Kesäloman alla monella työpaikalla näkyy sama kaava: kalenterit täyttyvät, keskeneräiset asiat halutaan pois pöydältä ja vastuut selviävät vasta viime metreillä. Ajatus on ymmärrettävä, mutta huonosti johdettuna seuraukset näkyvät nopeasti kuormituksena, virheriskeinä ja tarpeettomina pullonkauloina. Yrityksen näkökulmasta hyvä lomasuunnittelu ei ole pehmeä henkilöstöetu vaan käytännöllinen tapa johtaa työtä hallitummin.
Kesäloman kynnyksellä työpaikoilla tehdään usein sama virhe: ajatellaan, että ennen lomia kannattaa vielä puristaa vähän enemmän, jotta asiat saadaan valmiiksi. Käytännössä tämä tarkoittaa täysiä kalentereita, viivästyneitä sijaisjärjestelyjä, kiireessä tehtyjä päätöksiä ja sitä, että ihmiset lähtevät lomalle vasta siinä vaiheessa, kun kuormitus on jo ehtinyt kasvaa liian suureksi.
Ongelma ei silti useimmiten ole loma. Ongelma on tapa, jolla työtä on johdettu kevään aikana.
Yritykselle tämä ei ole vain jaksamiskysymys. Se on samalla johtamisen, riskienhallinnan ja liiketoiminnan jatkuvuuden kysymys. Kun lomiin ei varauduta ajoissa, päätöksenteko hidastuu, vastuut hämärtyvät ja samoihin avainhenkilöihin nojaudutaan vielä silloinkin, kun heidän pitäisi olla poissa palautumassa.
Loma ei korjaa kevään rakenteellista kuormitusta
Kesäloma on palautumisen kannalta tärkeä katkos, mutta sen varaan ei kannata rakentaa koko kevään johtamismallia. Työterveyslaitos on muistuttanut, että palautumista ei voi säästää lomaan. Työstä irrottautumista, taukoja, lepoa ja riittävää unta tarvitaan pitkin vuotta, ei vasta heinäkuussa. Työterveyslaitoksen mukaan myös loman myönteiset vaikutukset hyvinvointiin jäävät yleensä melko lyhyiksi.
Siksi ei ole kovin kestävä ajatus, että keväällä voidaan venyä vähän enemmän, koska kesällä sitten levätään. Jos työn määrä, työnjako, vastuut tai päätöksenteon käytännöt ovat jo ennen lomia kuormittavia, loma voi helpottaa hetkeksi, mutta ei poista varsinaista syytä.
Arjessa kuormitus syntyy harvoin vain siitä, että töitä on paljon. Usein sitä lisäävät yhtä aikaa vaihtuvat prioriteetit, epäselvät vastuut, jatkuvat keskeytykset ja se, että päätöksiä odotetaan liian alhaalta organisaatiosta. Kun nämä kasautuvat juuri ennen lomaa, työntekijä ei kanna lomalle vain kiirettä vaan myös keskeneräisyyttä ja epäselvyyttä. Silloin palautuminen ei ala heti loman alussa, vaan vasta viiveellä.
Miksi tämä on myös juridinen kysymys?
Työturvallisuuslain näkökulmasta työnantajan velvollisuudet eivät rajoitu fyysisiin vaaratekijöihin. Työnantajan on selvitettävä ja tunnistettava työstä, työajoista, työn järjestelyistä ja työympäristöstä aiheutuvia haitta- ja vaaratekijöitä. Tämä ulottuu myös työn kuormitustekijöihin. Jos työntekijän todetaan kuormittuvan työssään terveydelle haitallisella tavalla, työnantajan on ryhdyttävä käytettävissään olevin keinoin toimiin tilanteen selvittämiseksi ja vaaran vähentämiseksi.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että myös psykososiaalinen kuormitus kuuluu työnantajan vastuupiiriin. Kiire, epäselvät vastuut, hallitsematon työmäärä, jatkuvat keskeytykset tai puutteellinen priorisointi eivät ole työelämän sivujuonne, vaan ne voivat muodostaa kuormitusta, johon työnantajan pitää puuttua. Tämä ei tarkoita sitä, että työssä ei koskaan saisi olla kuormittavia vaiheita. Olennaista on kokonaisuus. Jos kuormitusviestit toistuvat, työmäärä ei ole realistinen tai työtehtäviä hoidetaan järjestelmällisesti venymällä, kysymys ei enää ole yksittäisestä kiirepiikistä. Silloin on arvioitava, mitä työnjaossa, resursoinnissa, aikatauluissa tai johtamiskäytännöissä on muutettava.
Tästä syystä ennen lomaa syntyvää ylikuormitusta ei kannata käsitellä vain hyvinvointipuheena. Yritykselle se on yhtä aikaa työoikeudellinen, operatiivinen ja taloudellinen kysymys.
Vuosiloma on suunniteltava ennakoiden
Sama teema näkyy myös vuosilomalaissa. Työnantajan on ilmoitettava vuosiloman ajankohdasta lähtökohtaisesti viimeistään kuukautta ennen loman alkamista. Jos tämä ei ole mahdollista, ilmoitus on tehtävä viimeistään kahta viikkoa ennen loman alkua. Lain rakenne kertoo olennaisen: lomien on tarkoitus perustua ennakointiin, ei viime hetken improvisaatioon. Lomakausi sijoittuu vuosilomalaissa välille 2.5.–30.9.
Jos kesän vastuut, varahenkilöt, hyväksynnät tai asiakasrajapinnan käytännöt ovat vielä juuri ennen lomakautta auki, ongelma ei yleensä ole loma. Ongelma on siinä, ettei organisaatio ole valmistautunut ennakoitavaan poissaolokauteen riittävän ajoissa.
Tämä näkyy usein nopeasti. Päätöksenteko hidastuu, tärkeät asiat ruuhkautuvat väärällä hetkellä ja loman aikana joudutaan ottamaan yhteyttä juuri niihin ihmisiin, joiden piti olla poissa. Pahimmillaan syntyy toimintamalli, jossa organisaatio on nimellisesti lomalla mutta käytännössä edelleen samojen avainhenkilöiden varassa.
Mitä työnantajan kannattaa tehdä ennen lomakautta?
Ensimmäinen tehtävä on priorisoida aidosti. Monessa organisaatiossa priorisoinnista puhutaan paljon, mutta käytännössä viesti on silti se, että kaikki olisi hyvä saada valmiiksi ennen lomia. Juuri tämä ajaa ihmiset loppusuoralla kohtuuttomaan puristukseen.
Johdon pitäisi sanoittaa näkyvästi kolme asiaa: mitä on oikeasti saatava valmiiksi ennen lomakautta, mitä voidaan siirtää syksyyn ja mitä ei tehdä lainkaan. Tämä vähentää kuormitusta usein tehokkaammin kuin yksikään yleinen muistutus palautumisen tärkeydestä, koska samalla ihmiset saavat luvan keskittyä olennaiseen.
Toinen tehtävä on käsitellä lomasuunnittelua resursointikysymyksenä, ei pelkkänä kalenteriharjoituksena. Kuka vastaa asiakkaista, sopimuksista, hyväksynnöistä ja kiireellisistä poikkeustilanteista? Kuka tekee päätökset vastuuhenkilön poissa ollessa? Kuka toimii varahenkilönä, ja onko se aidosti mahdollista myös käytännössä?
Kolmas tehtävä on sopia tavoitettavuuden pelisäännöt etukäteen. Missä tilanteissa lomalla olevaan henkilöön voidaan olla yhteydessä, ja missä tilanteissa ei? Jos tätä ei ratkaista ennakolta, organisaatio siirtää helposti oman suunnittelupuutteensa yksittäisten työntekijöiden venymisen varaan.
Neljäs tehtävä on ottaa kuormitusviestit vakavasti ennen kuin ne näkyvät sairauspoissaoloina, henkilöriskeinä tai lähtöhaluina. Jos työmäärä ei ole hallittavissa, ongelmaa ei ratkaista vain muistuttamalla tauoista tai palautumisesta. Silloin on katsottava työn määrää, työnjakoa, aikatauluja, päätöksentekoa ja esihenkilöiden todellisia mahdollisuuksia johtaa tilannetta.
Johtoryhmälle hyödyllinen kysymys on lopulta yksinkertainen: onko organisaatiossa oikeasti päätetty, mitä pitää saada valmiiksi ennen lomia ja mitä ei? Jos tätä priorisointia ei tehdä johdon tasolla, priorisointi tapahtuu käytännössä työntekijöiden venymisen kautta. Se on kallis tapa johtaa.
Hyvä kesäloma rakennetaan jo ennen loman alkua
Yrityksen näkökulmasta tärkein oivallus on yksinkertainen. Kesäloma on työntekijän oikeus ja palautumisen kannalta tärkeä tauko, mutta se ei ole keino paikata rakenteellisesti liian kuormittavaa kevättä.
Parhaimmillaan ennen lomaa tehty kuormituksenhallinta näkyy nopeasti. Ihmiset eivät kanna keskeneräistä kaaosta lomalle. Esihenkilöt eivät jää yksin paikkaamaan järjestelmän puutteita. Loman aikainen tavoitettavuus vähenee oikeasti, eikä vain paperilla. Syksy alkaa hallitummin, koska työ on jo valmiiksi paremmin järjestetty.
Hyvä kesäloma ei siis synny sattumalta. Se rakentuu siitä, että työpaikalla päätetään ajoissa, mikä on olennaista, mitä voidaan siirtää ja miten varmistetaan, että ihmisillä on todellinen mahdollisuus irrottautua työstä. Kun tässä onnistutaan, lomalta palataan useammin levänneenä, toimintakykyisenä ja valmiina tarttumaan toimeen. Se näkyy yleensä nopeasti myös työn sujuvuudessa, päätöksenteon laadussa ja koko liiketoiminnan vireessä.
Satu Edberg
HR- ja toimistopäällikkö
+358 40 531 1542
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Päivitetty: 15.1.
Kuvittele tilanne, jossa tekoäly seuloo satoja työhakemuksia muutamassa minuutissa ja ehdottaa parhaat kandidaatit haastatteluun, tai optimoi monimutkaisen työvuorosuunnitelman huomioiden jopa tuhansien työntekijöiden tarpeet ja toiveet. Tämä ei ole enää kaukaista toiveajattelua, vaan todellisuutta jo monissa organisaatioissa – tutkimuksen mukaan 52 % suomalaisista organisaatioista hyödyntää tekoälyratkaisuja HR-tehtävissä. Vaikka käyttö on vielä hajanaista, potentiaali on valtava: tekoäly tehostaa rekrytointia sekä onboarding- ja offboarding-prosesseja, helpottaa työvuorojen ja tehtävien allokointia, tukee suorituksen johtamista ja tuottaa entistä parempaa henkilöstöanalytiikkaa.
Mutta tekoäly on vain niin vahva kuin sen käyttäjät. Älytyökalujen hyödyntäminen edellyttää HR-henkilöstön ja esihenkilöstön kouluttamista ja pelisääntöjen sisäistämistä, jotta hyödyt voidaan saavuttaa vastuullisesti ja kestävästi. Samalla työnantajilta vaaditaan entistä enemmän: tekoälyn käyttöön liittyy juridisia, eettisiä ja käytännön kysymyksiä, jotka eivät ratkea pelkällä AI-strategiapaperilla. Lainsäädäntö asettaa tekoälyn hyödyntämiselle lisääntyviä velvoitteita – tuoreimpana EU:n tekoälyasetus, joka asettaa vaatimuksia sekä tekoälysovellusten tarjoajille että käyttäjille.
Tekoälyn käyttöönotto: tarve, riskit ja yhteistoiminta
Työnantajan on huolehdittava useista tärkeistä seikoista ennen henkilöstöhallinnon tekoälyjärjestelmän käyttöönottoa. Ensimmäinen askel on tunnistaa, mihin tarpeeseen tekoäly halutaan ottaa käyttöön ja arvioida siihen liittyvät riskit. Erityisesti työ- ja tietosuojalainsäädäntö velvoittaa arvioimaan ennakolta uuden teknologian vaikutuksia työntekijöihin. Mikäli käyttöön on tulossa esimerkiksi rekrytointia tukeva tekoälypohjainen työkalu, liikutaan työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn ydinalueella. Työnantajan on tunnistettava ja perusteltava miksi henkilötietoja käsitellään, miten ja missä määrin niitä käytetään, ja mitä muutoksia AI-järjestelmä mahdollisesti vaatii toimintatapoihin tai työnhakijoiden informointiin. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää mm. henkilötietojen riskien arviointia (vaikutustenarviointi) ennen uuden teknologian käyttöönottoa riippumatta siitä, hyödynnetäänkö siinä tekoälyä vai ei. Käytännössä henkilöstöhallinnon AI-järjestelmät tarkoittavat lähes automaattisesti, että työntekijöiden yksityisyydensuojaan liittyvät riskit on tunnistettava ja määritettävä tarvittavat suojatoimet etukäteen. Täysin automaattinen päätöksenteko henkilön rekrytoinnissa, kuten työhakemusten seulominen ilman minkäänlaista ihmisen osallistumista lopulliseen päätöksentekoon on tietosuojalainsäännön mukaan pääsääntöisesti kiellettyä, joten rekrytoijan vaikutus on aina säilyttävä osana prosessia.
Työnantajalla on myös yhteistoimintavelvoitteita silloin, kun yrityksen toimintaa kehitetään ottamalla käyttöön uutta teknologiaa. Jokaisen vähintään 20 työntekijää työllistävän organisaation on käytävä henkilöstön kanssa vuoropuhelua, jolla turvataan työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet heitä koskevissa asioissa. Tekoälypohjaisten ratkaisujen käyttöönotto HR:ssä on ilman muuta tällainen asia ja siitä on syytä keskustella henkilöstön kanssa hyvissä ajoin. Yli 50 hengen työnantajilla on lisäksi nimenomainen, kevennetty muutosneuvotteluvelvoite uuden teknologian käyttöönoton yhteydessä. Ja jos tekoälyn arvioidaan mahdollisesti vähentävän työvoiman tarvetta tai muuttavan työntekijöiden tehtäviä olennaisesti, on ennen käyttöönottoa käytävä laajemmat muutosneuvottelut henkilöstön kanssa. Kaikki nämä yhteistoimintaprosessit on käytävä oikea-aikaisesti, eli ennen hankintapäätösten tekemistä, jotta yhteistoimintalain vaatimukset täyttyvät.
Myös työturvallisuuslaki koskee tekoälyn käyttöönottoa työpaikoilla. Lain keskeinen ratio on, että työnantajan pitää tunnistaa työhön liittyvät vaaratekijät ja haitat sekä reagoida niihin ennalta. Tekoäly voi tuoda mukanaan uusia ulottuvuuksia perinteiseen työturvallisuusajatteluun: mitä vaaroja ja kuormitusta tekoälyn käyttöönotosta voi seurata, ja miten niitä tulisi ehkäistä? Esimerkiksi uuden teknologian opettelu voi kuormittaa työntekijöitä henkisesti, ja huoli omista oikeuksista voi aiheuttaa stressiä koneälyn osallistuessa HR- ja esihenkilötyöhön. Työnantajan on arvioitava nämäkin riskit ja huolehdittava tarvittavasta perehdytyksestä, työhyvinvoinnista sekä tuesta muutostilanteessa.
On jo laajasti tunnistettu, että tekoälyn käyttö haastaa syrjimättömyyttä työelämässä. Yhdenvertaisuuslain mukaan työnantaja ei saa asettaa työntekijöitä tai työnhakijoita eri asemaan syrjivillä perusteilla, kuten iän, sukupuolen tai muun henkilöön liittyvän syyn takia. Koska tekoäly oppii ja tekee päätelmiä syötetyn datan perusteella, se voi omaksua datassa piileviä ennakkoluuloja. Näin ollen voi käydä esimerkiksi siten, että rekrytointialgoritmi suosii hakijoita ansioiden sijaan sukupuolen perusteella. Jos esimerkiksi aiemmin valtaosa rekrytoiduista on ollut tiettyä sukupuolta, AI voi pitää tätä “menestyksen mallina”. Syrjivien vinoumien kitkeminen tekoälystä on haastavaa, sillä algoritmit ovat usein käyttäjälle läpinäkymättömiä ja päätöksenteko selittämätöntä. Nykyisen hallitusohjelman pohjalta Suomessa on aloitettu julkishallinnossa tutkimushanke, joka tähtää tekoälyyn liittyvien syrjintäriskien tunnistamiseen ja ennaltaehkäisyyn.
EU:n tekoälyasetus kiristää vaatimuksia asteittain
Euroopan unioni on laittanut lusikkansa soppaan tekoälyn sääntelyssä. EU:n tekoälyasetus tuli voimaan kesällä 2024, ja se tuo uusia vaatimuksia tekoälyn hyödyntämiselle. Vuoden 2025 helmikuusta alkaen asetus on jo edellyttänyt organisaatioita opettamaan henkilöstönsä tekoälylukutaitoisiksi. Tekoälylukutaidolla tarkoitetaan työntekijöiden kykyä arvioida tekoälyn tuottamia ratkaisuja kriittisesti sekä käyttää tekoälyä vastuullisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jatkoa on luvassa elokuusta 2026 alkaen, jolloin asetuksen keskeiset riskiperusteiset velvoitteet astuvat voimaan. Riskiluokituksia on neljä: kokonaan kielletty, suuririskinen, rajoitettu riski sekä vähäriskinen. Tämä on merkittävä etappi tekoälyä hyödyntäville työnantajille, sillä moni HR-prosessien tueksi hankittu järjestelmä luokitellaan asetuksessa korkean riskin tekoälyjärjestelmäksi. Korkea riski tuo mukanaan myös korkeammat lakisääteiset vaatimukset tekoälyä käyttävälle työnantajalle. Tekoälyasetuksen noudattamista tehostavat muhkeat sakkorangaistukset, jotka voivat parhaillaan olla miljoonaluokkaa riippuen yrityksen koosta.
Kokonaan kiellettyjä ovat työntekijöiden tunteiden tunnistukseen käytettävät sovellukset, jotka analysoivat esimerkiksi työntekijän aikomuksia tai työtyytyväisyyttä. Samoin biometristen tunnisteiden käyttäminen luokitteluun etnisen alkuperän, poliittisen mielipiteen, uskonnon tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella ei ole sallittua. Niin ikään henkilöiden sosiaalinen pisteyttäminen henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella on kiellettyä, mikäli se johtaa henkilön kannalta haitalliseen kohteluun, kuten rajoittaa tai estää esimerkiksi uralla etenemistä. Myöskään tiedostamaton vaikuttaminen tai haavoittuvuuksien hyväksikäyttö ei ole sallittua.
Asetuksen terminologiassa työnantaja on tyypillisesti järjestelmän käyttöönottaja, kun se hankkii valmiin tekoälyratkaisun HR-tarpeisiin. On kuitenkin mahdollista, että organisaatio muokkaa yleiseen käyttöön kehitettyä tekoälyjärjestelmää omaan tarkoitukseensa, jolloin työnantajasta voikin tulla asetuksen tarkoittama järjestelmän tarjoaja. Ero käyttäjän ja tarjoajan rooleissa on olennainen: tarjoajalla on huomattavasti laajemmat oikeudelliset velvollisuudet (esim. jatkuva laadunvarmistus, tekninen dokumentaatio, järjestelmän sertifiointi ja tarkka viranomaisraportointi) verrattuna pelkkään käyttöönottajaan. Siksi työnantajan kannattaa lähtökohtaisesti hyödyntää mieluummin valmiita, HR-käyttöön suunniteltuja sovelluksia – ja käyttää niitä juuri valmistajan ohjeiden ja tarkoittaman käyttötarkoituksen mukaisesti.
Suuret riskit ja suuremmat vastuut
Millaista tekoälyn käyttöä sitten pidetään suuririskisenä HR-kontekstissa? Automaattinen päätöksenteko ja profilointi henkilön ominaisuuksien perusteella on aina suuririskistä. Asetuksen mukaan korkean riskin tekoälytyökaluja ovat sellaiset järjestelmät, jotka vaikuttavat ihmisten työhön pääsyyn, työehtoihin tai uralla etenemiseen sekä työssä suoriutumista koskevaan päätöksentekoon. Korkeariskisiksi luokitellaan esimerkiksi tekoälyjärjestelmät, joita käytetään rekrytoinnissa, työsuhteen ehtojen ja urakehityksen päätöksenteossa tai vaikkapa työsuhteen päättämisessä. Samassa riskikategoriassa ovat myös järjestelmät, jotka allokoivat työtehtäviä henkilön käyttäytymisen, persoonallisuuden tai muiden henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella, sekä järjestelmät, joilla seurataan ja arvioidaan työntekijöiden suoriutumista työsuhteen aikana. Kaikki nämä ovat tilanteita, joissa tekoäly vaikuttaa suoraan ihmisiin ja heidän kohteluunsa työelämässä. Siis juuri niitä herkkiä tilanteita, joissa riskit on tunnistettava.
Aivan yksiselitteistä rajanveto ei silti ole. Edellä mainitut käyttötarkoitukset voidaan katsoa vähäriskisiksi, jos AI:n käyttö ei aiheuta merkittävää vahinkoa tai vaaraa työntekijöiden terveydelle, turvallisuudelle tai perusoikeuksille eikä vaikuta olennaisesti heitä koskevaan päätöksentekoon. Esimerkiksi järjestelmä, joka seuloo työhakemuksia ja suosittelee rekrytoijalle sopivimmat kandidaatit olisi mitä ilmeisimmin korkean riskin sovellus. Sen sijaan tekoälytyökalu, joka vain luokittelee ja siirtää hakemuksia järjestelmästä toiseen vaikuttamatta hakijoiden jatkoonpääsyyn, tai havaitsee poikkeamia päätöksenteossa ilman varsinaista puuttumista itse päätökseen, kuuluisi vähäisen riskin kategoriaan. Rajoitetun riskin kategoriassa ovat esimerkiksi vuorovaikutteiset tekoälytyökalut, kuten HR-asioissa toimivat virtuaaliset avustajat. Rajoitetun riskin kategoriassa työnantajan on informoitava käyttäjiä tekoälystä.
Kun työnantaja ottaa käyttöön korkeariskisen tekoälyjärjestelmän, asetus edellyttää työnantajaa huolehtimaan useista velvoitteista. Ensinnäkin on varmistettava, että järjestelmää käytetään asianmukaisesti sen käyttöohjeiden ja käyttötarkoituksen mukaisesti. Toiseksi järjestelmälle on nimettävä vastuuhenkilö tai -tiimi, joka valvoo tekoälyn toimintaa. Valvontavastuullisella tulee olla riittävä pätevyys, koulutus ja valtuudet sekä tarvittavat resurssit tehtävän hoitamiseen. Työnantajan on myös kiinnitettävä erityistä huomiota datan hallintaan: varmistettava, että organisaation syöttämät tiedot ovat käyttötarkoitukseen nähden olennaisia ja riittävän edustavia, jotta tekoäly ei johda harhaan. Lisäksi käyttäjäorganisaation on reagoitava mahdollisiin riskeihin käytön aikana ja raportoitava järjestelmän toimittajalle sekä viranomaiselle, mikäli AI:n toiminnassa havaitaan esimerkiksi virheitä tai vinoutunutta päätöksentekoa, sekä tarvittaessa tehtävä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa.
Läpinäkyvyys korostuu niin ikään asetuksessa: työntekijöille on tiedotettava tekoälyjärjestelmän käyttöönotosta, ja jos he ovat tekoälypohjaisten päätösten kohteena, heillä on oikeus saada selitys heihin vaikuttavasta päätöksestä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, työnantajan on säilytettävä tekoälyjärjestelmän lokitiedot vähintään 6 kuukauden ajan, mikäli nämä lokit ovat sen hallinnassa. Lokitietoihin tallentuu esimerkiksi, miten järjestelmä on tehnyt päätöksiä. Tietojen säilyttäminen ja jäljittäminen on keskeistä mahdollisten myöhempien riitatilanteiden selvittämisessä.
Kuten todettu, jo nykyisinkin monet lait edellyttävät työnantajilta samansuuntaista toimintaa. Esimerkiksi työntekijöiden informointi voidaan hoitaa asianmukaisesti yhteistoimintaprosessin kautta, ja henkilötietojen osalta myös tietosuojalainsäädäntö edellyttää tarkoituksenmukaista käsittelyä. EU:n tekoälysääntely kuitenkin täydentää tätä kokonaisuutta tuomalla mukaan aivan uusia, konkreettisia AI-velvoitteita: korkean riskin tekoälyjärjestelmien käytössä on huolehdittava mm. lokitietojen säilyttämisestä sekä jatkuvasta riittävästä valvonnasta koko järjestelmän elinkaaren ajan.
Käyttäjät ja data AI-strategian ytimessä
Vaikka lainsäädäntö asettaa raamit tekoälyn vastuulliselle käytölle, lopullinen menestys ratkaistaan ihmisten toimesta. Yritys voi luoda kunnianhimoisen AI-strategian, mutta mikäli työntekijöillä ei ole kykyä, halua tai luottamusta käyttää järjestelmää, hyödyt voivat jäädä saavuttamatta. Käyttäjien luottamus järjestelmään on ratkaisevassa roolissa ja henkilöstöä koskevissa päätöksissä se on suorastaan kriittistä. Tutkimukset osoittavat, että omiin oikeuksiin tai järjestelmän käyttötarkoitukseen liittyvät huolet vaikuttavat suoraan siihen, hyväksyvätkö työntekijät tekoälyn osaksi työarkeaan. Vastaavasti luottamusta nakertaa ajatus omien vaikutusmahdollisuuksien heikentymisestä sekä epäluottamus järjestelmän todellisia kykyjä kohtaan.
Työnantajien kannattaakin panostaa tekoälyn mahdollisimman avoimeen ja läpinäkyvään käyttöönottoon sekä henkilöstön kattavaan informointiin. Tekoälyn integrointi osaksi HR-toimintoja on aina myös muutosprosessi, joka edellyttää perinteistä muutosjohtamista ja uuden oppimista. Uusi teknologia voi alkuun kuormittaa niin käyttäjiä kuin niitä, joita sen päätökset koskevat riippuen yksilön roolista ja valmiuksista. Siksi johdon on tärkeää kuunnella henkilöstöä, tarjota tarvittavaa tukea ja ennen kaikkea viestiä muutoksesta. Myös jälkikäteiset erimielisyydet ja mahdolliset riitaprosessit ennaltaehkäistään parhaiten, kun panostetaan osaamiseen sekä tekoälylukutaitoon.
Käytettävyys on avainasemassa onnistuneessa tekoälyinvestoinnissa. On havaittu niin sanottu “shadow AI”-ilmiö: jos työnantajan tarjoamat työkalut koetaan hankaliksi tai tehottomiksi, työntekijät saattavat alkaa käyttää organisaation ulkoisia tekoälyratkaisuja organisaation omien työkalujen sijaan. Tämä voi johtaa siihen, että tekoälyinvestoinnin hyödyt valuvat hukkaan ja samalla syntyy konkreettisia tietosuoja- ja tietoturvariskejä, kun dataa käsitellään hallitsemattomissa kanavissa. Organisaation on siis panostettava riittävän tekoälylukutaidon ohella kunnolliseen käyttökoulutukseen, jotta jokainen osaa hyödyntää uusia järjestelmiä. Samalla on tärkeää luoda selkeät ohjeistukset siitä, miten ulkopuolisia AI-työkaluja (esim. yleisiä chatbotteja tai muita palveluja) saa työssä käyttää. Näin turvataan, etteivät henkilötiedot, liikesalaisuudet tai muut luottamukselliset tiedot vaarannu.
Koneälyaikakauden keskeinen fundamentti on, että tekoäly on juuri niin luotettava kuin se data, jota se käyttää. Big datan ohella kiikareiden on oltava organisaation omassa henkilöstödatassa: mikäli se on puutteellista tai virheellistä, tekoäly tekee väistämättä vääriä tai epätarkkoja johtopäätöksiä. Pahimmillaan työnantaja voi tulla syrjineeksi työntekijää tai työnhakijaa tahattomasti, mikäli dataan on historian saatossa pesiytynyt rakenteellista vinoumaa. EU:n tekoälyasetus asettaakin nimenomaisen velvoitteen huolehtia datan laadusta ja luotettavuudesta korkean riskin HR-järjestelmissä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että HR-datan keräämiseen, päivittämiseen ja siivoamiseen on syytä kiinnittää jatkuvaa huomiota, jotta tekoälypohjaiset päätökset pohjautuvat vain mahdollisimman edustavaan, totuudenmukaiseen ja merkitykselliseen tietoon. Kyse ei kuitenkaan ole kokonaan uudesta periaatteesta, sillä työnantajilla on ollut jo yli kahdenkymmenen vuoden ajan velvollisuus käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia työntekijätietoja työelämän tietosuojalain nojalla.
Lopuksi
Tekoälyn valtavaa potentiaalia tullaan varmasti hyödyntämään entistä laajemmin myös henkilöstöhallinnon tukena tulevina vuosina. Vaikka sen käyttö ei ole juridisesti tai eettisesti ongelmatonta, voi tekoäly parhaimmillaan tehdä työstä mielekkäämpää ja HR- sekä esihenkilötyöstä tasapuolisempaa, yksilöllisempää ja tehokkaampaa. Tekoälyn käyttö on kuitenkin toteutettava suunnitelmallisesti, jotta potentiaalista saadaan kaikki tehot irti ja samalla varmistetaan työntekijöiden oikeuksien toteutuminen. Lopulta kaiken tämän ytimessä ovat ihmiset: käyttäjät, jotka tekevät strategiasta todellisuutta jokapäiväisessä työssä. Organisaatiot, jotka panostavat aidosti henkilöstönsä tekniseen ja eettiseen osaamiseen sekä helppokäyttöisiin työkaluihin, ovat tekoälyaikakaudella vahvoilla.
Kaisa Salo
Counsel
+35840 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.