Vuosi 2025 oli poikkeuksellinen muutosvuosi työlainsäädännössä ja miltei sama tahti jatkuu myös vuonna 2026. Uudistukset vaikuttavat työpaikkojen arjessa aina työsuhteen ehdoista sopimisesta päättämistilanteisiin saakka.
Yhdessä sopimista, yhteistoimintaa ja työrauhaa
Vuonna 2025 paikallista sopimista laajennettiin järjestäytymättömiin työpaikkoihin, mikä avasi yrityksille aiempaa laajemmat mahdollisuudet TES-joustojen sopimiseen myös ilman työnantajaliiton jäsenyyttä. Jos työehtosopimuksessa voidaan sopia esimerkiksi palkanmaksukaudesta toisin, sama sopimus voidaan nyt tehdä myös niillä työpaikoilla, joissa työnantaja ei kuulu työnantajaliittoon. Samaan aikaan työrauhasääntely tiukentui: poliittisia- ja tukityötaisteluita rajoitettiin, ja seuraamuksia kiristettiin, jotta häiriöt työmarkkinoilla vähenisivät. Lisäksi vientivetoinen palkkamalli asetettiin työmarkkinoiden uudeksi peruslinjaksi, mikä tarkoittaa, että vientialat määrittävät jatkossa palkankorotusvaraa koko työmarkkinalle.
Uudistettu yhteistoimintalaki kevensi velvoitteita merkittävästi alle 50 hengen yrityksissä, sekä lyhensi kaikkien yt-lain piirissä olevien työnantajien muutosneuvotteluaikoja. Organisaatiomuutoksia koskevat neuvotteluprosessit vähenevät muutoksen myötä 20-49 työntekijää työllistävissä yrityksissä merkittävästi. Samaan aikaan alle 50 hengen yrityksissä vuoropuhelua henkilöstön kanssa voidaan käydä vapaamuotoisesti ja kunkin työpaikan näköisesti. Liikkeen luovutukseen, sekä sulautumiseen ja jakautumiseen liittyvät tiedotus- ja vuoropuheluvelvoitteet koskevat edelleen kaikkia yt-lain piirissä olevia yrityksiä. Edelleenkään alle 20 hengen yritykset eivät sovella yhteistoimintalakia miltään osin ja nyt alle 50 hengen yritykset huomattavasti rajatummissa henkilöstömuutostilanteissa.
Yhteistoimintalain uudistaminen jatkuu vuoden 2026 aikana, kun hallintoedustuksen soveltamisrajaa ollaan laskemassa 100 hengen yrityksiin nykyisestä 150 työntekijän rajasta. Hallintoedustuksella tarkoitetaan henkilöstön osallistumisoikeuksia työnantajan päättävissä, toimeenpanevissa, valvovissa tai neuvoa-antavissa hallintoelimissä. Jatkossa edustus olisi tarkoitus toteuttaa joko hallituksessa tai johtoryhmässä työnantajan päätöksen mukaisesti. Virallinen lakiesitys on tarkoitus antaa kevään 2026 aikana.
Työsuhteen elinkaarivelvoitteet muutoksessa
Vuoden 2026 alusta alkaen henkilöperusteesta johtuvalle irtisanomiselle riittää asiallinen syy. Aiemmin henkilöperusteen tuli olla sekä asiallinen että painava. Varoitusmenettelyä edellytetään jatkossakin ennen irtisanomisharkintaa, eli työntekijälle tulee varoituksella antaa mahdollisuus korjata toimintaansa. Henkilösyy voi jatkossakin koskea työsopimusvelvoitteiden laiminlyönnin ohella myös työntekoedellytysten muuttumista esimerkiksi olennaisen ja pysyvän työkyvyn alenemisen perusteella, jolloin työnantajan tulee selvittää mahdollisuus sijoittaa työntekijä toisiin tehtäviin irtisanomisen välttämiseksi. Alisuoriutumista irtisanomisperusteena ei lopulta kirjattu lakiin, mutta se voi edelleen muodostaa asiallisen syyn päättää työsuhde, mikäli työntekijä ei huolellisesta suorituksen johtamisesta huolimatta korjaa työsuoritustaan.
Kuten tähänkin saakka, irtisanomisperuste edellyttää aina tapauskohtaista kokonaisharkintaa, eikä vähäinen moitittava toiminta, kuten esimerkiksi yksittäinen myöhästyminen, täytä lähtökohtaisesti asiallisen irtisanomisperusteen kynnystä.
Määräaikaisten työsopimusten tekemistä aiotaan joustavoittaa. Lakiesityksen mukaan työsopimus voitaisiin jatkossa solmia enintään vuoden ajaksi ilman määräajan perustetta tilanteissa, joissa on kyse ensimmäisestä työsopimuksesta osapuolten välillä. Lisäksi määräaikainen sopimus voitaisiin tehdä ilman perustetta, mikäli osapuolten välinen edellinen työsuhde on päättynyt vähintään kaksi vuotta ennen määräaikaisen sopimuksen alkamista. Lakiin kaavaillaan mahdollisuutta uusia tällainen määräaikainen sopimus enintään kaksi kertaa vuoden kuluessa ensimmäisen sopimuksen tekemisestä, kunhan sopimusten yhteenlaskettu kesto ei ylitä yhtä vuotta. Ilman perustetta tehty määräaikainen sopimus voitaisiin myös irtisanoa kuuden kuukauden jälkeen molemmin puolin. Tulee muistaa, että työnantajalta edellytetään lain mukaista irtisanomisperustetta tällaisissakin tilanteissa.
Lakiehdotuksen mukaan työnantajalla olisi velvollisuus tarjota työtä määräaikaisuuden päättymisen jälkeen tilanteessa, jossa työnantaja rekrytoisi lisää henkilöstöä samoihin tai vastaaviin tehtäviin. Velvollisuus vastaavan työn tarjoamiseen olisi voimassa kolmasosan ilman perustetta tehtyjen määräaikaisten työsopimusten yhteenlasketusta kokonaiskestosta. Esimerkiksi, jos ilman perustetta tehdyt määräaikaiset olisivat kestäneet yhteensä vuoden, työtä tulisi tarjota neljän kuukauden ajan määräaikaisten päättymisestä. Velvollisuutta työn tarjoamiseen ei kuitenkaan olisi, jos työntekijän kanssa voitaisi vielä sopia määräaikainen ilman perustetta yllä esitettyjen edellytysten mukaisesti. Huomionarvoista on, etteivät korvausrekrytoinnit velvoittaisi työnantajaa tarjoamaan työtä edellä mainitulla tavalla, vaan tarjolle tulevan vastaavan kaltaisen työtehtävän pitää olla nimenomainen lisäys yhtiön henkilöstömäärään.
Vaikka määräaikaisia työsopimuksia koskevan lakimuutoksen tarkoitus on tehdä palkkauksesta joustavampaa, se vaikuttaisi tuovan mukanaan uuden liudan muistettavia asioita erilaisten aikamääreiden ja arvioitavien seikkojen osalta.
Lomautusilmoitusaikoja ollaan lyhentämässä seitsemään päivään nykyisen 14 päivän sijaan. Mikäli työehtosopimus määrittelisi lakisääteistä seitsemää päivää pidemmän lomautusilmoitusajan, työpaikalla voitaisiin tehdä paikallinen sopimus seitsemän päivän lomautusilmoitusajasta joko luottamusmiehen tai henkilöstön kanssa.
Taloudellisista ja tuotannollisista syistä irtisanottuja työntekijöitä koskeva takaisinottovelvollisuus velvoittaa työnantajaa tarjoamaan tarjolle tulevaa samaa tai samankaltaista työtä aiemmin irtisanotulle työntekijälle, mikäli kyseinen työntekijä on työnhakijana. Takaisinottoaika on 4-6 kuukautta irtisanotun työsuhteen keston mukaan. Jatkossa takaisinottovelvollisuus rajattaisiin koskemaan vain vähintään 50 hengen yrityksiä.
Tasa-arvo korostuu työsuhteissa ja palkkauksessa
STM:n johdolla on valmisteltu tasa-arvolain muutoksia, jotka pureutuvat työntekijöiden yhdenvertaiseen kohteluun ja perheystävälliseen työelämään. Fokuksessa on mm. määräaikaisten työntekijöiden työhönoton syrjimättömyys raskauden, vanhemmuuden ja perheenhuoltovelvoitteiden vuoksi, myös vuokratyössä. Myös perhevapaiden tasaisempaa jakautumista vanhempien kesken halutaan edelleen lisätä. Varsinaisia muutosehdotuksia voidaan odottaa aikaisintaan kevään 2026 aikana, mutta niiden arvioidaan täsmentävän raskaus- ja perhevapaasyrjintää ehkäiseviä säännöksiä, lisäävän tasa-arvovaltuutetun resursseja sekä pidentävän kanneaikoja rekrytointiprosesseja koskevissa syrjintäepäilyissä.
EU:n palkka-avoimuusdirektiivi on saatettava kansallisesti voimaan viimeistään 7.6.2026. Lainsäädäntövalmistelu on kesken ja virallinen lakiesitys annetaan kevään 2026 aikana. Direktiivin tarkoituksena on vahvistaa palkkauksen tasa-arvoa samassa tai samanarvoisessa työssä. Vaikka lainsäädäntö edellyttää samapalkkaisuutta jo tälläkin hetkellä, tuo direktiivi mukanaan mm. työntekijän tiedoksisaantioikeuksia samojen tai samanarvoisten työtehtävien keskipalkkatasoista ja palkan määräytymisen perusteista. Tehtävänimikkeiden tulee olla sukupuolineutraaleja ja palkkauksesta pitää ilmoittaa työhönottovaiheessa. Edellä mainitut velvoitteet koskevat kaikkia työnantajia. Voimassa oleva tasa-arvolaki edellyttää vähintään 30 hengen yrityksiltä säännöllistä palkkakartoitusta, jonka pohjalta mahdolliset sukupuolten väliset perusteettomat palkkaerot tulee arvioida ja työnantajan pitää ryhtyä tarvittaessa korjaustoimenpiteisiin. Direktiivi luo kuitenkin laajempia menettelyvelvoitteita vähintään 100 hengen yrityksille viranomaiselle tehtävän palkkaraportoinnin ja mahdollisen palkka-arvioinnin muodossa. Uudenlaista palkka-arviointia edellytettäisiin, mikäli havaitaan olennaisia ja perusteettomia palkkaeroja ja arviointi toteutetaan yhdessä henkilöstön tai henkilöstöedustajien kanssa.
Muita ajankohtaisia hankkeita
Vuosilomalaissa työntekijällä on mahdollisuus ns. säästövapaisiin, mikä tarkoittaa vuosiloman osittaista säästämistä myöhemmäksi. Nykyisellään työntekijä voi päättää säästövapaan ajankohdan. Säästövapaata koskevaa sääntelyä muutetaan niin, että jatkossa työnantaja päättäisi säästövapaan pitämisen ajankohdan kuten muidenkin vuosilomien kohdalla, ellei muuta sovita.
Työelämän tietosuojasääntelyn osalta on meneillään hanke, jonka tarkoituksena on ensisijaisesti selkeyttää työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä suhteessa EU:n tietosuoja-asetukseen. Kansallisessa työelämän tietosuojalaissa säädetään mm. työntekijää koskevien henkilötietojen kuten terveystietojen käsittelystä, teknisestä valvonnasta työpaikalla sekä työntekijän sähköpostiviestien hakemisesta ja avaamisesta. Vuonna 2025 työryhmä on arvioinut esimerkiksi lainsäädännössä olevaa käsittelyn yleistä tarpeellisuusedellytystä sekä työntekijän suostumukseen perustuvaa tietojen käsittelyä, mutta varsinaisia lakimuutoksia ei ole toistaiseksi tiedossa.
Työaikaan perustuvien palkkasaatavien vanhentumis- ja kanneaikoja on tavoitteena selkeyttää laissa. Nykyisellään eri tuomioistuimet ovat tulkinneet työehtosopimuksiin perustuvien saatavien vanhenemis- ja kanneaikoja eri tavoin, mikä luo epävarmuutta työsuhteen osapuolille. Työaikaliitännäisten saatavien ohella arviointia tehdään myös vuosilomien osalta. Lakiehdotuksia voidaan odottaa aikaisintaan kevään 2026 aikana.
Työnantajan työntekijänsä puolesta maksamien oikeudenkäyntikulujen ja seuraamusmaksujen verotus muuttui. Tuloverolakia on vuoden 2026 alusta alkaen muutettu siten, että työnantaja voi maksaa työntekijänsä työsuhteeseen liittyvien riita-, rikos- ja hallintoprosessien oikeudenkäyntikuluja sekä seuraamusmaksujen kustannuksia verovapaasti. Verovapauden edellytyksenä on työnantajan intressin lisäksi, että prosessi on aiheutunut osana työtehtävien suorittamista eikä ole ilmeistä, että työntekijän olisi tullut mieltää toimintansa lainvastaiseksi jo tekohetkellä. Muutoksen taustasyynä on pari vuoden takainen oikeustapaus, jossa työnantajan työtehtävien hoidosta seuranneet rikosoikeudenkäyntikulut tulkittiin työntekijän veronalaiseksi palkkatuloksi.
Alustatyödirektiivin kansallinen täytäntöönpano tulee tarkoittamaan pelisääntöjä digitaalisten työnvälitysalustojen kautta tehtävälle työlle. Keskeisiä kysymyksiä ovat työntekijä–yrittäjä-asetelman arviointi, algoritmiohjauksen läpinäkyvyys ja rajoitukset ja velvoitteet sekä alustatyöläisten oikeussuojakeinot. Lakimuutoksia valmistelee parhaillaan TEM:n alainen työryhmä.
Joustoja vai entistä enemmän työnantajavelvoitteita?
Työlainsäädäntömuutoksilla tavoitellaan selkeästi enemmän joustoja, mutta samaan aikaan työnantajilta vaaditaan myös aiempaa läpinäkyvämpiä toimintatapoja ja osa muutoksista tulee tarkoittamaan aivan uudenlaisia velvoitteita. Työnantajien kannalta tämä merkitsee siis sekä mahdollisuuksia että vastuita. Esimerkiksi henkilöstömäärän muutostilanteissa voidaan reagoida jossain määrin ketterämmin, mutta tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusvaatimukset edellyttävät toimintamallien tarkkaa arviointia, jotta työnantaja ei tule tahtomattaan syrjineeksi ketään.
HR:n ja johdon on hyvä varautua muutoksiin hyvissä ajoin – ei siksi, että sääntely pakottaisi siihen, vaan koska ennakoimalla turvataan sujuvaa arkea.
Kaisa Salo
Counsel
+35840 168 1418
Tilaa Folks Fokus, niin pysyt kartalla tulevista lainsäädäntömuutoksista!
Päivitetty: 6 päivää sitten
Kuvittele tilanne, jossa tekoäly seuloo satoja työhakemuksia muutamassa minuutissa ja ehdottaa parhaat kandidaatit haastatteluun, tai optimoi monimutkaisen työvuorosuunnitelman huomioiden jopa tuhansien työntekijöiden tarpeet ja toiveet. Tämä ei ole enää kaukaista toiveajattelua, vaan todellisuutta jo monissa organisaatioissa – tutkimuksen mukaan 52 % suomalaisista organisaatioista hyödyntää tekoälyratkaisuja HR-tehtävissä. Vaikka käyttö on vielä hajanaista, potentiaali on valtava: tekoäly tehostaa rekrytointia sekä onboarding- ja offboarding-prosesseja, helpottaa työvuorojen ja tehtävien allokointia, tukee suorituksen johtamista ja tuottaa entistä parempaa henkilöstöanalytiikkaa.
Mutta tekoäly on vain niin vahva kuin sen käyttäjät. Älytyökalujen hyödyntäminen edellyttää HR-henkilöstön ja esihenkilöstön kouluttamista ja pelisääntöjen sisäistämistä, jotta hyödyt voidaan saavuttaa vastuullisesti ja kestävästi. Samalla työnantajilta vaaditaan entistä enemmän: tekoälyn käyttöön liittyy juridisia, eettisiä ja käytännön kysymyksiä, jotka eivät ratkea pelkällä AI-strategiapaperilla. Lainsäädäntö asettaa tekoälyn hyödyntämiselle lisääntyviä velvoitteita – tuoreimpana EU:n tekoälyasetus, joka asettaa vaatimuksia sekä tekoälysovellusten tarjoajille että käyttäjille.
Tekoälyn käyttöönotto: tarve, riskit ja yhteistoiminta
Työnantajan on huolehdittava useista tärkeistä seikoista ennen henkilöstöhallinnon tekoälyjärjestelmän käyttöönottoa. Ensimmäinen askel on tunnistaa, mihin tarpeeseen tekoäly halutaan ottaa käyttöön ja arvioida siihen liittyvät riskit. Erityisesti työ- ja tietosuojalainsäädäntö velvoittaa arvioimaan ennakolta uuden teknologian vaikutuksia työntekijöihin. Mikäli käyttöön on tulossa esimerkiksi rekrytointia tukeva tekoälypohjainen työkalu, liikutaan työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn ydinalueella. Työnantajan on tunnistettava ja perusteltava miksi henkilötietoja käsitellään, miten ja missä määrin niitä käytetään, ja mitä muutoksia AI-järjestelmä mahdollisesti vaatii toimintatapoihin tai työnhakijoiden informointiin. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää mm. henkilötietojen riskien arviointia (vaikutustenarviointi) ennen uuden teknologian käyttöönottoa riippumatta siitä, hyödynnetäänkö siinä tekoälyä vai ei. Käytännössä henkilöstöhallinnon AI-järjestelmät tarkoittavat lähes automaattisesti, että työntekijöiden yksityisyydensuojaan liittyvät riskit on tunnistettava ja määritettävä tarvittavat suojatoimet etukäteen. Täysin automaattinen päätöksenteko henkilön rekrytoinnissa, kuten työhakemusten seulominen ilman minkäänlaista ihmisen osallistumista lopulliseen päätöksentekoon on tietosuojalainsäännön mukaan pääsääntöisesti kiellettyä, joten rekrytoijan vaikutus on aina säilyttävä osana prosessia.
Työnantajalla on myös yhteistoimintavelvoitteita silloin, kun yrityksen toimintaa kehitetään ottamalla käyttöön uutta teknologiaa. Jokaisen vähintään 20 työntekijää työllistävän organisaation on käytävä henkilöstön kanssa vuoropuhelua, jolla turvataan työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet heitä koskevissa asioissa. Tekoälypohjaisten ratkaisujen käyttöönotto HR:ssä on ilman muuta tällainen asia ja siitä on syytä keskustella henkilöstön kanssa hyvissä ajoin. Yli 50 hengen työnantajilla on lisäksi nimenomainen, kevennetty muutosneuvotteluvelvoite uuden teknologian käyttöönoton yhteydessä. Ja jos tekoälyn arvioidaan mahdollisesti vähentävän työvoiman tarvetta tai muuttavan työntekijöiden tehtäviä olennaisesti, on ennen käyttöönottoa käytävä laajemmat muutosneuvottelut henkilöstön kanssa. Kaikki nämä yhteistoimintaprosessit on käytävä oikea-aikaisesti, eli ennen hankintapäätösten tekemistä, jotta yhteistoimintalain vaatimukset täyttyvät.
Myös työturvallisuuslaki koskee tekoälyn käyttöönottoa työpaikoilla. Lain keskeinen ratio on, että työnantajan pitää tunnistaa työhön liittyvät vaaratekijät ja haitat sekä reagoida niihin ennalta. Tekoäly voi tuoda mukanaan uusia ulottuvuuksia perinteiseen työturvallisuusajatteluun: mitä vaaroja ja kuormitusta tekoälyn käyttöönotosta voi seurata, ja miten niitä tulisi ehkäistä? Esimerkiksi uuden teknologian opettelu voi kuormittaa työntekijöitä henkisesti, ja huoli omista oikeuksista voi aiheuttaa stressiä koneälyn osallistuessa HR- ja esihenkilötyöhön. Työnantajan on arvioitava nämäkin riskit ja huolehdittava tarvittavasta perehdytyksestä, työhyvinvoinnista sekä tuesta muutostilanteessa.
On jo laajasti tunnistettu, että tekoälyn käyttö haastaa syrjimättömyyttä työelämässä. Yhdenvertaisuuslain mukaan työnantaja ei saa asettaa työntekijöitä tai työnhakijoita eri asemaan syrjivillä perusteilla, kuten iän, sukupuolen tai muun henkilöön liittyvän syyn takia. Koska tekoäly oppii ja tekee päätelmiä syötetyn datan perusteella, se voi omaksua datassa piileviä ennakkoluuloja. Näin ollen voi käydä esimerkiksi siten, että rekrytointialgoritmi suosii hakijoita ansioiden sijaan sukupuolen perusteella. Jos esimerkiksi aiemmin valtaosa rekrytoiduista on ollut tiettyä sukupuolta, AI voi pitää tätä “menestyksen mallina”. Syrjivien vinoumien kitkeminen tekoälystä on haastavaa, sillä algoritmit ovat usein käyttäjälle läpinäkymättömiä ja päätöksenteko selittämätöntä. Nykyisen hallitusohjelman pohjalta Suomessa on aloitettu julkishallinnossa tutkimushanke, joka tähtää tekoälyyn liittyvien syrjintäriskien tunnistamiseen ja ennaltaehkäisyyn.
EU:n tekoälyasetus kiristää vaatimuksia asteittain
Euroopan unioni on laittanut lusikkansa soppaan tekoälyn sääntelyssä. EU:n tekoälyasetus tuli voimaan kesällä 2024, ja se tuo uusia vaatimuksia tekoälyn hyödyntämiselle. Vuoden 2025 helmikuusta alkaen asetus on jo edellyttänyt organisaatioita opettamaan henkilöstönsä tekoälylukutaitoisiksi. Tekoälylukutaidolla tarkoitetaan työntekijöiden kykyä arvioida tekoälyn tuottamia ratkaisuja kriittisesti sekä käyttää tekoälyä vastuullisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jatkoa on luvassa elokuusta 2026 alkaen, jolloin asetuksen keskeiset riskiperusteiset velvoitteet astuvat voimaan. Riskiluokituksia on neljä: kokonaan kielletty, suuririskinen, rajoitettu riski sekä vähäriskinen. Tämä on merkittävä etappi tekoälyä hyödyntäville työnantajille, sillä moni HR-prosessien tueksi hankittu järjestelmä luokitellaan asetuksessa korkean riskin tekoälyjärjestelmäksi. Korkea riski tuo mukanaan myös korkeammat lakisääteiset vaatimukset tekoälyä käyttävälle työnantajalle. Tekoälyasetuksen noudattamista tehostavat muhkeat sakkorangaistukset, jotka voivat parhaillaan olla miljoonaluokkaa riippuen yrityksen koosta.
Kokonaan kiellettyjä ovat työntekijöiden tunteiden tunnistukseen käytettävät sovellukset, jotka analysoivat esimerkiksi työntekijän aikomuksia tai työtyytyväisyyttä. Samoin biometristen tunnisteiden käyttäminen luokitteluun etnisen alkuperän, poliittisen mielipiteen, uskonnon tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella ei ole sallittua. Niin ikään henkilöiden sosiaalinen pisteyttäminen henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella on kiellettyä, mikäli se johtaa henkilön kannalta haitalliseen kohteluun, kuten rajoittaa tai estää esimerkiksi uralla etenemistä. Myöskään tiedostamaton vaikuttaminen tai haavoittuvuuksien hyväksikäyttö ei ole sallittua.
Asetuksen terminologiassa työnantaja on tyypillisesti järjestelmän käyttöönottaja, kun se hankkii valmiin tekoälyratkaisun HR-tarpeisiin. On kuitenkin mahdollista, että organisaatio muokkaa yleiseen käyttöön kehitettyä tekoälyjärjestelmää omaan tarkoitukseensa, jolloin työnantajasta voikin tulla asetuksen tarkoittama järjestelmän tarjoaja. Ero käyttäjän ja tarjoajan rooleissa on olennainen: tarjoajalla on huomattavasti laajemmat oikeudelliset velvollisuudet (esim. jatkuva laadunvarmistus, tekninen dokumentaatio, järjestelmän sertifiointi ja tarkka viranomaisraportointi) verrattuna pelkkään käyttöönottajaan. Siksi työnantajan kannattaa lähtökohtaisesti hyödyntää mieluummin valmiita, HR-käyttöön suunniteltuja sovelluksia – ja käyttää niitä juuri valmistajan ohjeiden ja tarkoittaman käyttötarkoituksen mukaisesti.
Suuret riskit ja suuremmat vastuut
Millaista tekoälyn käyttöä sitten pidetään suuririskisenä HR-kontekstissa? Automaattinen päätöksenteko ja profilointi henkilön ominaisuuksien perusteella on aina suuririskistä. Asetuksen mukaan korkean riskin tekoälytyökaluja ovat sellaiset järjestelmät, jotka vaikuttavat ihmisten työhön pääsyyn, työehtoihin tai uralla etenemiseen sekä työssä suoriutumista koskevaan päätöksentekoon. Korkeariskisiksi luokitellaan esimerkiksi tekoälyjärjestelmät, joita käytetään rekrytoinnissa, työsuhteen ehtojen ja urakehityksen päätöksenteossa tai vaikkapa työsuhteen päättämisessä. Samassa riskikategoriassa ovat myös järjestelmät, jotka allokoivat työtehtäviä henkilön käyttäytymisen, persoonallisuuden tai muiden henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella, sekä järjestelmät, joilla seurataan ja arvioidaan työntekijöiden suoriutumista työsuhteen aikana. Kaikki nämä ovat tilanteita, joissa tekoäly vaikuttaa suoraan ihmisiin ja heidän kohteluunsa työelämässä. Siis juuri niitä herkkiä tilanteita, joissa riskit on tunnistettava.
Aivan yksiselitteistä rajanveto ei silti ole. Edellä mainitut käyttötarkoitukset voidaan katsoa vähäriskisiksi, jos AI:n käyttö ei aiheuta merkittävää vahinkoa tai vaaraa työntekijöiden terveydelle, turvallisuudelle tai perusoikeuksille eikä vaikuta olennaisesti heitä koskevaan päätöksentekoon. Esimerkiksi järjestelmä, joka seuloo työhakemuksia ja suosittelee rekrytoijalle sopivimmat kandidaatit olisi mitä ilmeisimmin korkean riskin sovellus. Sen sijaan tekoälytyökalu, joka vain luokittelee ja siirtää hakemuksia järjestelmästä toiseen vaikuttamatta hakijoiden jatkoonpääsyyn, tai havaitsee poikkeamia päätöksenteossa ilman varsinaista puuttumista itse päätökseen, kuuluisi vähäisen riskin kategoriaan. Rajoitetun riskin kategoriassa ovat esimerkiksi vuorovaikutteiset tekoälytyökalut, kuten HR-asioissa toimivat virtuaaliset avustajat. Rajoitetun riskin kategoriassa työnantajan on informoitava käyttäjiä tekoälystä.
Kun työnantaja ottaa käyttöön korkeariskisen tekoälyjärjestelmän, asetus edellyttää työnantajaa huolehtimaan useista velvoitteista. Ensinnäkin on varmistettava, että järjestelmää käytetään asianmukaisesti sen käyttöohjeiden ja käyttötarkoituksen mukaisesti. Toiseksi järjestelmälle on nimettävä vastuuhenkilö tai -tiimi, joka valvoo tekoälyn toimintaa. Valvontavastuullisella tulee olla riittävä pätevyys, koulutus ja valtuudet sekä tarvittavat resurssit tehtävän hoitamiseen. Työnantajan on myös kiinnitettävä erityistä huomiota datan hallintaan: varmistettava, että organisaation syöttämät tiedot ovat käyttötarkoitukseen nähden olennaisia ja riittävän edustavia, jotta tekoäly ei johda harhaan. Lisäksi käyttäjäorganisaation on reagoitava mahdollisiin riskeihin käytön aikana ja raportoitava järjestelmän toimittajalle sekä viranomaiselle, mikäli AI:n toiminnassa havaitaan esimerkiksi virheitä tai vinoutunutta päätöksentekoa, sekä tarvittaessa tehtävä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa.
Läpinäkyvyys korostuu niin ikään asetuksessa: työntekijöille on tiedotettava tekoälyjärjestelmän käyttöönotosta, ja jos he ovat tekoälypohjaisten päätösten kohteena, heillä on oikeus saada selitys heihin vaikuttavasta päätöksestä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, työnantajan on säilytettävä tekoälyjärjestelmän lokitiedot vähintään 6 kuukauden ajan, mikäli nämä lokit ovat sen hallinnassa. Lokitietoihin tallentuu esimerkiksi, miten järjestelmä on tehnyt päätöksiä. Tietojen säilyttäminen ja jäljittäminen on keskeistä mahdollisten myöhempien riitatilanteiden selvittämisessä.
Kuten todettu, jo nykyisinkin monet lait edellyttävät työnantajilta samansuuntaista toimintaa. Esimerkiksi työntekijöiden informointi voidaan hoitaa asianmukaisesti yhteistoimintaprosessin kautta, ja henkilötietojen osalta myös tietosuojalainsäädäntö edellyttää tarkoituksenmukaista käsittelyä. EU:n tekoälysääntely kuitenkin täydentää tätä kokonaisuutta tuomalla mukaan aivan uusia, konkreettisia AI-velvoitteita: korkean riskin tekoälyjärjestelmien käytössä on huolehdittava mm. lokitietojen säilyttämisestä sekä jatkuvasta riittävästä valvonnasta koko järjestelmän elinkaaren ajan.
Käyttäjät ja data AI-strategian ytimessä
Vaikka lainsäädäntö asettaa raamit tekoälyn vastuulliselle käytölle, lopullinen menestys ratkaistaan ihmisten toimesta. Yritys voi luoda kunnianhimoisen AI-strategian, mutta mikäli työntekijöillä ei ole kykyä, halua tai luottamusta käyttää järjestelmää, hyödyt voivat jäädä saavuttamatta. Käyttäjien luottamus järjestelmään on ratkaisevassa roolissa ja henkilöstöä koskevissa päätöksissä se on suorastaan kriittistä. Tutkimukset osoittavat, että omiin oikeuksiin tai järjestelmän käyttötarkoitukseen liittyvät huolet vaikuttavat suoraan siihen, hyväksyvätkö työntekijät tekoälyn osaksi työarkeaan. Vastaavasti luottamusta nakertaa ajatus omien vaikutusmahdollisuuksien heikentymisestä sekä epäluottamus järjestelmän todellisia kykyjä kohtaan.
Työnantajien kannattaakin panostaa tekoälyn mahdollisimman avoimeen ja läpinäkyvään käyttöönottoon sekä henkilöstön kattavaan informointiin. Tekoälyn integrointi osaksi HR-toimintoja on aina myös muutosprosessi, joka edellyttää perinteistä muutosjohtamista ja uuden oppimista. Uusi teknologia voi alkuun kuormittaa niin käyttäjiä kuin niitä, joita sen päätökset koskevat riippuen yksilön roolista ja valmiuksista. Siksi johdon on tärkeää kuunnella henkilöstöä, tarjota tarvittavaa tukea ja ennen kaikkea viestiä muutoksesta. Myös jälkikäteiset erimielisyydet ja mahdolliset riitaprosessit ennaltaehkäistään parhaiten, kun panostetaan osaamiseen sekä tekoälylukutaitoon.
Käytettävyys on avainasemassa onnistuneessa tekoälyinvestoinnissa. On havaittu niin sanottu “shadow AI”-ilmiö: jos työnantajan tarjoamat työkalut koetaan hankaliksi tai tehottomiksi, työntekijät saattavat alkaa käyttää organisaation ulkoisia tekoälyratkaisuja organisaation omien työkalujen sijaan. Tämä voi johtaa siihen, että tekoälyinvestoinnin hyödyt valuvat hukkaan ja samalla syntyy konkreettisia tietosuoja- ja tietoturvariskejä, kun dataa käsitellään hallitsemattomissa kanavissa. Organisaation on siis panostettava riittävän tekoälylukutaidon ohella kunnolliseen käyttökoulutukseen, jotta jokainen osaa hyödyntää uusia järjestelmiä. Samalla on tärkeää luoda selkeät ohjeistukset siitä, miten ulkopuolisia AI-työkaluja (esim. yleisiä chatbotteja tai muita palveluja) saa työssä käyttää. Näin turvataan, etteivät henkilötiedot, liikesalaisuudet tai muut luottamukselliset tiedot vaarannu.
Koneälyaikakauden keskeinen fundamentti on, että tekoäly on juuri niin luotettava kuin se data, jota se käyttää. Big datan ohella kiikareiden on oltava organisaation omassa henkilöstödatassa: mikäli se on puutteellista tai virheellistä, tekoäly tekee väistämättä vääriä tai epätarkkoja johtopäätöksiä. Pahimmillaan työnantaja voi tulla syrjineeksi työntekijää tai työnhakijaa tahattomasti, mikäli dataan on historian saatossa pesiytynyt rakenteellista vinoumaa. EU:n tekoälyasetus asettaakin nimenomaisen velvoitteen huolehtia datan laadusta ja luotettavuudesta korkean riskin HR-järjestelmissä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että HR-datan keräämiseen, päivittämiseen ja siivoamiseen on syytä kiinnittää jatkuvaa huomiota, jotta tekoälypohjaiset päätökset pohjautuvat vain mahdollisimman edustavaan, totuudenmukaiseen ja merkitykselliseen tietoon. Kyse ei kuitenkaan ole kokonaan uudesta periaatteesta, sillä työnantajilla on ollut jo yli kahdenkymmenen vuoden ajan velvollisuus käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia työntekijätietoja työelämän tietosuojalain nojalla.
Lopuksi
Tekoälyn valtavaa potentiaalia tullaan varmasti hyödyntämään entistä laajemmin myös henkilöstöhallinnon tukena tulevina vuosina. Vaikka sen käyttö ei ole juridisesti tai eettisesti ongelmatonta, voi tekoäly parhaimmillaan tehdä työstä mielekkäämpää ja HR- sekä esihenkilötyöstä tasapuolisempaa, yksilöllisempää ja tehokkaampaa. Tekoälyn käyttö on kuitenkin toteutettava suunnitelmallisesti, jotta potentiaalista saadaan kaikki tehot irti ja samalla varmistetaan työntekijöiden oikeuksien toteutuminen. Lopulta kaiken tämän ytimessä ovat ihmiset: käyttäjät, jotka tekevät strategiasta todellisuutta jokapäiväisessä työssä. Organisaatiot, jotka panostavat aidosti henkilöstönsä tekniseen ja eettiseen osaamiseen sekä helppokäyttöisiin työkaluihin, ovat tekoälyaikakaudella vahvoilla.
Kaisa Salo
Counsel
+35840 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Yhteistoimintalaki muuttuu 1.7.2025 alusta alkaen. Muutosten myötä 20-49 työntekijän työnantajaorganisaatioiden yhteistoimintavelvollisuuksia rajataan melko merkittävästi nykytilanteeseen verrattuna. Myös isompien, vähintään 50 työntekijää työllistävien työnantajien velvoitteet kevenevät, kun vähimmäisneuvotteluajat lyhenevät kokonaisuudessaan puolella aiemmasta.
Mitä tarkoitetaan lain yleisen soveltamisalan muutoksella?
Yhteistoimintalaki soveltuu 1.7.2025 alkaen säännöllisesti vähintään 50 työntekijää työllistävissä työnantajayrityksissä ja -yhteisöissä sekä sivuliikkeissä kaikilta osin. Sen sijaan 20-49 työntekijää työllistävien työnantajien velvollisuus muutosneuvotteluihin sekä vuoropuheluun on huomattavasti rajatumpi. Henkilöstön edustamista ja seuraamuksia koskeva sääntely koskee jatkossakin kaikkia vähintään 20 työntekijää työllistäviä työnantajia. Laki ei edelleenkään sovellu miltään osin alle 20 työntekijän työnantajaorganisaatioissa.
Mikä muuttuu vähintään 50 työntekijää työllistävillä työnantajilla?
Merkittävä muutos on, että lain mukaiset vähimmäisneuvotteluajat lyhenevät puolella nykyisestä. Eli mikäli työnantaja suunnittelee alle 10 työntekijään kohdistuvia vähennystoimenpiteitä tai olennaisia työsuhdemuutoksia tuotannollis-taloudellisin perustein, on vähimmäisneuvotteluaika heinäkuun alusta alkaen seitsemän päivää. Mikäli työnantaja suunnittelee esimerkiksi lomauttavansa vähintään 10 työntekijää toistaiseksi, on neuvotteluaika jatkossa kolme viikkoa. Enintään 90 päivän tilapäisissä lomautuksissa sovelletaan lyhyempää seitsemän päivän neuvotteluaikaa. Lisäksi edelleenkin on mahdollista, että työehtosopimuksissa on sovittu laista poikkeavia neuvotteluaikoja.
Tulee huomioida, etteivät muutosneuvotteluiden vähimmäisvaatimukset muutu muilta osin kuin neuvotteluaikojen osalta. Jatkossakin tulee huolehtia perusteiden, aiottujen suunnitelmien, niiden vaikutusten, vaihtoehtojen ja työllistymistä tukevien toimintamallien käsittelystä samalla tavalla kuin nykyisin. Eli vaikka neuvotteluvelvoitteen lyheneminen voi tuntua helpotukselta, tulee neuvotteluiden huolellinen etukäteissuunnittelu korostumaan entisestään, jotta lain vaatimukset ehditään varmasti täyttämään puolet lyhyemmässä ajassa. Mikäli työnantaja aikoo käydä neuvottelut esimerkiksi organisaatiomuutoksesta, jonka seurauksena kahdeksan työntekijän työsuhteet muuttuvat olennaisesti eri henkilöstöryhmissä, joilla on omat edustajansa, voi työnantajalla olla edessään tiukka viikko, mikäli neuvottelut halutaan maaliin vähimmäisneuvotteluaikojen puitteissa.
Mikä muuttuu 20–49 työntekijää työllistävillä työnantajilla?
Huomattava kevennys on, ettei pienempien työnantajien tarvitse enää jatkossa aloittaa automaattisesti muutosneuvotteluprosessia suunnittelemiensa organisaatiomuutosten tai vähennystoimenpiteiden läpiviemiseksi. Ensinnäkin pienempien työnantajien osalta määräaikaiset enintään 90 päivän lomautukset on suljettu kokonaan muutosneuvotteluiden ulkopuolelle. Velvollisuus muutosneuvotteluihin on kuitenkin edelleen olemassa silloin, kun tuotannollis-taloudellisin perustein suunnitellut vähennystoimet tai olennaiset työsuhdemuutokset kohdistuvat vähintään 20 työntekijään 90 kalenteripäivän ajanjakson aikana.
Edellä mainittu 90 päivän aikamääre saattaa aiheuttaa päänvaivaa joissakin tilanteissa. Esimerkiksi jos toistaiseksi voimassa olevia lomautuksia on ensin harkittu 16 työntekijän osalta, ei muutosneuvotteluita tarvitse käydä ennen toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Mikäli arvio osoittautuukin vääräksi ja lomautuksia joudutaankin kohdistamaan vielä viiteen muuhun työntekijään 90 päivän sisällä, työnantajan on aloitettava muutosneuvottelut uusien lomautustarpeiden osalta, koska yhteenlaskettu työntekijämäärä ylittää 20. Alle 50 työntekijän yritykset soveltavat aina seitsemän päivän neuvotteluaikaa.
Lisäksi 20–49 työntekijää työllistäviltä työnantajilta poistuu kokonaan velvollisuus käydä muutosneuvotteluita työn organisointiin tai järjestelyihin tehtävistä ns. vähäisemmistä muutoksista, jotka kuuluvat työnantajan työnjohtovaltaan. Sen sijaan liikkeen luovutusta, sulautumista ja jakautumista koskevia tiedonanto- ja neuvotteluvelvoitteita tulee noudattaa myös jatkossa samalla tavalla kuin nykyisin.
Velvollisuus vuoropuheluun henkilöstön kanssa säilyy edelleen, mutta 20-49 työntekijän työpaikat voivat jatkossa suunnitella vapaammin omat työpaikkakohtaiset vuoropuhelukäytännöt, eli mistä asioista vuoropuhelua käydään ja milloin. Tämä on oivallinen tilaisuus rakentaa oman näköiset yhteistoimintamallit, jotka sopivat parhaiten kunkin työyhteisön tarpeisiin. Vapaudesta huolimatta vuoropuhelussa tulee edelleen käsitellä vähintään kuitenkin ne asiat, joista muussa lainsäädännössä on määrätty, kuten henkilötietojen keräämisen periaatteet. Vuoropuhelukäytännöistä pitäisi pyrkiä sopimaan henkilöstön kanssa, mutta viime kädessä työnantaja päättää miten toimitaan. Käytännöt tulee kirjata ja viestiä henkilöstölle, esimerkiksi työpaikan intrassa.
Mitä uudella työvoimapalveluiden selvittämiselle varattavalla ajalla tarkoitetaan?
Uusi säännös voi vaikuttaa työsuhteiden päättämistoimiin irtisanomistilanteissa muutosneuvotteluiden jälkeen, ja se on syytä huomioida tarkoin, koska sen rikkominen voi aiheuttaa myös hyvitysvelvollisuuden työnantajalle.
Mikäli työnantaja on antanut neuvotteluesityksen, jonka mukaan irtisanomisia voisi kohdistua vähintään 10 työntekijään, ei irtisanottavan työsuhde saisi päättyä ennen kuin neuvotteluesityksen toimittamisesta työvoimaviranomaiselle olisi kulunut 30 päivää. Säännöksellä halutaan varmistaa työvoimaviranomaiselle riittävä aika selvittää yhdessä työnantajan kanssa työllistymistä tukevat työvoimapalvelut ennen kuin työsopimus päättyy. Irtisanomisaika ja 30 päivän määräaika voisivat kulua päällekkäin ja määräaika laskettaisiin kalenteripäivinä neuvotteluesityksen toimittamisesta. Käytännössä lyhyt neuvotteluaika yhdistettynä lyhyeen irtisanomisaikaan voisi johtaa siihen, että 30 päivän aikaraja alittuu, mikä tulee huomioida päättämistoimien ajoittamisessa. Pienemmille työnantajille velvoite realisoituisi melko rajatuissa tilanteissa, koska neuvotteluesitystä ei lähtökohtaisesti tarvitse antaa, kuin vähintään 20 työntekijään kohdistuvissa vähennystoimissa.
Lopuksi
Joustoista huolimatta lakimuutokset tuovat tullessaan melko lailla uusia huomioitavia seikkoja, sekä niihin liittyviä soveltamiskysymyksiä. Prosessien oikea-aikainen ja huolellinen suunnittelu korostuvat entisestään, vaikka neuvotteluajat lyhenevät merkittävästi. Etenkin 20-49 työntekijää työllistäviltä työnantajilta uudet reunaehdot edellyttävät erityistä valppautta henkilöstövaikutusten arvioinnissa.
Ota meihin yhteyttä, jos suunnittelet henkilöstömuutoksia ja yt-lain muutokset pistävät pään pyörälle, niin autamme mielellämme!
Kaisa Salo
Counsel
040 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.