapaudesta huolimatta vuoropuhelussa tulee edelleen käsitellä vähintään kuitenkin ne asiat, joista muussa lainsäädännössä on määrätty, kuten henkilötietojen keräämisen periaatteet. Vuoropuhelukäytännöistä pitäisi pyrkiä sopimaan henkilöstön kanssa, mutta viime kädessä työnantaja päättää miten toimitaan. Käytännöt tulee kirjata ja viestiä henkilöstölle, esimerkiksi työpaikan intrassa.
Mitä uudella työvoimapalveluiden selvittämiselle varattavalla ajalla tarkoitetaan?
Uusi säännös voi vaikuttaa työsuhteiden päättämistoimiin irtisanomistilanteissa muutosneuvotteluiden jälkeen, ja se on syytä huomioida tarkoin, koska sen rikkominen voi aiheuttaa myös hyvitysvelvollisuuden työnantajalle.
Mikäli työnantaja on antanut neuvotteluesityksen, jonka mukaan irtisanomisia voisi kohdistua vähintään 10 työntekijään, ei irtisanottavan työsuhde saisi päättyä ennen kuin neuvotteluesityksen toimittamisesta työvoimaviranomaiselle olisi kulunut 30 päivää. Säännöksellä halutaan varmistaa työvoimaviranomaiselle riittävä aika selvittää yhdessä työnantajan kanssa työllistymistä tukevat työvoimapalvelut ennen kuin työsopimus päättyy. Irtisanomisaika ja 30 päivän määräaika voisivat kulua päällekkäin ja määräaika laskettaisiin kalenteripäivinä neuvotteluesityksen toimittamisesta. Käytännössä lyhyt neuvotteluaika yhdistettynä lyhyeen irtisanomisaikaan voisi johtaa siihen, että 30 päivän aikaraja alittuu, mikä tulee huomioida päättämistoimien ajoittamisessa. Pienemmille työnantajille velvoite realisoituisi melko rajatuissa tilanteissa, koska neuvotteluesitystä ei lähtökohtaisesti tarvitse antaa, kuin vähintään 20 työntekijään kohdistuvissa vähennystoimissa.
Lopuksi
Joustoista huolimatta lakimuutokset tuovat tullessaan melko lailla uusia huomioitavia seikkoja, sekä niihin liittyviä soveltamiskysymyksiä. Prosessien oikea-aikainen ja huolellinen suunnittelu korostuvat entisestään, vaikka neuvotteluajat lyhenevät merkittävästi. Etenkin 20-49 työntekijää työllistäviltä työnantajilta uudet reunaehdot edellyttävät erityistä valppautta henkilöstövaikutusten arvioinnissa.
Ota meihin yhteyttä, jos suunnittelet henkilöstömuutoksia ja yt-lain muutokset pistävät pään pyörälle, niin autamme mielellämme!
Kaisa Salo
Counsel
040 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Bite-sized legal advice for the pixel-sized revolution
Distance Technologies is a Finnish deep tech start-up pioneering the world’s first true glasses-free mixed reality solution. Immediately after its establishment, the company attracted international interest and significant investments from investors such as Google Ventures, Maki.vc and FOV Ventures. Talouselämä, the largest weekly business magazine in the Nordics, also named Distance as one of Finland's most interesting start-ups.
The founders of Distance are not first-timers when it comes to establishing startups. Urho Konttori, the CEO of Distance and Jussi Mäkinen, the CMO of Distance, among other current founders of Distance were also founders in Varjo. Experience from startups has played a role in the speed the company has grown but also in the way the founding team understood the value of effectively managing legal affairs.
The company’s rapid growth and unique technology required a strong legal foundation from the very beginning. Konttori explains:
"Our technology is completely new, and to even open discussions with potential investors and contractual parties, we had to consider the legal matters carefully from day one. Folks' team has been involved from the beginning to ensure that all the legal pieces are in place."
Efficiency through weekly check-ins
Folks has been Distance’s legal partner since the company's incorporation. Folks’ team has drafted the founding documentation and assisted Distance in financing rounds: first, in the pre-seed funding led by Maki.vc and FOV Ventures, and secondly, in the EUR 10 million investment round led by Google Ventures marking its first investment in a Finnish company. In addition, Folks has provided daily legal support for Distance in various legal matters. Konttori describes the partnership as follows:
”Our cooperation has evolved on the basis of our needs. We’ve formulated a habit of going through governance and daily legal matters in our weekly status meeting with Folks. I find these weekly check-ins especially useful for a start-up which has to juggle multiple tasks, including challenging legal tasks, simultaneously. If there is one tip I would give to any start-up it is to adopt this model as it enables the company to identify potential legal risks and manage them effectively without sending lengthy emails back and forth."
Legal partnership enables Distance to focus on development
Distance has quickly emerged as one of Finland's most promising technology companies. Talouselämä's recognition as Finland's most interesting start-up shows that the company has managed to inspire confidence among investors and markets alike. Distance also recently announced a partnership with Patria, where Patria and Distance will create a unique solution designed for real-time tactical situations and utilizing the patented Distance XR light field and digital optics technology to achieve unprecedented situational awareness combined with exceptional low-light visual acuity.
Folks' ongoing legal support ensures that the company can focus on development without unnecessary delays. In the technology sector, the business environment is changing rapidly, so a partner needs to understand not only the contracts and financing patterns, but also the dynamics of the industry as a whole. Especially when the business is evolving fast, legal support needs to be accessible and practical.
Distance’s CMO Jussi Mäkinen sees collaboration as a clear competitive advantage:
"We need to be able to focus on what we are best at. Folks makes collaboration easy and ensures that legal issues do not distract from growth and development. Their advice is practical, to the point and delivered promptly. That's exactly what a technology company needs from its legal partner."
Distance Technologies is a Finnish deep tech startup founded in 2024 that develops fully eye- and headset-free augmented reality solutions. Its revolutionary technology turns, for example, a car windscreen into an interactive experience without the need for traditional display devices. The innovation uses light field technology to bring a three-dimensional image into the user's field of vision without the need for separate glasses or headgear. The company has quickly attracted international interest, and its development has been supported by major investors such as Google Ventures.
Read more about Distance from their website: https://distance.tech
Legal partner for the tech industry
Folks has proven track-record in providing legal services for technology companies at all stages: from start-ups to established players, tailored to the appropriate stage of their business. The legal aspects of the IT and technology sector require an understanding not only of contracts and financing, but also of business development and future scalability. If you want advice in legal issues, such as financing, corporate structure, contracts, GDPR, protecting your brand and ideas or retaining the people who are vital to your business, backed up by strong business acumen, then we are your folks.
Päivitetty: 18.2.
Henkilöstöön liittyvien prosessien, käytäntöjen ja pelisääntöjen ajantasaisuus on syytä aika ajoin varmistaa. Erityisesti yrityksen kasvaessa, kasvavat myös henkilöstöön liittyvät tarpeet. Yrityksen alkuvaiheessa rekrytoinnit ja muut päivittäiset työsuhdeasiat ovat voineet hoitua osana muita tehtäviä – sen kuuluisan ”jonkun” toimesta –, mutta henkilöstön kasvaessa erillinen HR-resurssi voi olla kannattava investointi.
Jos yhtiön HR-vastuut jäävät muiden tehtävien varjoon, seurauksena voi olla venyviä rekrytointeja, vaihtelevia työsopimuksia ja -käytäntöjä tai työhyvinvoinnin haasteita, jotka voivat näkyä kasvavana vaihtuvuutena tai työntekijöiden kuormittumisena. Tämä puolestaan voi hidastaa organisaation kehittymistä ja vaikuttaa työnantajamielikuvaan. Ongelmat voivat kasautua hiljalleen, kunnes niistä tulee todellinen este kasvulle tai liiketoiminnan jatkuvuudelle.
Mainehaitan ja liiketoiminnan jarruttamisen lisäksi henkilöstövastuiden laiminlyönti voi näkyä yrityksen kassassa kalliiden riitatilanteiden muodossa. Jos työehtosopimuksia ei tulkita oikein, ongelmatilanteisiin ei puututa ajoissa tai syntyy epätasapuolisia käytäntöjä, yritys voi joutua maksamaan tästä paitsi ajallisesti myös taloudellisesti. Näiden riskien välttämiseksi HR-asioihin panostaminen on välttämätöntä.
Sen sijaan, että yritys sitoutuisi pitkään rekrytointiprosessiin ja palkkaamaan kokoaikaisen työsuhteisen HR-asiantuntijan, saati HR-juristin, asiantuntijatyön voi ulkoistaa ja hankkia apua juuri siksi ajaksi ja juuri siihen tarpeeseen, joka on ajankohtainen.
Oikean asiantuntijan valinta
Kun organisaatio tarvitsee henkilöstöhallinnon kehittämistä, rekrytointien tai perehdytysten sujuvoittamista tai juridista asiantuntemusta työsuhdekysymyksissä, on tärkeää valita juuri oikeanlainen tuki. HR-asiantuntija voi auttaa muun muassa rekrytoinneissa, henkilöstön kehittämisessä, organisaatiokulttuurin luomisessa ja työhyvinvoinnin edistämisessä. HR-juristi sen sijaan on erikoistunut työoikeuteen ja henkilöstöhallinnon juridisiin kysymyksiin. Hänen tehtäviinsä kuuluu muun muassa työsopimusten laatiminen, työehtosopimusten tulkinta, irtisanomistilanteiden hallinta, työriitojen ratkaisu ja yrityksen juridisten riskien hallinta työsuhdeasioissa.
Koska henkilöstöasiat ja työoikeus kulkevat käsi kädessä, voi olla tehokkaampaa yhdistää nämä palvelut saman asiantuntijatiimin hoidettavaksi kuin hajauttaa vastuut eri toimijoille, esimerkiksi HR-asiantuntijapalvelut tilitoimistolle ja juristipalvelut lakitoimistolle. Keskittämällä asiantuntijapalveluiden hankinnan, yritys saa kattavan tuen henkilöstöjohtamiseen ja juridisten riskien minimointiin. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa ja resursseja, vaan auttaa tekemään päätöksiä, jotka tukevat organisaation kasvua ja kehitystä pitkällä aikavälillä.
Esimerkkejä onnistuneista ulkoistamistilanteista
Yrityksen HR-asioihin liittyvät tarpeet vaihtelevat yrityksen elinkaaren eri vaiheissa. Yrityksen alkuvaiheessa on tärkeää varmistaa esimerkiksi se, että työsopimukset ovat laadittu asianmukaisesti. Suomessa ei esimerkiksi ole työsuhdetekijänoikeutta, jolloin työsopimukseen on syytä kirjata lauseke, jolla varmistetaan, että työnantaja voi täysimääräisesti hyödyntää työsuhteessa luotuja immateriaalioikeuksia. Samoin on tärkeää varmistaa, että yrityksen alkuvaiheesta lähtien työsopimukset ja työsuhdekäytännöt muodostuvat tasapuolisiksi.
Kun yrityksen omistajat alkuvaiheen jälkeen suunnittelevat exitiä, katse on usein kaupallisissa näkökohdissa. Tästä huolimatta henkilöstöasioiden merkitys ei ole vähäinen, vaan sillä voi olla merkittäviä vaikutuksia yritysjärjestelyn onnistumiseen ja sujuvaan integraatioon. Työsuhdeasiat voivat muodostaa paitsi merkittäviä taloudellisia riskejä, myös vaikuttaa liiketoiminnan jatkuvuuteen. Kokemuksemme mukaan due diligence -prosesseissa henkilöstöasioista paljastuu usein puutteita, jotka voivat vaikuttaa kaupan ehtoihin tai johtaa myöhemmin tarvittaviin korjaaviin toimenpiteisiin. Työsuhdeasioihin liittyvät riskit ovat osa kokonaisuutta ja voivat vaikuttaa arvonmääritykseen ja yrityskaupan onnistumiseen. Exitiä valmistelevan myyjän onkin syytä laittaa henkilöstöasiat ja pakolliset HR-dokumentit kuntoon hyvissä ajoin ennen kuin yrityskauppaneuvottelut ja sen due diligence -vaihe alkaa.
Kun kasvuyrityksissä painopiste on usein prosessien ja dokumentaation luomisessa, vakiintuneessa suuressa yrityksessä on usein oma HR-osastonsa, mahdollisesti jopa omat HR-juristinsa, ja sitä kautta jo vakiintuneita HR-käytäntöjäkin. Tällöin ulkopuolisen avun hankkiminen voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun suunnitellaan ja toteutetaan esihenkilöiden koulutuskokonaisuus tai uuden HR-järjestelmän käyttöönotto taikka päivitetään HR-käytäntöjä yrityskaupan jälkeisen integraation yhteydessä. HR-juristi voi taas olla sparrauskumppani monimutkaisiin tulkintatilanteisiin tai paikallisen sopimuksen neuvottelemiseen taikka voi ottaa hoitaakseen esimerkiksi työsuhdejuristin perhevapaasijaisuuden.
Investointi sujuvampaan arkeen ja pitkäaikaiseen menestykseen
Ulkoistettujen HR-palveluiden tai HR-lakipalveluiden hankkiminen voi tuntua isolta investoinnilta, mutta usein se on yritykselle taloudellisesti järkevämpi vaihtoehto kuin työsuhteisen asiantuntijan palkkaaminen. Ulkopuolisen asiantuntijan voi ottaa mukaan projektinomaisesti juuri niin pitkäksi aikaa ja juuri siihen tarpeeseen kuin on järkevää. Toisaalta säännöllinen, jatkuva tuki voi olla kustannustehokas tapa varmistaa, että henkilöstöasiat hoidetaan asiantuntevasti ja viimeisimmän tulkintakäytännön mukaisesti päivästä toiseen. Kun kulut ovat ennakoitavia ja skaalautuvat yrityksen tilanteen mukaan, resurssit voidaan kohdentaa oikeisiin asioihin.
Folksin asiantuntijapalvelut voidaan räätälöidä tarpeeseen juuri sopivan kokoiseksi. Hoidamme esimerkiksi kokoaikaisen HR-juristin tai HR-päällikön sijaisuuden tyypillisesti siten, että Folksin asiantuntija on asiakasyrityksen käytössä päivittäin kuitenkin niin, että laskennallisesti viikossa työpäiviä on yhteensä kaksi tai kolme. Kokemuksemme parhaista käytännöistä siis auttaa hoitamaan sijaisuudet siten, ettei tarvetta kokoaikaiselle sijaisuudelle ole, mutta yritys saa kuitenkin toivomaansa päivittäin tukea HR-asioiden tai HR-juridiikan hoitoon. Lisäksi Folksin HR-asiantuntijalla tai HR-juristilla on takanaan koko Folksin muu tiimi, jolloin yhdellä palvelukokonaisuudella saa käyttöönsä laajan asiantuntemukseen. Näin voidaan esimerkiksi varmistaa se, että yhtiön palkitsemisjärjestelmä on rakennettu myös yhtiöoikeuden näkökulmasta asianmukaisesti.
Lopuksi
Yhteenvedonomaisesti voi todeta, että ulkoistaminen tuo yritykselle monia etuja, joista keskeisimpiä ovat kustannustehokkuus, joustavuus ja asiantuntemus. Se tarjoaa taloudellisesti hallitun ratkaisun henkilöstöresurssien käyttöön ja mahdollistaa palvelun joustavan hyödyntämisen tarpeen mukaan. Lisäksi yritys saa käyttöönsä ajantasaisen tiedon työoikeudesta ja henkilöstöhallinnon parhaista käytännöistä, mikä vähentää riskiä työlainsäädännön rikkomuksista ja kalliista riitatilanteista. Ulkoistaminen tukee myös strategista johtamista, sillä johto ja esihenkilöt voivat keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen sen sijaan, että aikaa kuluisi hallinnollisiin velvoitteisiin.
Hyvä henkilöstöhallinto vaikuttaa suoraan yrityksen kykyyn kehittyä ja kasvaa. Jos oman HR-asiantuntijan tai -juristin palkkaaminen ei ole ajankohtaista tai tarvitset tukea olemassa olevalle HR-tiimille, niin otathan yhteyttä Kaisaan ja Satuun. He keskustelevat mielellään yrityksesi tarpeista ja voitte yhdessä räätälöidä parhaan ratkaisun juuri teille.
Kaisa Salo Counsel
Satu Edberg
HR- ja toimistopäällikkö
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.