Rahanpesun riskiarvioissa havaittiin puutteita - mikä on yrityksenne tilanne?

Aluehallintovirasto kertoi tiedotteessaan tuloksia vuonna 2021 toteutetusta rahanpesulain valvonnasta. Ilmenneiden puutteiden vuoksi viranomainen kertoi jatkavansa valvontaa myös tämän vuoden kuluessa.

Selvityspyyntöjen huolestuttavat tulokset

Valvontaa kohdistettiin usealle eri toimialalle ja riskiarvio pyydettiin noin 50:tä toimijalta jokaiselta alalta. Ilmoitusvelvollisilla on lakiin perustuva velvollisuus laatia kirjallinen riskiarvio rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen riskien tunnistamiseksi ja niiden hallitsemiseksi. Viranomaiset ovat antaneet riskiarvioiden laadintaan paljon ohjeistuksia ja pyrkineet tiedottamaan vaatimuksista, joten velvollisuuden ei pitäisi olla lain soveltamisalaan kuuluvien yritysten osalta yllätys.

Valvontahavaintojen perusteella usealla ilmoitusvelvollisella oli puutteita tai jopa suuria puutteita riskiarvioiden laadinnassa. Aluehallintoviraston mukaan tyypillisiä puutteita olivat riskien puutteellinen arviointi ja tunnistaminen sekä riskiarvioiden päivittäminen. Lisäksi ongelmana nähtiin valmiiden riskiarvioiden kopioiminen eli esimerkiksi massapalveluina sidosryhmille tuotettujen mallipohjien käyttö. Niitä kopioimalla ei perehdytä kyseisen yrityksen toimintaan ja riskeihin lain edellyttämällä tavalla.

Mikä on tilanne yrityksessänne? Onko riskiarvio laadittu ja miten tarkkaan riskejä on arvioitu?

Rahanpesulain luonnetta ei täysin ymmärretä

Moni ilmoitusvelvollinen näkee rahanpesulain asettamat velvollisuudet ikävänä byrokratiana ja lisäprosesseina eikä lain tarkoitusta ja ennalta estävää luonnetta täysin ymmärretä. Vuonna 2021 toteutetuissa tarkastuksissa havaittiin, että ilmoitusvelvollisilla oli usein puutteita riskiperusteiseen arviointiin pohjautuvissa menettelyissä sekä tosiasiallisten edunsaajien ja PEP-statusten selvittämisessä ja tunnistamisessa.

Apua rahanpesulain asettamien velvollisuuksien noudattamiseen

Olemme aiemmin kirjoittaneet blogissamme rahanpesun riskiarviosta. Autamme mielellämme niin riskiarvion kuin muunkin dokumentaation laatimisessa. Riskiarvion laatiminen ammattilaisen avulla on myös kustannustehokasta, sillä kokemuksen avulla riskien tunnistaminen on vaivattomampaa. Näin yrityksenne voi keskittyä ydinliiketoimintaan.

Osana riskiarvion laatimista käymme läpi yrityksenne liiketoimintaa, asiakasryhmiä, maantieteellisiä liittymäpintoja sekä palveluita ja tuotteita. Prosessi on myös hyödyllinen liiketoiminnan kehittämisen kannalta, sillä se usein herättää pohtimaan omaa asiakaskuntaa ja hyvän asiakaskokemuksen antamista.

Ota yhteyttä, mikäli rahanpesun riskiarvioon liittyen herää kysymyksiä.

Inka Kärkkäinen

Counsel

inka.karkkainen@legalfolks.fi

+358 50 345 3195

Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.

Viranomaisen valvonta rahanpesun estämisessä - mitä valvonta tarkoittaa käytännössä?

Rahanpesulaissa säädetään ne velvoitteet ja toimenpiteet, joita valvottavien yritysten, yhteisöjen ja muiden elinkeinonharjoittajien täytyy omassa toiminnassaan noudattaa. Näillä toimenpiteillä pyritään ehkäisemään rahanpesua ja terrorismin rahoittamista sekä helpottamaan tällaisen toiminnan paljastamista. Rahanpesulain säännösten ja määräysten noudattamista valvovat Suomessa muun muassa Finanssivalvonta, aluehallintovirasto ja Asianajajaliitto.

Mikäli valvova taho havainnoi, ettei rahanpesulakia noudateta, ilmoitusvelvolliselle voidaan määrätä hallinnollisia seuraamuksia.

Aluehallintoviraston alla suurin osa ilmoitusvelvollisista

Otan käsittelyyn erityisesti aluehallintoviraston toteuttaman valvonnan ja tarkastukset, koska ne koskevat määrällisesti suurinta joukkoa. Esimerkiksi Finanssivalvonnan valvottavista merkittävä osa on suurempia finanssialan toimijoita, jolloin valvonnat voivat olla keskittyneitä vain tarkempiin yksityiskohtiin.

Etelä-Suomen aluehallintovirasto valvoo rahanpesulain noudattamista valtakunnallisesti.

Rahanpesun valvontarekisteri

Yksi aluehallintoviraston valvontatyökaluista on rahanpesun valvontarekisteri, joka tehostaa rahanpesulain valvontaa. Se sujuvoittaa aluehallintoviraston ja sen valvottavien välistä yhteydenpitoa ohjeistuksesta ja tietojen ilmoittamisesta ja keräämisestä. Rahanpesulaki velvoittaa aluehallintoviraston valvomia toimijoita hakeutumaan rahanpesun valvontarekisteriin. Rekisteriin ei tarvitse hakeutua, jos liiketoiminta edellyttää toimilupaa, tai toimija kuuluu jo johonkin muuhun elinkeinorekisteriin. Aluehallintovirasto voi tiettyjen toimialojen kohdalla valvoa myös ennakollisesti: he arvioivat yrityksen vastuuhenkilöiden luotettavuutta siinä vaiheessa, kun yritys merkitään rahanpesun valvontarekisteriin.

Rekisteröintivelvoite koskee mm. kirjanpito-, laki- ja veroneuvontapalveluita tarjoavia, rahoitus- ja yrityskonsultoinnin toimijoita sekä tietyiltä osin taide- ja tavarakauppaa tekeviä tahoja. Kuka vain voi tarkistaa, kuuluuko jokin yritys valvontarekisteriin. Pelkästään rekisteriin kuulumattomuus on peruste rahanpesulain laiminlyönnille ja lain mukaisen sanktion määräämiselle!

Aluehallintoviraston toteuttama tarkastus

Aluehallintoviraston keskeisiä valvontakeinoja ovat valvottavien liiketiloihin tehtävät tarkastukset sekä asiakirjatarkastukset. Aluehallintovirastolla on liiketilojen tarkastusoikeuden lisäksi laajat tiedonsaantioikeudet valvottavan toimijan toiminnasta.

Ennakkoon tarkastus voi tuntua jännittävältä, mutta aluehallintovirastolle se on hyvin rutiininomaista. Alla näet esimerkin asiakirjatarkastuksen etenemisestä:

1. Aluehallintovirasto ottaa yhteyttä valvottavaan ilmoitusvelvolliseen ja pyytää tietoja esimerkiksi riskiarviosta. Vastausaika ei useimmiten ole pitkä.

2. Aluehallintovirasto perehtyy annettuihin materiaaleihin ja esittää tarvittaessa lisäkysymyksiä eli selvitys- ja täydennyspyyntöjä. Viranomainen saattaa pyytää riskiarvion perusteella nähtäväksi esimerkiksi asiakasrekisterin, asiakkuuksiin liittyvät sopimukset ja sisäiset oheistukset ja näin ollen asiakirjatarkastus voi muuttua myös liiketiloihin tehtäväksi tarkastukseksi. Tarvittaessa järjestetäänkin dokumentaation läpikäynti ilmoitusvelvollisen toimitiloissa tai sähköisesti.

3. Lisätietoja pyydetään, kunnes aluehallintovirasto on saanut riittävät tiedot.

4. Valvonnan jälkeen viranomainen antaa raporttinsa, jossa se käy yksityiskohtaisesti läpi tekemänsä havainnot, parannusehdotukset ja selkeät puutteet. Tehtyjen havaintojen pohjalta ilmoitusvelvolliseen voidaan kohdistaa myös sanktioita rahanpesulain määräysten laiminlyönnistä tai rikkomisesta. Sanktiot toimivat valvonnan viimesijaisena keinona, ja niiden määrääminen perustuu aina kokonaisharkintaan.

On tärkeää muistaa, että kun valvonta käynnistyy, on usein liian myöhäistä alkaa rakentaa omaa rahanpesun estämisen toimintatapaa. Viranomainen selvittää tarvittaessa päivityshistorian ja toteutetut toimenpiteen valvontaa edeltävältä ajalta. Tämän takia on tärkeää toimia säädösten ja määräysten edellyttämällä tavalla koko ajan osana normaalia liiketoimintaa.

Toteutettujen valvontojen havainnot

Aluehallintovirasto on myös julkistanut toteutettujen valvontojen havaintoja ja pyrkinyt parantamaan niiden pohjalta myös omaa toimintaansa. Valvonnat ovat kertoneet, etteivät ilmoitusvelvolliset täysin ymmärrä rahanpesulain tarkoitusta ja ennalta estävää luonnetta. Rahanpesulain asettamat vaatimukset tulisi ymmärtää ennen kaikkea ilmoitusvelvollista palvelevaksi ja hyödyttäväksi. Puutteita tai suuria puutteita on havaittu riskiarvioiden laadinnassa ja kun riskiarvion tarkoituksena on toimia pohjana yrityksen rahanpesun estämisen työssä, ei muukaan toiminta todennäköisesti täytä rahanpesulain vaatimuksia.

Me Folksilla autamme mielellämme näiden haasteiden kanssa. Avustamme riittävän laajan ja perusteellisen riskiarvion laadinnassa, sisäisen ohjeistuksen rakentamisessa sekä henkilöstön koulutuksessa. Ota yhteyttä!

Inka Kärkkäinen

Counsel

inka.karkkainen@legalfolks.fi

+358 50 345 3195

Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.

Rahanpesun estäminen - koulutus ja sisäiset ohjeistukset

Rahanpesulaki sääntelee hyvin selkeästi ilmoitusvelvollisen vastuusta työntekijöiden koulutuksesta. Lain mukaan ilmoitusvelvollisen on huolehdittava, että sen työntekijät saavat koulutuksen rahanpesulain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisen varmistamiseksi. Ilmoitusvelvollisen on lisäksi nimettävä johdostaan henkilö, joka siinä vastaa tämän lain ja sen nojalla annettujen säännösten noudattamisen valvonnasta.

Koulutuksen oltava jatkuvaa ja kattavaa

Ilmoitusvelvollisen tulee näin olla varmistua siitä, että henkilöstö osaa soveltaa ja noudattaa rahanpesulakia riittävällä tavalla. Koulutuksen taso voi vaihdella henkilöstön toimenkuvien perusteella, sillä riippuen yrityksen koosta työntekijöiden tehtävät eroavat toisistaan. Osalle työntekijöistä riittää rahanpesun estämisen perusteiden tunteminen, kun taas esimerkiksi asiakasrajapinnassa toimivien tulee tuntea perusteellisemmin rahanpesun estämisen vaatimukset.

Rahanpesun estämisestä vastaava

Rahanpesun estämisestä vastaava henkilö on vastuussa yrityksessä rahanpesulain noudattamisesta. Mikäli yritys on suurempi tai toimii erityisen riskitoimialalla, tulee sen lisäksi nimetä rahanpesun estämisen sisäisestä valvonnasta vastaava. Suurin osa ilmoitusvelvollisista on pieniä yrityksiä, joille jälkimmäinen vaatimus ei ole tarpeellista.

Rahanpesun estämisen sisäiset ohjeet

Yrityksen työohjeiden osalta laki säätelee, että ilmoitusvelvollisella tulee olla omaan toimintaansa soveltuvia toimintaohjeita asiakkaiden tuntemista koskevista menettelyistä sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvästä asiakasta koskevien tietojen hankkimisesta, jatkuvasta seurannasta ja selonottovelvollisuudesta sekä ilmoitusvelvollisuuden noudattamisesta.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ohjeistukset tulisi rakentaa omaa yritystä silmällä pitäen. Ohjeistukset eroavat toimijasta, esimerkiksi finanssialan suurella toimijalla ohjeistukset tulee olla luonnollisesti laajempia kuin pienemmässä muutaman hengen kirjanpitoyrityksessä. Ilmoitusvelvollisten tulisi kuitenkin ymmärtää prosessien toimivuuden merkitys ja niiden noudattaminen. Pöytälaatikossa pölyttyvä ohjeistus ei hyödytä, jos sitä ei noudateta esimerkiksi asiakkaan tuntemisen suhteen ja prosessit vuotavat tämän seurauksena.

Koulutuksen, ohjeistuksen ja vastuuhenkilön roolit ymmärrettävä

Sisäisiä ohjeistuksia, toimintatapoja ja koulutusta pohdittaessa tulee ottaa huomioon se, että yrityksen johdossa tulee olla estämistyön vastuuhenkilö. Tämä tarkoittaa siis sitä, että johto vastaa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskienhallinnasta sekä menettelytapojen luomisesta. Yrityksellä tulee olla selkeä käsitys siitä, kenelle palveluita tarjotaan ja ketä asiakkaat ovat. Tämän lisäksi tulee varmistua siitä, että yrityksestä löytyy henkilöitä, joilla on riittävästi osaamista ja asiantuntemusta käsitellä yrityksen puolesta rahanpesuun liittyviä asioita ilman viivytystä.

Henkilöstön perehdyttäminen ja koulutus aihealueen parissa tulee olla kattavaa ja jatkuvaa. Työtehtävistä riippuen koko henkilöstöä ei tarvitse välttämättä kouluttaa yhtä laajasti, mutta toisaalta osa henkilöstöstä tarvitsee syventävää osaamista. Työprosessien tulee olla selkeitä ja ymmärrettäviä, lisäksi sisäinen ohjeistus tulee olla edellä mainitulla tavalla yrityksen omaan toimintaan soveltuvaa. Koulutus ja ohjeistus kannattaa ajatella yrityksen kannalta nimenomaan vahvuudeksi ja tärkeäksi riskienhallintakeinoksi: osaavat työntekijät havaitsevat tavanomaisesta poikkeavan toiminnan ja kohonneet riskit selkeästi paremmin kuin kouluttamaton, lisäksi selkeä ja ymmärrettävä ohjeistus toimii työntekijän tukena haastavassa tilanteessa ja varmistaa myös sujuvan asiakaskokemuksen.

Tarjoamme laajoja rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisen koulutuksia, ota yhteyttä ja varmista henkilöstösi osaaminen!

Inka Kärkkäinen

Counsel

inka.karkkainen@legalfolks.fi

+358 50 345 3195

Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.