Päivitetty: 7. kesäk. 2023
Rekrytointiin ja työsuhteen solmimiseen liittyy suuria tunteita – innostusta uudesta työpaikasta tai kollegasta taikka pettymystä siitä, että jälleen kerran saa viestin ”valitettavasti valintamme ei tällä kertaa kohdistunut sinuun”. Tunteet ja juridiikka nivoutuvat usein yhteen: mitä paremmin hakija tuntee tulevansa kohdelluksi, niin sitä harvemmin rekrytointi johtaa riitaan. Hyvä hakijakokemus on siis myös juridisten riskien minimointia!
Alla muutamia keskeisiä asioita, joita rekrytointiprosessissa tulee juridisesti huomioida.
Työpaikkailmoitus
Yhdenvertaisuuslain mukaan ketään ei saa syrjiä iän, etnisen tai kansallisen alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, terveydentilan, vammaisuuden, sukupuolisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Tasa-arvolain mukaan työpaikkaa ei saa ilmoittaa vain joko naisten tai miesten haettavaksi, jollei tähän ole työn tai tehtävän laadusta johtuvaa painavaa ja hyväksyttävää syytä. Kiellettyä olisi hakea IT-tukihenkilöksi miestä tai edellyttää siivoojalta täydellistä suomen kielen suullista ja kirjallista hallintaa. Sallittua sen sijaan olisi edellyttää mallin työtä hakevalta valokuvaa sekä edellyttää uutistenlukijalta täydellistä suomen kielen suullista ja kirjallista hallintaa.
Työpaikkailmoituksen sanamuotoja valittaessa ja erityisesti hyperkohdennettua digitaalista työpaikkamainontaa käytettäessä olisi hyvä kriittisesti tarkastella sitä, johtaako sanamuodot tai kohdentaminen olemassa olevien stereotypioiden vahvistumiseen vai monimuotoisuuden lisääntymiseen.
Hakulomakkeet
Hakulomakkeita laadittaessa tulisi pyrkiä ohjaamaan työnhakijaa antamaan vain avoimen työtehtävän kannalta tarpeellisia tietoja. Lisäksi tulee huolehtia tietosuoja-asetuksen mukaisesta läpinäkyvästä informoinnista eli esimerkiksi linkittää hakulomakkeessa rekrytointia koskevaan tietosuojaselosteeseen. Tietosuojaselosteessa tulee kuvata mm. rekisterinpitäjän identiteetti, käsiteltävät tietoryhmät ja tietolähteet, tietojen käsittelytarkoitukset, perusteet ja säilytysaika sekä rekisteröidyn oikeudet.
Tiedonhaku
Tietosuoja-asetus ei aseta rajoitteita eri tietolähteiden käytölle edellyttäen, että henkilötietojen käsittelyn yleisiä periaatteita, kuten tarpeellisuus- ja minimointiperiaatteita sekä informointivelvoitteita, noudatetaan. Suomalaisen työelämän tietosuojalain mukaan henkilötietoja saa kuitenkin kerätä ensi sijassa vain työnhakijalta itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työnhakijalta itseltään, työnhakijalta on hankittava suostumus tietojen keräämiseen. Tietosuojavaltuutettu on esimerkiksi suhtautunut kielteisesti työnhakijan googlaamiseen.
Työhaastattelu
Työnhakijalta voidaan kysyä vain haettavan työn kannalta tarpeellisia tietoja. Haastattelussa tulisi keskittyä selvittämään hakijan ammatillisia edellytyksiä työkokemuksen, koulutuksen ja ydinosaamisen osalta. Kysymysten esittäminen perhetilanteesta, poliittisesta vakaumuksesta, sukupuolisesta suuntautumisesta tai vastaavista arkaluonteisista aiheista voi johtaa syrjintäepäilyyn. Ole siis tarkkana kysymysten muotoilun kanssa: esimerkiksi sen sijaan, että kysyisit, onko hakijalla lapsia voit tiedustella sitä, pystyykö hakija työtehtävien edellyttämin tavoin matkustamaan ulkomaille säännöllisesti.
Valintapäätös
Työnantajalla on oikeus valita tehtävään parhaaksi katsomansa henkilö. Hakijaa ei saa kuitenkaan syrjäyttää esimerkiksi raskauden tai seksuaalisen suuntautumisen tai muulla epäasiallisella perusteella. Kun työnhakijoina on sekä naisia että miehiä, työnantajan on tehtävä ansiovertailu. Soveltuvuus tai sopivuus voi olla hyväksyttävä syy valita tehtävään vähemmän ansioitunut hakija, mutta tärkeää on, että työnantaja osoittaa tosiasiallisesti punninneensa valituksi tulleen ja valitsematta jääneen kykyjä ja ominaisuuksia keskenään. Määrittele siis etukäteen valintakriteerit, joita voi käyttää ansiovertailun ja soveltuvuuden arvioinnin pohjana, ja mm. kirjaa testeihin tai haastatteluihin liittyvät huomiot hakijan ominaisuuksista. Muista, että ominaisuuksien, joihin valinnassa vedotaan, tulee olla merkityksellisiä haettavana olevan tehtävän hoitamisen kannalta.
Blogi toteutettu yhteistyössä Rekrytointiakatemian kanssa, https://www.rekrytointiakatemia.fi/juridiikka/rekrytoinnin-juridiset-sudenkuopat/
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Päivitetty: 7. kesäk. 2023
Tietosuoja-asetukseen valmistauduttiin kuumeisesti. Kuluttajina saimme lukuisia GDPR:stä informoivia sähköpostiviestejä yrityksiltä, joiden kanssa olemme joskus asioineet, ja klikkasimme verkkosivustoilla satoja bannereita, joissa pyydettiin lupaa evästeiden asettamiselle. Yrityksissämme panostimme GDPR:n voimaantuloon mm. uudistamalla dokumentaatiota, prosesseja ja tietojärjestelmiä sekä kouluttamalla henkilöstöämme. Nyt emme kuule mitään. Ei uutisia suurista hallinnollisista sakoista tai vahingonkorvauksista, ei pelottavia esimerkkejä datan käytön kieltämisestä. Kansallisen tietosuojalain puuttuessa Suomessa ei ole edes viranomaista, jolla olisi toimivaltaa valvoa tietosuoja-asetuksen soveltamista.
Vaikka saattaa tuntua siltä, että GDPR on kuin vuosituhannen vaihteen Y2K, ilmassa on jo merkkejä siitä, että tietosuoja-asetus tulee edelleen ottaa tosissaan:
Kuluttajat ovat aktivoituneet tietosuojan suhteen Suomessa ja muualla
Ratkaisuja on jo saatu mm. Saksassa, Iso-Britanniassa, Ranskassa ja Itävallassa
Irlannin tietosuojaviranomainen on ilmoittanut aloittavansa tutkinnan Facebookin 50 miljoonaa käyttäjää koskeneesta tietoturvaloukkauksesta
Iso-Britannian ja Irlannin tietosuojaviranomaiset ovat saaneet kantelun siitä, kuinka ohjelmallisessa mainonnassa rikotaan tietosuoja-asetusta
Euroopan tietosuojavaltuutetun mukaan sakkoja on odotettavissa viimeistään loppuvuonna
Erään yhtiön toimitusjohtajaa ja talousjohtajaa vastaan nostettiin kanne perustuen siihen, että yhtiö olisi antanut harhaanjohtavia tietoja osakkeenomistajille yhtiön GDPR-valmiudesta
Yritysten ei siis ole syytä lopettaa tietosuojatyötä, vaan mm. viimeistellä tietojenkäsittelysopimuksia koskevat neuvottelut kumppaneiden kanssa, varmistaa, että tietosuoja on oletusarvoisesti mukana kehitetyissä tuotteissa ja palveluissa sekä varmistaa, että mainonnassa käytettävä data on laillisesti ja läpinäkyvästi kerätty. Vielä ei todellakaan ole valmista: EY:n tutkimuksen mukaan 56 % yrityksistä ei oman ilmoituksensa mukaan täytä tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, ja Gartner ennustaa, että yksityisyydensuoja ja digitaalinen etiikka ovat vuoden 2019 merkittävimpiä strategisia trendejä.
Vaikka edellä viitattiin erityisesti tietosuoja-asetuksen täytäntöönpanoon – kuluttajien valituksiin, viranomaistutkimuksiin, sakkoihin – niin on myös muistettava, että sakkoja todennäköisesti pahempi asia on asiakkaiden luottamuksen tai datan menettäminen taikka kokonaisen liiketoimintamallin kieltäminen. Sen sijaan, että ajateltaisiin, että sakkojen puuttuessa voi tehdä mitä tahansa, tulisi ajatella, että panostamalla tietosuojaan voi esimerkiksi parantaa digitaalista asiakaskokemusta. Tekemällä asiat alusta saakka oikein voi varmistaa, että toimintamalli sekä palvelee asiakkaita että kestää viranomaistarkastelun.
Työssä kannattaa pitää mielessä myös se, että Euroopan unioni valmistelee parhaillaan tietosuoja-asetusta täydentävää sähköisen viestinnän tietosuoja-asetusta. Asetuksen valmistelu on ollut niin hidasta, että siihen ovat tuskastuneet niin poliitikot kuin tietosuojavaltuutetut, mutta Euroopan parlamentin keväisten vaalien vuoksi asetuksen voimaantulo saattaa lykkääntyä yhä useilla kuukausilla. Voimme siis vielä yrittää vaikuttaa siihen, miltä sähköisen viestinnän tietosuoja-asetus näyttää sekä erityisesti siihen, millaisena asetuksen näemme: johtaako tahtotila kieltää vakoiluun perustuva mainonta arvioiden mukaisesti mediatalojen kaatumiseen vai onko tuleva sääntely mahdollisuus kehittää digitaalista mainontaa ja luoda uusia liiketoimintamalleja.
Vaikka ePrivacy antaa odotuttaa itseään, GDPR ei ole uusi Y2K – se tapahtuu nyt ja oikeasti.
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.