Software as a Service (SaaS) -palvelut ovat yleistyneet merkittävästi viime vuosina. SaaS-palvelu on pilvessä sijaitseva ohjelmisto, jota palveluntarjoaja ylläpitää ja tarjoaa kokonaispalveluna tyypillisesti useille asiakkailleen. SaaS-malli tarjoaa monia etuja, kuten helpon käyttöönoton, kustannustehokkuuden ja jatkuvat päivitykset. SaaS-mallissa asiakas voi lähtökohtaisesti keskittyä ohjelmiston hyödyntämiseen ilman huolta teknisestä hallinnasta.
SaaS-palveluissa on myös sopimusehtojen näkökulmasta omat erityispiirteensä, jotka erottavat ne perinteisistä ohjelmistohankinnoista. Näiden erityispiirteiden tunnistaminen on tärkeää niin palveluntarjoajan kuin asiakkaankin näkökulmasta, jotta molemmat osapuolet ymmärtävät vastuunsa, oikeutensa ja palvelutyypin asettamat reunaehdot ennen SaaS-palveluhankinnan toteuttamista.
Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi SaaS-sopimusten keskeisiä erityispiirteitä ja niiden vaikutuksia yritysten sopimusstrategiaan.
Peruslähtökohtien tunnistaminen on tärkeää
Perinteiseen ohjelmistohankintaan verrattuna SaaS-palvelulle on ominaista, että palveluntarjoajalla on laajemmat oikeudet määrittää palvelutuotannon tavat ja esimerkiksi ohjelmiston kehittämisen käytännöt. Asiakkaan vastuut (ja toisaalta myös oikeudet) palvelun tuottamisen ja kehittämisen osalta ovat kapeammat kuin perinteisessä ohjelmistohankinnassa. SaaS-palvelussa asiakkaalla on kuitenkin tiettyjä palvelun käyttöön liittyviä erityisiä vastuita, joita perinteisessä ohjelmistohankinnassa ei ole.
SaaS-sopimuksella kannattaa tavoitella osapuolten välille sellaista riskitasapainoa, joka heijastaa palvelutyypin asettamia realiteetteja huomioiden samalla mahdollisimman hyvin molempien osapuolten intressit. Yhtenä benchmarkina SaaS-sopimuksen ehdoille voidaan pitää IT-alalla yleisesti neuvoteltujen ja hyväksyttyjen IT 2022 -ehtojen erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista. Julkishallinnon puolella markkinakäytäntöä SaaS-sopimusten osalta heijastelevat JIT 2015 -ehtojen erityisehdot tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (jotka tosin ovat tämän blogin kirjoittamishetkellä päivityksen alla). On kuitenkin tärkeää huomioida, että IT 2022 -ehdot tai JIT 2015 -ehdot eivät itsessään ole riittävät, vaan myös niitä hyödyntäessä osapuolten välillä on sovittava tarkemmista SaaS-palvelun tuottamisen ja käytön ehdoista.
Poimintoja SaaS-sopimusten erityispiirteistä
Asiakkaan käyttöoikeus SaaS-palveluun
Perinteisissä ohjelmistohankinnoissa asiakas voi ostaa itselleen hyvinkin laajat käyttöoikeudet ajallisesti rajoittamattomaksi ajaksi, tai osapuolet voivat sopia jopa täysien immateriaalioikeuksien luovuttamisesta asiakkaalle. SaaS-palvelussa sen sijaan asiakas ostaa tarkemmin määritetyn käyttöoikeuden tyypillisesti kuukausi- tai vuosimaksua vastaan, ja käyttöoikeus päättyy SaaS-sopimuksen päättyessä. Kuten perinteisissäkin lisenssisopimuksissa, myös SaaS-sopimuksessa käyttöoikeudelle on syytä määritellä tietyt peruselementit, kuten käyttöoikeuden maantieteellinen laajuus, siirrettävyys ja se, voidaanko SaaS-palvelua käyttää ainoastaan organisaation sisäisessä toiminnassa vai myös laajemmin.
Käyttöoikeus on lisäksi yleensä rajoitettu esimerkiksi tiettyyn määrään käyttäjiä tai käyttömäärään perustuen, kuten esimerkiksi tiettyyn määrään tiedonsiirtoja tai prosessoitavaa dataa. Myös SaaS-palvelun hinta voi olla sidoksissa tällaisiin määrityksiin. Nämä käyttöoikeutta määrittävät ja rajaavat seikat kannattaa kuvata SaaS-sopimukseen huolellisesti ja yksiselitteisesti, koska kyse on tyypillisesti molemmille osapuolille kaupallisesti tärkeästä ehdosta. Samoin SaaS-sopimukseen kannattaa sopia ennalta mekanismi sille, miten käyttöoikeuksien määrää voidaan skaalata sopimuskaudella ja miten käyttöoikeuksien määrän muutokset vaikuttavat hinnoitteluun.
SaaS-palvelun käyttöoikeusehtojen osalta on hyvä tunnistaa myös, että SaaS-sopimukseen on tarpeen sisällyttää asiakkaan erityisiä velvollisuuksia SaaS-palvelun käyttämiseksi annettavien tunnusten osalta. Nämä ehdot voivat sisältää esimerkiksi velvollisuuden säilyttää tunnisteita huolellisesti ja vaihtaa salasana tarvittaessa, ja asiakkaan vastuun tunnuksillaan tapahtuneesta SaaS-palvelun käytöstä. Tällaisten ehtojen tarkoituksena on varmistaa, että SaaS-palvelua ei käytetä oikeudettomasti ja että palvelun tietoturva ei vaarannu.
SaaS-palvelun sisältö ja muutoshallinta
Kuten kaikissa IT-hankinnoissa, yksi keskeisiä kysymyksiä on, mitä palvelun sisällöstä on sovittu ja miten palvelun muutokset käsitellään. Selkeästi määritellyt sopimusehdot auttavat molempia osapuolia ymmärtämään omat velvoitteensa ja oikeutensa, mikä vähentää riskiä riitoihin ja auttaa varmistamaan, että SaaS-palvelu täyttää odotukset.
SaaS-palvelun sisällön osalta on ensinnäkin syytä hahmottaa, mitä ohjelmiston toiminnallisuuksien osalta on sovittu SaaS-sopimuksen allekirjoitushetkellä. Koska SaaS-palvelua on lähtökohtaisesti tarkoitus kehittää jatkuvasti, kovin yksityiskohtaista kuvausta ohjelmiston toiminnallisuuksista SaaS-sopimukseen ei välttämättä voida liittää. Joka tapauksessa vähintään olennaisimmat perustoiminnallisuudet kannattaa määritellä SaaS-sopimukseen, koska asiakkaan näkökulmasta olennaista on, millaisen ohjelmiston asiakas saa käyttöönsä vastineena maksamilleen maksuille.
Toiseksi SaaS-sopimuksessa kannattaa määritellä selkeät periaatteet sille, millaiset oikeudet ja velvollisuudet palveluntarjoajalla on tehdä SaaS-palveluun muutoksia sopimuskauden aikana. Perinteiseen ohjelmistohankintaan verrattuna palveluntarjoajalla on laajemmat velvollisuudet toteuttaa oma-aloitteisesti palveluun muutoksia, jotka ovat tarpeen esimerkiksi lainsäädännön vaatimusten toteuttamiseksi, tietoturvan varmistamiseksi tai yleisen teknisen kehityksen seuraamiseksi. Tällaisten muutosten tekeminen SaaS-palveluun on lähtökohtaisesti myös palveluntarjoajan oikeus. Koska SaaS-palvelua tuotetaan usealle asiakkaalle, palveluntarjoajalla on käytännössä vain rajatut mahdollisuudet kuunnella yksittäisten asiakkaiden toiveita. Laadukkaan palvelutuotannon varmistaminen edellyttää, että toimittaja voi oma-aloitteisesti toteuttaa edellä tarkoitettuja muutoksia, vaikka yksittäinen asiakas ei niille antaisi erikseen hyväksyntäänsä. Joka tapauksessa SaaS-sopimuksessa on syytä ottaa kantaa siihen, millainen ilmoitusvelvollisuus palveluntarjoajalla on muutosten osalta. Silloin kun etukäteen ilmoittaminen on mahdollista, palveluntarjoajan olisi syytä ilmoittaa muutoksista mahdollisimman hyvissä ajoin etukäteen, jotta asiakkaalla on mahdollisuus valmistautua muutoksiin ja arvioida niiden vaikutuksia liiketoimintaansa.
Oikeus ja velvollisuus toteuttaa muutoksia SaaS-palveluun on myös olennainen kysymys kustannusten jakautumisen näkökulmasta. SaaS-sopimuksessa on syytä kuvata, millaiset muutokset sisältyvät palvelun hintaan ja millaisista muutoksista palveluntarjoajalla on oikeus laskuttaa asiakasta erikseen. Tyypillisesti vähintäänkin pienimuotoiset muutokset sisältyvät SaaS-palvelun hintaan. Jos kuitenkin esimerkiksi regulaation muutokset edellyttävät laajamittaisia muutoksia palveluun, molempien osapuolten kannalta järkevä malli voi olla, että tällaiset muutokset veloitetaan erikseen jyvittäen kustannukset kohtuudella kaikille asiakkaille. Laajamittaisten muutosten sisällyttäminen ennakolta SaaS-palvelun hintaan ei välttämättä ole mahdollista tai kustannusten optimaalisen jakautumisen kannalta järkevää.
Perinteiseen ohjelmistohankintaan verrattuna SaaS-palvelussa asiakkaalla on rajatummat mahdollisuudet sanella, millaisia muutoksia vakiomuotoiseen palveluun on tehtävä ennen palvelun käyttöönottoa tai sopimuskauden aikana. SaaS-palvelu perustuu tyypillisesti siihen keskeiseen periaatteeseen, että samanlaista palvelua tuotetaan usealle asiakkaalle, jolloin saavutetaan kustannustehokkuutta ja muita synergiaetuja. Toisaalta merkittävienkin räätälöintien toteuttaminen SaaS-palveluun voi olla mahdollista, mikäli asiakas on niistä valmis maksamaan. Tällöin on kuitenkin tunnistettava, että mitä enemmän asiakaskohtaisia muutoksia SaaS-palveluun toteutetaan, sitä eriytyneemmäksi kyseinen palvelukokonaisuus muuttuu verrattuna palveluntarjoajan yleisesti muille asiakkailleen tuottamaan palveluun. Erityisesti räätälöintien vaikutus versiopäivityksiin on tärkeää tunnistaa. Jos SaaS-palvelu on voimakkaasti räätälöity, asiakas ei välttämättä saa palveluntarjoajan tekemästä jatkuvasta versiokehityksestä sellaista hyötyä, mitä tyypillisesti SaaS-palvelusta saadaan. Räätälöidyn SaaS-palvelun nostaminen uudempaan versioon edellyttää tällöin tyypillisesti asiakaskohtaista versionnostoprojektia, jonka kustannukset voivat muodostua asiakkaalle merkittäviksi. Jos SaaS-palvelu siis edellyttäisi vahvaa asiakaskohtaista räätälöintiä, on syytä arvioida huolellisesti, olisiko alun alkaenkin SaaS-palvelun sijaan jokin muu ratkaisu käytännöllisempi asiakkaan tarpeisiin.
SaaS-palvelun laatu
SaaS-sopimuksissa kannattaa määritellä, mitä pidetään SaaS-palvelun virheenä, ja mitkä ovat palveluntarjoajan vastuut virhetilanteissa. Koska SaaS-palvelun tekninen hallinta on palveluntarjoajan kontrollissa ja vastuulla, palveluntarjoajalla on tyypillisesti velvollisuus korjata virheet tietyn ajan kuluessa. Kriittisille virheille on suositeltavaa sopia selkeät korjausajat ja seuraamukset tilanteessa, jossa sovittuja korjausaikoja ei saavuteta. Vähäisemmät virheet voidaan jättää palveluntarjoajan normaaliin versiokehityssykliin siten, että palveluntarjoaja tarjoaa virhekorjaukset esimerkiksi osana seuraavaa julkaistavaa pääversiota.
SaaS-sopimukseen liitetään tyypillisesti palvelutasosopimus (Service Level Agreement eli SLA) joka määrittelee tarkemmin palvelun laatutason ja siitä poikkeamisen seuraamukset. Palvelutaso voidaan sopia esimerkiksi palvelun käytettävyysasteesta, vasteajoista asiakaspalveluun ja tekniseen tukeen, sekä virheiden korjausajoista. Palvelutasomääritykset kannattaa kuvata riittävän yksityiskohtaisesti siten, että molemmille osapuolille on selvää, miten sovitun palvelutason toteutumista käytännössä mitataan ja mitkä ovat sallittuja poikkeamia palvelutasoista. Mittaustavan määrittäminen ei aina ole ihan yksiselitteistä, joten hyvä käytäntö on, että sen havainnollistamiseksi palvelutasosopimukseen kuvataan myös konkreettisia esimerkkitapauksia.
Sopimusehdot määrittävät, mitä oikeuskeinoja asiakkaalla on, mikäli palvelu ei vastaa sovittua. Tyypillinen SaaS-sopimukseen kuvattava oikeuskeino on, että asiakas on oikeutettu ennalta sovittuun palvelutasosanktioon, mikäli esimerkiksi palvelun käytettävyys tai vasteajat alittavat tietyn ennalta määritetyn tason. Palvelutasosanktio voi olla esimerkiksi tietty prosentuaalinen hyvitys kyseessä olevan kuukauden kuukausimaksusta. Asiakkaan turvaamiseksi SaaS-sopimuksessa voidaan määritellä myös erillinen purkuehto tilanteeseen, jossa sovittu palvelutaso alittuu säännöllisesti tai merkittävästi. Tämä oikeus antaa asiakkaalle mahdollisuuden vaihtaa palveluntarjoajaa, mikäli palvelun laatu ei vastaa odotuksia.
Palvelun laatua nimenomaisesti koskevien oikeuskeinojen lisäksi asiakkaan käytettävissä voi olla myös tavanomaisia sopimusoikeudellisia mekanismeja, kuten oikeus vaatia vahingonkorvausta tai hinnanalennusta tai purkaa sopimus olennaisen sopimusrikkomuksen perusteella. On hyvä huomioida, että tällaisten yleisten sopimusoikeudellisten mekanismien käyttö edellyttää kuitenkin, että SaaS-palvelun laatua koskevat velvoitteet on kuvattu SaaS-sopimukseen palveluntarjoajaa sitovasti. Edellytyksenä lisäksi on, että SaaS-sopimukseen ei kirjata sellaisia ehtoja, joiden myötä osapuolten tulkittaisiin sopineen, että asiakkaan oikeudet rajoittuvat esimerkiksi ainoastaan palvelutasosanktioihin (niin sanotut sole remedy -ehdot). Tällaisten rajoitusten tunnistaminen ja määrittäminen ei aina ole helppoa, ja siksi sopimusehdot tulisi laatia ja läpikäydä huolellisesti.
SaaS-sopimuksen päättyminen
Kuten kaikissa IT-palvelusopimuksissa, myös SaaS-sopimuksessa kannattaa määritellä huolellisesti ehdot sopimuksen päättymisen varalle. Yksi keskeinen ehto SaaS-sopimuksissa on palveluntarjoajan siirtoavustusvelvollisuus. SaaS-sopimuksen siirtoavustusta koskevilla ehdoilla on tiettyjä erityispiirteitä verrattuna perinteiseen on premise -ohjelmiston ylläpitosopimukseen. SaaS-sopimuksen päättyessä SaaS-palvelua itsessään ei lähtökohtaisesti siirretä asiakkaalle itselleen tai asiakkaan uudelle palveluntarjoajalle, koska kyse on palveluntarjoajan tuotteistetusta palvelusta, jota ei tyypillisesti ole mahdollista siirtää. Vaikka SaaS-palvelua itsessään ei siirretä, siirtoavustusvelvollisuus on kuitenkin myös SaaS-sopimuksissa olennainen ehto siltä osin, kuin kyse on asiakkaan oman datan siirtämisestä ulos SaaS-palvelusta asiakkaalle itselleen tai asiakkaan hankkimaan korvaavaan palveluun. Ellei SaaS-palveluun ole sisäänrakennettu toiminnallisuutta, jolla asiakas voi helposti itse exportata oman datansa ulos SaaS-palvelusta, palveluntarjoajalta tarvitaan apua datan siirtämiseksi, jotta asiakas ei menetä dataansa SaaS-sopimuksen päättymisen myötä. Siirtoavustusvelvollisuus on siten asiakkaan liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta olennainen ehto myös SaaS-sopimuksissa.
SaaS-sopimuksessa voi olla tarpeen ottaa kantaa myös siihen, miten SaaS-sopimuksen päättyminen vaikuttaa palvelumaksuihin. On melko tyypillistä, että SaaS-mallissa asiakas maksaa palvelumaksut etukäteen sovituissa laskutusjaksoissa. Jos SaaS-sopimus on mahdollista päättää kesken laskutusjakson, SaaS-sopimuksessa kannattaa sopia, onko palveluntarjoajalla velvollisuutta palauttaa etukäteen maksettuja palvelumaksuja asiakkaalle. Yhtenä mallina voidaan harkita sitä, että asiakkaan irtisanoessa sopimuksen palvelumaksuja ei palauteta, kun taas palveluntarjoajan irtisanoessa sopimuksen etukäteen maksetut maksut palautetaan asiakkaalle. SaaS-sopimuksissa laskutusmallina voi olla palvelumaksujen maksaminen jopa kokonaiseksi vuodeksi etukäteen, joten maksujen palautusvelvollisuutta koskevalla ehdolla voi olla molempien osapuolten näkökulmasta merkittävä kaupallinen vaikutus.
Lopuksi
SaaS-sopimukset ovat keskeisessä roolissa nykyaikaisessa IT-infrastruktuurissa. Ennen SaaS-palvelun käyttöönottoa osapuolten on syytä tutustua solmittavan SaaS-sopimuksen ehtoihin huolellisesti ja varmistaa, että tavanomaisten sopimusehtojen lisäksi myös kaikki SaaS-sopimusten erityispiirteet on huomioitu ja dokumentoitu siten, että yllätyksiä ei myöhemmin synny epäselvien tai puutteellisten sopimusehtojen takia.
Autamme mielellämme SaaS-sopimusten laatimisessa ja muissa SaaS-sopimuksiin liittyvissä kysymyksissä.
Katri Aarnio
Counsel
050 306 2031
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.