- Toni Haapasalo
- 17.3.2020
Päivitetty: 5.9.2023
Koronaviruksen leviämisen seurauksena monet yritykset joutuvat harkitsemaan työntekijöidensä mahdollisuutta etätyön tekemiseen. Nyt onkin suositeltavaa käydä läpi sellaiset työtehtävät, jotka olisi mahdollista tehdä etätyönä.
Etätyöhön siirtyminen on vapaaehtoista sekä työnantajalle että työntekijälle. Koska etätyön tekeminen perustuu vapaaehtoisuuteen, on hyvä huomioida, että työntekijällä ei tällöin ole oikeutta vaatia työn tekemistä kotona, eikä työnantaja voi pakottaa työntekijää työskentelemään kotonaan vallitsevassakaan tilanteessa.
Työnantajalla on kuitenkin työnjohto-oikeuden nojalla oikeus määrätä työntekijän töihin liittyvästä matkustamisesta. Työnantaja voi esimerkiksi antaa sellaisen määräyksen, että asiakastapaamiset pidetään etäyhteyksien välityksellä. Tällainen määräys on hyvin perusteltua nykyisessä tilanteessa koronaviruksen tartuntariskin pienentämiseksi, ja se voi johtua myös asiakkaan vaatimuksesta.
Etätyöstä on suositeltavaa laatia joko kirjallinen sopimus tai ohjeistus. Tehtävässä työsopimuksessa voidaan esimerkiksi sopia, että työntekijä on työsuhteensa aikana velvollinen tekemään etätyötä yrityksen etätyöohjeistuksen mukaisesti. Tällöin työntekijällä on työsopimuksen perusteella velvollisuus tehdä etätyötä. Asiasta voidaan luonnollisesti sopia myös työsuhteen aikana.
Etätyösopimuksesta/-ohjeistuksesta olisi hyvä käydä ilmi ainakin etätyön pääasiallinen suorituspaikka, sen ajallinen kesto ja päättämismenettely. Lisäksi olisi suositeltavaa määrittää etätyöhön selkeät tavoitteet ja aikataulu sekä töistä raportoiminen. Lähtökohtaisesti työntekijän työntekovelvoite etätyössä on sama kuin jos hän työskentelisi työnantajan toimitiloissa.
Etätyöhön sovelletaan työlainsäädännön ja yrityksen mahdollisesti soveltamien työehtosopimuksien säännöksiä muun muassa työajasta. Mikäli työnantaja päättää työntekijän työajan sijoittamisesta, ja työnantajalla on tosiasiallinen mahdollisuus valvoa työntekijän työajan käyttöä työpäivän aikana, sovelletaan etätyössä esimerkiksi ylityötä koskevia työaikalain säännöksiä tai työehtosopimuksen määräyksiä.
Etätyössä työntekijän on normaalin salassapitovelvollisuutensa lisäksi huolehdittava erityisesti etätyöpaikassa olevan aineiston säilyttämisestä ottaen huomioon yrityksen tietosuojaa koskevat käytännöt ja ohjeistukset. Myös tästä asiasta olisi suositeltavaa mainita laadittavassa etätyösopimuksessa tai -ohjeistuksessa.
Lisätietoja asiasta antaa:
Anna Paimela
Osakas
+358 40 1648626
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Päivitetty: 7.6.2023
EU:n whistleblower-direktiivi tulee osaksi kansallista lainsäädäntöä joulukuussa 2021. Direktiivi velvoittaa yli 50 henkilöä työllistäviä tai yli 10 MEUR liikevaihdon ylittäviä yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita perustamaan epäiltyjen väärinkäytösten ilmiantokanavan ("ilmoituskanava", "eettinen kanava"). Lainsäädännön on tarkoitus antaa suojaa työnantajan kostotoimilta, kuten erottamiselta, alentamiselta tai pelottelulta. Ilmoittajaan kohdistuvista vastatoimista tulee kiellettyjä ja rangaistavia.
Direktiivin mukaan organisaatioiden on perustettava tietoturvallinen ilmiantokanava, jolla mahdollistetaan ilmoitukset väärinkäytöksistä. Organisaation tulee lähettää vastaanottoilmoitus seitsemän päivän sisällä ilmoituksesta sekä käsitellä ja tutkia asia kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Ilmiantokanavan toiminnasta vastaavalla henkilöillä – olivat ne sitten organisaation sisäisesti nimettyjä henkilöitä tai organisaation ulkopuolisia asiantuntijoita – on oltava riittävä ammattitaito ilmoitusten vastaanottoon, käsittelyyn ja tutkintaan. Ilmoittajan identiteettiä on suojeltava ja raportit on säilytettävä tietoturvallisesti. Direktiivi lähtee siitä, että ilmoitus olisi ensin tehtävä työnantajalle sisäistä ilmiantokanavaa käyttäen, toisessa vaiheessa ulkoista ilmiantokanavaa käyttäen toimivaltaiselle viranomaiselle ja kolmantena vaiheena voisi olla tietojen julkistaminen. Tämä hierarkia mahdollistaa sen, että organisaatiot voivat pyrkiä selvittämään paljastuvat ongelmat oma-aloitteisesti.
Ilmiantokanavien käytössä työpaikoilla on otettava huomioon tietosuoja-asetuksesta ja työelämän tietosuojalaista johtuvat velvoitteet. Ennen kuin ilmiantokanava voidaan ottaa yrityksessä käyttöön, tulee asianmukaiset yhteistoimintamenettelyt henkilöstön kanssa käydä läpi. Tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaan ilmiantokanavan käyttöönotto edellyttää myös tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin (DPIA) toteuttamista.
Kun siis valmistaudut tulevaan lainsäädäntöön:
kartoita eri vaihtoehtoja ilmiantokanavan tekniselle toteuttamiselle
laadi yhteistyössä henkilöstön kanssa organisaation eettiset periaatteet (Code of Conduct) ja jalkauta se organisaatioon
laadi tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi sekä muu dokumentaatio, kuten tietosuojaseloste ja ilmiantokanavaa koskeva Q&A
kouluta avainhenkilöstö ilmiantokanavan tarkoituksesta ja käytöstä
käsittele asia yhteistoimintaneuvotteluissa
Tärkeää – ellei tärkeintä – on kuitenkin se, että vastuullisuus, eettinen toiminta ja läpinäkyvyys rakennetaan osaksi organisaation DNA:ta, eikä asia jää vain lainsäädännön pakolliseksi, tekniseksi toteuttamiseksi. Parhaimmillaan tätä lainsäädäntömuutosta voi käyttää ajurina rakentamaan yrityskulttuuria, jossa kaikilla on oikeus tuoda esiin epäkohdat ilman pelkoa ikävistä seuraamuksista, ja jossa epäkohdat käsitellään avoimesti perimmäisiä syitä tutkien. Vastuulliset yritykset saavat tutkitusti liiketoimintahyötyjä mm. sitouttamalla asiakkaita, nostamalla yrityksen arvoa sijoittajien silmissä ja houkuttelemalla parhaita osaajia.
Lisätietoja asiasta antaa:
Anna Paimela
Osakas
+358 40 164 8626
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Päivitetty: 7.6.2023
Uusi työaikalaki tulee voimaan 1.1.2020. Uuden lain myötä mahdollisuudet työajan vapaampaan sijoitteluun lisääntyvät. Alla esiteltynä uuden lain keskeisimpiä kohtia:
Soveltamisala: yhä harvempi soveltamisalan ulkopuolella
Uuden työaikalain soveltamisala on yleinen. Lakia sovelletaan sekä työ- että virkasuhteen perusteella tehtävään työhön.
Soveltamisalan rajat määritellään poikkeusten kautta. Ratkaisevaa on tosiasiallinen työaika-autonomia. Työaika-autonomian edellytys on, että työntekijä voi itsenäisesti päättää työaikansa sijoittelusta sekä päivittäisestä ja viikoittaisesta työajasta. Työntekijälle ei ole tosiasiallisesti määritelty säännöllistä työaikaa, jota hänen tulisi noudattaa, eikä työajan käyttöä valvota.
Työaikalaissa määritellään tyhjentävästi ne tilanteet, joissa edellä mainitun työaika-autonomian täyttyessä työaikalakia ei sovelleta työntekijään. Työaikalain soveltamisen ulkopuolella on esimerkiksi johtamistyö tai siihen välittömästi rinnastettava itsenäinen tehtävä. Vaikuttaa siltä, että jatkossa entistä harvempi asiantuntijatehtävä olisi työaikalain ulkopuolella.
Työajan määritelmä: myös etätyö työaikaa
Työaikaa on työhön käytetty aika ja aika, jolloin työntekijä on velvollinen olemaan työntekopaikalla työnantajan käytettävissä. Työajan määritelmän myötä työhön käytetty aika on työaikaa riippumatta siitä, missä työtä tehdään. Näin ollen etätyö ja asiakkaan luona tapahtuva työskentely ovat työaikalain määrittelemää työaikaa. Matkustamiseen käytetty aika ei ole työaikaa, ellei sitä ole samalla pidettävä työsuorituksena.
Liukuva työaika: liukuma ja saldorajat kasvavat
Uuden lain myötä työnantaja ja työntekijä voivat sopia entistä laajemmin liukuvasta työajasta. Liukuva työaika tarkoittaa, että työntekijä saa itse päättää sovituissa rajoissa, miten työaikaansa sijoittelee työpäivälle. Uuden lain mukaan työntekijän kanssa voidaan sopia mahdollisuudesta jakaa työpäivä kahteen osaan niin, että kiinteän työajan ja liukuma-ajan välillä on katkos. Näin työntekijällä voi halutessaan olla mahdollisuus jatkaa työtä illalla vaikkapa sen jälkeen, kun lapset ovat menneet nukkumaan. Vuorokautinen liukuma-aika nousee kolmesta tunnista neljään tuntiin.
Saldotunteja saa kerryttää jatkossa enemmän. Voimassa olevassa laissa saldotuntien enimmäismäärä on +40 tuntia ja vähimmäismäärä -40. Uuden lain mukaan saldotuntien tulee tasoittua välille +60 ja -20 neljän kuukauden seurantajakson päätteeksi. Saldotuntien kerryttäminen on edelleen työntekijälle vapaaehtoista. Työnantaja ei voi määrätä työntekijää tekemään normaalia pitempää päivää ilman hänen suostumustaan.
Liukuvaa työaikaa käytettäessä lisä- ja ylityön tekemisestä on sovittava erikseen.
Joustotyöaika: täysin uudenlainen työaikamuoto käyttöön
Kun vähintään puolet työntekijän työajasta on sellaista, jonka sijoittelusta ja työntekopaikasta työntekijä voi itsenäisesti päättää, voidaan soveltaa joustotyöaikaa. Yleensä joustotyöajan soveltamisen piirissä olevat asiantuntijat ja ylemmät toimihenkilöt. Työnantajan ja työntekijän välisessä joustotyösopimuksessa on kirjallisesti sovittava ainakin:
päivistä, joille työntekijä saa sijoittaa työaikaa;
viikkolevon sijoittamisesta;
mahdollisesta kiinteästä työajasta, ei kuitenkaan sen sijoittumisesta kello 23:n ja 06:n väliselle ajalle;
millaista työaikaa noudatetaan silloin, kun joustotyöaikaa koskeva sopimus on päättynyt.
Koska joustotyössä työntekijä saa itse varsin vapaasti päättää työajan sijoittumisesta, työnantajan velvollisuutta työaikakirjanpitoon on kevennetty. Joustotyössä työaikakirjanpito perustuu työntekijän työnantajalle toimittamaan luetteloon säännöllisen työajan tunneista. Työaikaluettelo toimitetaan aina palkanmaksukausittain. Siitä pitää käydä ilmi työhön käytetty aika sekä työntekijän viikkolepoaika. Joustotyöaikaa koskeva sopimus toimii myös työvuoroluettelona.
Joustotyöaikaa seurataan aina tasoittumisjaksoittain, ja kukin tasoittumisjakso on pituudeltaan neljä kuukautta. Joustotyöajassa keskimääräisen työajan pitäisi tasoittua enintään 40 tuntiin viikossa tarkastelujakson aikana. Joustotyöaikaa koskeva sopimus voidaan irtisanoa päättymään kuluvaa tasoittumisjaksoa seuraavan jakson lopussa.
Työaikapankki: jatkossa mahdollinen kaikille työpaikoille
Lakiin lisätään myös mahdollisuus sopia työaikapankista. Työaikapankki tarkoittaa vapaaehtoista järjestelyä, jossa tiettyjä vapaa-ajaksi muutettuja rahakorvauksia tai liukuvaa työaikaa voidaan säästää pankkiin ja käyttää myöhemmin vapaa-aikana.
Lakisääteisen työaikapankin käytöstä voidaan sopia kaikilla työpaikoilla riippumatta siitä, onko työnantajaa sitovassa työehtosopimuksessa työaikapankkia koskevia määräyksiä. Sääntelyllä halutaan varmistaa se, että myös sellaisilla aloilla, joilla ei ole työehtosopimuksessa sovittu työaikapankista, voidaan käyttää työaikapankkia.
Sopimuksessa todetaan työaikapankkiin siirrettävät erät sekä säästämisraja, joka ei saa kalenterivuoden aikana kasvaa yli 180 tunnilla, samoin työaikapankin lakkaamisesta ja tällöin erien korvaamisesta sekä vapaan käyttämisen periaatteet ja menettelytavat. Työaikapankissa voi olla säästössä enintään työntekijän kuuden kuukauden säännöllistä työaikaa vastaava määrä.
Lisätietoja asiasta antaa:
Anna Paimela
Osakas
+358 40 164 8626
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.