Ennen lomaa ei pitäisi juosta itseään loppuun – mitä työnantajan kannattaa tehdä?

Kesäloman alla monella työpaikalla näkyy sama kaava: kalenterit täyttyvät, keskeneräiset asiat halutaan pois pöydältä ja vastuut selviävät vasta viime metreillä. Ajatus on ymmärrettävä, mutta huonosti johdettuna seuraukset näkyvät nopeasti kuormituksena, virheriskeinä ja tarpeettomina pullonkauloina. Yrityksen näkökulmasta hyvä lomasuunnittelu ei ole pehmeä henkilöstöetu vaan käytännöllinen tapa johtaa työtä hallitummin.

Kesäloman kynnyksellä työpaikoilla tehdään usein sama virhe: ajatellaan, että ennen lomia kannattaa vielä puristaa vähän enemmän, jotta asiat saadaan valmiiksi. Käytännössä tämä tarkoittaa täysiä kalentereita, viivästyneitä sijaisjärjestelyjä, kiireessä tehtyjä päätöksiä ja sitä, että ihmiset lähtevät lomalle vasta siinä vaiheessa, kun kuormitus on jo ehtinyt kasvaa liian suureksi.

Ongelma ei silti useimmiten ole loma. Ongelma on tapa, jolla työtä on johdettu kevään aikana.

Yritykselle tämä ei ole vain jaksamiskysymys. Se on samalla johtamisen, riskienhallinnan ja liiketoiminnan jatkuvuuden kysymys. Kun lomiin ei varauduta ajoissa, päätöksenteko hidastuu, vastuut hämärtyvät ja samoihin avainhenkilöihin nojaudutaan vielä silloinkin, kun heidän pitäisi olla poissa palautumassa.

Loma ei korjaa kevään rakenteellista kuormitusta

Kesäloma on palautumisen kannalta tärkeä katkos, mutta sen varaan ei kannata rakentaa koko kevään johtamismallia. Työterveyslaitos on muistuttanut, että palautumista ei voi säästää lomaan. Työstä irrottautumista, taukoja, lepoa ja riittävää unta tarvitaan pitkin vuotta, ei vasta heinäkuussa. Työterveyslaitoksen mukaan myös loman myönteiset vaikutukset hyvinvointiin jäävät yleensä melko lyhyiksi.

Siksi ei ole kovin kestävä ajatus, että keväällä voidaan venyä vähän enemmän, koska kesällä sitten levätään. Jos työn määrä, työnjako, vastuut tai päätöksenteon käytännöt ovat jo ennen lomia kuormittavia, loma voi helpottaa hetkeksi, mutta ei poista varsinaista syytä.

Arjessa kuormitus syntyy harvoin vain siitä, että töitä on paljon. Usein sitä lisäävät yhtä aikaa vaihtuvat prioriteetit, epäselvät vastuut, jatkuvat keskeytykset ja se, että päätöksiä odotetaan liian alhaalta organisaatiosta. Kun nämä kasautuvat juuri ennen lomaa, työntekijä ei kanna lomalle vain kiirettä vaan myös keskeneräisyyttä ja epäselvyyttä. Silloin palautuminen ei ala heti loman alussa, vaan vasta viiveellä.

Miksi tämä on myös juridinen kysymys?

Työturvallisuuslain näkökulmasta työnantajan velvollisuudet eivät rajoitu fyysisiin vaaratekijöihin. Työnantajan on selvitettävä ja tunnistettava työstä, työajoista, työn järjestelyistä ja työympäristöstä aiheutuvia haitta- ja vaaratekijöitä. Tämä ulottuu myös työn kuormitustekijöihin. Jos työntekijän todetaan kuormittuvan työssään terveydelle haitallisella tavalla, työnantajan on ryhdyttävä käytettävissään olevin keinoin toimiin tilanteen selvittämiseksi ja vaaran vähentämiseksi.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että myös psykososiaalinen kuormitus kuuluu työnantajan vastuupiiriin. Kiire, epäselvät vastuut, hallitsematon työmäärä, jatkuvat keskeytykset tai puutteellinen priorisointi eivät ole työelämän sivujuonne, vaan ne voivat muodostaa kuormitusta, johon työnantajan pitää puuttua. Tämä ei tarkoita sitä, että työssä ei koskaan saisi olla kuormittavia vaiheita. Olennaista on kokonaisuus. Jos kuormitusviestit toistuvat, työmäärä ei ole realistinen tai työtehtäviä hoidetaan järjestelmällisesti venymällä, kysymys ei enää ole yksittäisestä kiirepiikistä. Silloin on arvioitava, mitä työnjaossa, resursoinnissa, aikatauluissa tai johtamiskäytännöissä on muutettava.

Tästä syystä ennen lomaa syntyvää ylikuormitusta ei kannata käsitellä vain hyvinvointipuheena. Yritykselle se on yhtä aikaa työoikeudellinen, operatiivinen ja taloudellinen kysymys.

Vuosiloma on suunniteltava ennakoiden

Sama teema näkyy myös vuosilomalaissa. Työnantajan on ilmoitettava vuosiloman ajankohdasta lähtökohtaisesti viimeistään kuukautta ennen loman alkamista. Jos tämä ei ole mahdollista, ilmoitus on tehtävä viimeistään kahta viikkoa ennen loman alkua. Lain rakenne kertoo olennaisen: lomien on tarkoitus perustua ennakointiin, ei viime hetken improvisaatioon. Lomakausi sijoittuu vuosilomalaissa välille 2.5.–30.9.

Jos kesän vastuut, varahenkilöt, hyväksynnät tai asiakasrajapinnan käytännöt ovat vielä juuri ennen lomakautta auki, ongelma ei yleensä ole loma. Ongelma on siinä, ettei organisaatio ole valmistautunut ennakoitavaan poissaolokauteen riittävän ajoissa.

Tämä näkyy usein nopeasti. Päätöksenteko hidastuu, tärkeät asiat ruuhkautuvat väärällä hetkellä ja loman aikana joudutaan ottamaan yhteyttä juuri niihin ihmisiin, joiden piti olla poissa. Pahimmillaan syntyy toimintamalli, jossa organisaatio on nimellisesti lomalla mutta käytännössä edelleen samojen avainhenkilöiden varassa.

Mitä työnantajan kannattaa tehdä ennen lomakautta?

Ensimmäinen tehtävä on priorisoida aidosti. Monessa organisaatiossa priorisoinnista puhutaan paljon, mutta käytännössä viesti on silti se, että kaikki olisi hyvä saada valmiiksi ennen lomia. Juuri tämä ajaa ihmiset loppusuoralla kohtuuttomaan puristukseen.

Johdon pitäisi sanoittaa näkyvästi kolme asiaa: mitä on oikeasti saatava valmiiksi ennen lomakautta, mitä voidaan siirtää syksyyn ja mitä ei tehdä lainkaan. Tämä vähentää kuormitusta usein tehokkaammin kuin yksikään yleinen muistutus palautumisen tärkeydestä, koska samalla ihmiset saavat luvan keskittyä olennaiseen.

Toinen tehtävä on käsitellä lomasuunnittelua resursointikysymyksenä, ei pelkkänä kalenteriharjoituksena. Kuka vastaa asiakkaista, sopimuksista, hyväksynnöistä ja kiireellisistä poikkeustilanteista? Kuka tekee päätökset vastuuhenkilön poissa ollessa? Kuka toimii varahenkilönä, ja onko se aidosti mahdollista myös käytännössä?

Kolmas tehtävä on sopia tavoitettavuuden pelisäännöt etukäteen. Missä tilanteissa lomalla olevaan henkilöön voidaan olla yhteydessä, ja missä tilanteissa ei? Jos tätä ei ratkaista ennakolta, organisaatio siirtää helposti oman suunnittelupuutteensa yksittäisten työntekijöiden venymisen varaan.

Neljäs tehtävä on ottaa kuormitusviestit vakavasti ennen kuin ne näkyvät sairauspoissaoloina, henkilöriskeinä tai lähtöhaluina. Jos työmäärä ei ole hallittavissa, ongelmaa ei ratkaista vain muistuttamalla tauoista tai palautumisesta. Silloin on katsottava työn määrää, työnjakoa, aikatauluja, päätöksentekoa ja esihenkilöiden todellisia mahdollisuuksia johtaa tilannetta.

Johtoryhmälle hyödyllinen kysymys on lopulta yksinkertainen: onko organisaatiossa oikeasti päätetty, mitä pitää saada valmiiksi ennen lomia ja mitä ei? Jos tätä priorisointia ei tehdä johdon tasolla, priorisointi tapahtuu käytännössä työntekijöiden venymisen kautta. Se on kallis tapa johtaa.

Hyvä kesäloma rakennetaan jo ennen loman alkua

Yrityksen näkökulmasta tärkein oivallus on yksinkertainen. Kesäloma on työntekijän oikeus ja palautumisen kannalta tärkeä tauko, mutta se ei ole keino paikata rakenteellisesti liian kuormittavaa kevättä.

Parhaimmillaan ennen lomaa tehty kuormituksenhallinta näkyy nopeasti. Ihmiset eivät kanna keskeneräistä kaaosta lomalle. Esihenkilöt eivät jää yksin paikkaamaan järjestelmän puutteita. Loman aikainen tavoitettavuus vähenee oikeasti, eikä vain paperilla. Syksy alkaa hallitummin, koska työ on jo valmiiksi paremmin järjestetty.

Hyvä kesäloma ei siis synny sattumalta. Se rakentuu siitä, että työpaikalla päätetään ajoissa, mikä on olennaista, mitä voidaan siirtää ja miten varmistetaan, että ihmisillä on todellinen mahdollisuus irrottautua työstä. Kun tässä onnistutaan, lomalta palataan useammin levänneenä, toimintakykyisenä ja valmiina tarttumaan toimeen. Se näkyy yleensä nopeasti myös työn sujuvuudessa, päätöksenteon laadussa ja koko liiketoiminnan vireessä.

Satu Edberg

HR- ja toimistopäällikkö

satu.edberg@legalfolks.fi  

p. +358 40 531 1542

Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.