- Kaisa Salo
- 3 tuntia sitten
Kuvittele tilanne, jossa tekoäly seuloo satoja työhakemuksia muutamassa minuutissa ja ehdottaa parhaat kandidaatit haastatteluun, tai optimoi monimutkaisen työvuorosuunnitelman huomioiden jopa tuhansien työntekijöiden tarpeet ja toiveet. Tämä ei ole enää kaukaista toiveajattelua, vaan todellisuutta jo monissa organisaatioissa – tutkimuksen mukaan 52 % suomalaisista organisaatioista hyödyntää tekoälyratkaisuja HR-tehtävissä. Vaikka käyttö on vielä hajanaista, potentiaali on valtava: tekoäly tehostaa rekrytointia sekä onboarding- ja offboarding-prosesseja, helpottaa työvuorojen ja tehtävien allokointia, tukee suorituksen johtamista ja tuottaa entistä parempaa henkilöstöanalytiikkaa.
Mutta tekoäly on vain niin vahva kuin sen käyttäjät. Älytyökalujen hyödyntäminen edellyttää HR-henkilöstön ja esihenkilöstön kouluttamista ja pelisääntöjen sisäistämistä, jotta hyödyt voidaan saavuttaa vastuullisesti ja kestävästi. Samalla työnantajilta vaaditaan entistä enemmän: tekoälyn käyttöön liittyy juridisia, eettisiä ja käytännön kysymyksiä, jotka eivät ratkea pelkällä AI-strategiapaperilla. Lainsäädäntö asettaa tekoälyn hyödyntämiselle lisääntyviä velvoitteita – tuoreimpana EU:n tekoälyasetus, joka asettaa vaatimuksia sekä tekoälysovellusten tarjoajille että käyttäjille.
Tekoälyn käyttöönotto: tarve, riskit ja yhteistoiminta
Työnantajan on huolehdittava useista tärkeistä seikoista ennen henkilöstöhallinnon tekoälyjärjestelmän käyttöönottoa. Ensimmäinen askel on tunnistaa, mihin tarpeeseen tekoäly halutaan ottaa käyttöön ja arvioida siihen liittyvät riskit. Erityisesti työ- ja tietosuojalainsäädäntö velvoittaa arvioimaan ennakolta uuden teknologian vaikutuksia työntekijöihin. Mikäli käyttöön on tulossa esimerkiksi rekrytointia tukeva tekoälypohjainen työkalu, liikutaan työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn ydinalueella. Työnantajan on tunnistettava ja perusteltava miksi henkilötietoja käsitellään, miten ja missä määrin niitä käytetään, ja mitä muutoksia AI-järjestelmä mahdollisesti vaatii toimintatapoihin tai työnhakijoiden informointiin. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää mm. henkilötietojen riskien arviointia (vaikutustenarviointi) ennen uuden teknologian käyttöönottoa riippumatta siitä, hyödynnetäänkö siinä tekoälyä vai ei. Käytännössä henkilöstöhallinnon AI-järjestelmät tarkoittavat lähes automaattisesti, että työntekijöiden yksityisyydensuojaan liittyvät riskit on tunnistettava ja määritettävä tarvittavat suojatoimet etukäteen. Täysin automaattinen päätöksenteko henkilön rekrytoinnissa, kuten työhakemusten seulominen ilman minkäänlaista ihmisen osallistumista lopulliseen päätöksentekoon on tietosuojalainsäännön mukaan pääsääntöisesti kiellettyä, joten rekrytoijan vaikutus on aina säilyttävä osana prosessia.
Työnantajalla on myös yhteistoimintavelvoitteita silloin, kun yrityksen toimintaa kehitetään ottamalla käyttöön uutta teknologiaa. Jokaisen vähintään 20 työntekijää työllistävän organisaation on käytävä henkilöstön kanssa vuoropuhelua, jolla turvataan työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet heitä koskevissa asioissa. Tekoälypohjaisten ratkaisujen käyttöönotto HR:ssä on ilman muuta tällainen asia ja siitä on syytä keskustella henkilöstön kanssa hyvissä ajoin. Yli 50 hengen työnantajilla on lisäksi nimenomainen, kevennetty muutosneuvotteluvelvoite uuden teknologian käyttöönoton yhteydessä. Ja jos tekoälyn arvioidaan mahdollisesti vähentävän työvoiman tarvetta tai muuttavan työntekijöiden tehtäviä olennaisesti, on ennen käyttöönottoa käytävä laajemmat muutosneuvottelut henkilöstön kanssa. Kaikki nämä yhteistoimintaprosessit on käytävä oikea-aikaisesti, eli ennen hankintapäätösten tekemistä, jotta yhteistoimintalain vaatimukset täyttyvät.
Myös työturvallisuuslaki koskee tekoälyn käyttöönottoa työpaikoilla. Lain keskeinen ratio on, että työnantajan pitää tunnistaa työhön liittyvät vaaratekijät ja haitat sekä reagoida niihin ennalta. Tekoäly voi tuoda mukanaan uusia ulottuvuuksia perinteiseen työturvallisuusajatteluun: mitä vaaroja ja kuormitusta tekoälyn käyttöönotosta voi seurata, ja miten niitä tulisi ehkäistä? Esimerkiksi uuden teknologian opettelu voi kuormittaa työntekijöitä henkisesti, ja huoli omista oikeuksista voi aiheuttaa stressiä koneälyn osallistuessa HR- ja esihenkilötyöhön. Työnantajan on arvioitava nämäkin riskit ja huolehdittava tarvittavasta perehdytyksestä, työhyvinvoinnista sekä tuesta muutostilanteessa.
On jo laajasti tunnistettu, että tekoälyn käyttö haastaa syrjimättömyyttä työelämässä. Yhdenvertaisuuslain mukaan työnantaja ei saa asettaa työntekijöitä tai työnhakijoita eri asemaan syrjivillä perusteilla, kuten iän, sukupuolen tai muun henkilöön liittyvän syyn takia. Koska tekoäly oppii ja tekee päätelmiä syötetyn datan perusteella, se voi omaksua datassa piileviä ennakkoluuloja. Näin ollen voi käydä esimerkiksi siten, että rekrytointialgoritmi suosii hakijoita ansioiden sijaan sukupuolen perusteella. Jos esimerkiksi aiemmin valtaosa rekrytoiduista on ollut tiettyä sukupuolta, AI voi pitää tätä “menestyksen mallina”. Syrjivien vinoumien kitkeminen tekoälystä on haastavaa, sillä algoritmit ovat usein käyttäjälle läpinäkymättömiä ja päätöksenteko selittämätöntä. Nykyisen hallitusohjelman pohjalta Suomessa on aloitettu julkishallinnossa tutkimushanke, joka tähtää tekoälyyn liittyvien syrjintäriskien tunnistamiseen ja ennaltaehkäisyyn.
EU:n tekoälyasetus kiristää vaatimuksia asteittain
Euroopan unioni on laittanut lusikkansa soppaan tekoälyn sääntelyssä. EU:n tekoälyasetus tuli voimaan kesällä 2024, ja se tuo uusia vaatimuksia tekoälyn hyödyntämiselle. Vuoden 2025 helmikuusta alkaen asetus on jo edellyttänyt organisaatioita opettamaan henkilöstönsä tekoälylukutaitoisiksi. Tekoälylukutaidolla tarkoitetaan työntekijöiden kykyä arvioida tekoälyn tuottamia ratkaisuja kriittisesti sekä käyttää tekoälyä vastuullisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jatkoa on luvassa elokuusta 2026 alkaen, jolloin asetuksen keskeiset riskiperusteiset velvoitteet astuvat voimaan. Riskiluokituksia on neljä: kokonaan kielletty, suuririskinen, rajoitettu riski sekä vähäriskinen. Tämä on merkittävä etappi tekoälyä hyödyntäville työnantajille, sillä moni HR-prosessien tueksi hankittu järjestelmä luokitellaan asetuksessa korkean riskin tekoälyjärjestelmäksi. Korkea riski tuo mukanaan myös korkeammat lakisääteiset vaatimukset tekoälyä käyttävälle työnantajalle. Tekoälyasetuksen noudattamista tehostavat muhkeat sakkorangaistukset, jotka voivat parhaillaan olla miljoonaluokkaa riippuen yrityksen koosta.
Kokonaan kiellettyjä ovat työntekijöiden tunteiden tunnistukseen käytettävät sovellukset, jotka analysoivat esimerkiksi työntekijän aikomuksia tai työtyytyväisyyttä. Samoin biometristen tunnisteiden käyttäminen luokitteluun etnisen alkuperän, poliittisen mielipiteen, uskonnon tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella ei ole sallittua. Niin ikään henkilöiden sosiaalinen pisteyttäminen henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella on kiellettyä, mikäli se johtaa henkilön kannalta haitalliseen kohteluun, kuten rajoittaa tai estää esimerkiksi uralla etenemistä. Myöskään tiedostamaton vaikuttaminen tai haavoittuvuuksien hyväksikäyttö ei ole sallittua.
Asetuksen terminologiassa työnantaja on tyypillisesti järjestelmän käyttöönottaja, kun se hankkii valmiin tekoälyratkaisun HR-tarpeisiin. On kuitenkin mahdollista, että organisaatio muokkaa yleiseen käyttöön kehitettyä tekoälyjärjestelmää omaan tarkoitukseensa, jolloin työnantajasta voikin tulla asetuksen tarkoittama järjestelmän tarjoaja. Ero käyttäjän ja tarjoajan rooleissa on olennainen: tarjoajalla on huomattavasti laajemmat oikeudelliset velvollisuudet (esim. jatkuva laadunvarmistus, tekninen dokumentaatio, järjestelmän sertifiointi ja tarkka viranomaisraportointi) verrattuna pelkkään käyttöönottajaan. Siksi työnantajan kannattaa lähtökohtaisesti hyödyntää mieluummin valmiita, HR-käyttöön suunniteltuja sovelluksia – ja käyttää niitä juuri valmistajan ohjeiden ja tarkoittaman käyttötarkoituksen mukaisesti.
Suuret riskit ja suuremmat vastuut
Millaista tekoälyn käyttöä sitten pidetään suuririskisenä HR-kontekstissa? Automaattinen päätöksenteko ja profilointi henkilön ominaisuuksien perusteella on aina suuririskistä. Asetuksen mukaan korkean riskin tekoälytyökaluja ovat sellaiset järjestelmät, jotka vaikuttavat ihmisten työhön pääsyyn, työehtoihin tai uralla etenemiseen sekä työssä suoriutumista koskevaan päätöksentekoon. Korkeariskisiksi luokitellaan esimerkiksi tekoälyjärjestelmät, joita käytetään rekrytoinnissa, työsuhteen ehtojen ja urakehityksen päätöksenteossa tai vaikkapa työsuhteen päättämisessä. Samassa riskikategoriassa ovat myös järjestelmät, jotka allokoivat työtehtäviä henkilön käyttäytymisen, persoonallisuuden tai muiden henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella, sekä järjestelmät, joilla seurataan ja arvioidaan työntekijöiden suoriutumista työsuhteen aikana. Kaikki nämä ovat tilanteita, joissa tekoäly vaikuttaa suoraan ihmisiin ja heidän kohteluunsa työelämässä. Siis juuri niitä herkkiä tilanteita, joissa riskit on tunnistettava.
Aivan yksiselitteistä rajanveto ei silti ole. Edellä mainitut käyttötarkoitukset voidaan katsoa vähäriskisiksi, jos AI:n käyttö ei aiheuta merkittävää vahinkoa tai vaaraa työntekijöiden terveydelle, turvallisuudelle tai perusoikeuksille eikä vaikuta olennaisesti heitä koskevaan päätöksentekoon. Esimerkiksi järjestelmä, joka seuloo työhakemuksia ja suosittelee rekrytoijalle sopivimmat kandidaatit olisi mitä ilmeisimmin korkean riskin sovellus. Sen sijaan tekoälytyökalu, joka vain luokittelee ja siirtää hakemuksia järjestelmästä toiseen vaikuttamatta hakijoiden jatkoonpääsyyn, tai havaitsee poikkeamia päätöksenteossa ilman varsinaista puuttumista itse päätökseen, kuuluisi vähäisen riskin kategoriaan. Rajoitetun riskin kategoriassa ovat esimerkiksi vuorovaikutteiset tekoälytyökalut, kuten HR-asioissa toimivat virtuaaliset avustajat. Rajoitetun riskin kategoriassa työnantajan on informoitava käyttäjiä tekoälystä.
Kun työnantaja ottaa käyttöön korkeariskisen tekoälyjärjestelmän, asetus edellyttää työnantajaa huolehtimaan useista velvoitteista. Ensinnäkin on varmistettava, että järjestelmää käytetään asianmukaisesti sen käyttöohjeiden ja käyttötarkoituksen mukaisesti. Toiseksi järjestelmälle on nimettävä vastuuhenkilö tai -tiimi, joka valvoo tekoälyn toimintaa. Valvontavastuullisella tulee olla riittävä pätevyys, koulutus ja valtuudet sekä tarvittavat resurssit tehtävän hoitamiseen. Työnantajan on myös kiinnitettävä erityistä huomiota datan hallintaan: varmistettava, että organisaation syöttämät tiedot ovat käyttötarkoitukseen nähden olennaisia ja riittävän edustavia, jotta tekoäly ei johda harhaan. Lisäksi käyttäjäorganisaation on reagoitava mahdollisiin riskeihin käytön aikana ja raportoitava järjestelmän toimittajalle sekä viranomaiselle, mikäli AI:n toiminnassa havaitaan esimerkiksi virheitä tai vinoutunutta päätöksentekoa, sekä tarvittaessa tehtävä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa.
Läpinäkyvyys korostuu niin ikään asetuksessa: työntekijöille on tiedotettava tekoälyjärjestelmän käyttöönotosta, ja jos he ovat tekoälypohjaisten päätösten kohteena, heillä on oikeus saada selitys heihin vaikuttavasta päätöksestä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, työnantajan on säilytettävä tekoälyjärjestelmän lokitiedot vähintään 6 kuukauden ajan, mikäli nämä lokit ovat sen hallinnassa. Lokitietoihin tallentuu esimerkiksi, miten järjestelmä on tehnyt päätöksiä. Tietojen säilyttäminen ja jäljittäminen on keskeistä mahdollisten myöhempien riitatilanteiden selvittämisessä.
Kuten todettu, jo nykyisinkin monet lait edellyttävät työnantajilta samansuuntaista toimintaa. Esimerkiksi työntekijöiden informointi voidaan hoitaa asianmukaisesti yhteistoimintaprosessin kautta, ja henkilötietojen osalta myös tietosuojalainsäädäntö edellyttää tarkoituksenmukaista käsittelyä. EU:n tekoälysääntely kuitenkin täydentää tätä kokonaisuutta tuomalla mukaan aivan uusia, konkreettisia AI-velvoitteita: korkean riskin tekoälyjärjestelmien käytössä on huolehdittava mm. lokitietojen säilyttämisestä sekä jatkuvasta riittävästä valvonnasta koko järjestelmän elinkaaren ajan.
Käyttäjät ja data AI-strategian ytimessä
Vaikka lainsäädäntö asettaa raamit tekoälyn vastuulliselle käytölle, lopullinen menestys ratkaistaan ihmisten toimesta. Yritys voi luoda kunnianhimoisen AI-strategian, mutta mikäli työntekijöillä ei ole kykyä, halua tai luottamusta käyttää järjestelmää, hyödyt voivat jäädä saavuttamatta. Käyttäjien luottamus järjestelmään on ratkaisevassa roolissa ja henkilöstöä koskevissa päätöksissä se on suorastaan kriittistä. Tutkimukset osoittavat, että omiin oikeuksiin tai järjestelmän käyttötarkoitukseen liittyvät huolet vaikuttavat suoraan siihen, hyväksyvätkö työntekijät tekoälyn osaksi työarkeaan. Vastaavasti luottamusta nakertaa ajatus omien vaikutusmahdollisuuksien heikentymisestä sekä epäluottamus järjestelmän todellisia kykyjä kohtaan.
Työnantajien kannattaakin panostaa tekoälyn mahdollisimman avoimeen ja läpinäkyvään käyttöönottoon sekä henkilöstön kattavaan informointiin. Tekoälyn integrointi osaksi HR-toimintoja on aina myös muutosprosessi, joka edellyttää perinteistä muutosjohtamista ja uuden oppimista. Uusi teknologia voi alkuun kuormittaa niin käyttäjiä kuin niitä, joita sen päätökset koskevat riippuen yksilön roolista ja valmiuksista. Siksi johdon on tärkeää kuunnella henkilöstöä, tarjota tarvittavaa tukea ja ennen kaikkea viestiä muutoksesta. Myös jälkikäteiset erimielisyydet ja mahdolliset riitaprosessit ennaltaehkäistään parhaiten, kun panostetaan osaamiseen sekä tekoälylukutaitoon.
Käytettävyys on avainasemassa onnistuneessa tekoälyinvestoinnissa. On havaittu niin sanottu “shadow AI”-ilmiö: jos työnantajan tarjoamat työkalut koetaan hankaliksi tai tehottomiksi, työntekijät saattavat alkaa käyttää organisaation ulkoisia tekoälyratkaisuja organisaation omien työkalujen sijaan. Tämä voi johtaa siihen, että tekoälyinvestoinnin hyödyt valuvat hukkaan ja samalla syntyy konkreettisia tietosuoja- ja tietoturvariskejä, kun dataa käsitellään hallitsemattomissa kanavissa. Organisaation on siis panostettava riittävän tekoälylukutaidon ohella kunnolliseen käyttökoulutukseen, jotta jokainen osaa hyödyntää uusia järjestelmiä. Samalla on tärkeää luoda selkeät ohjeistukset siitä, miten ulkopuolisia AI-työkaluja (esim. yleisiä chatbotteja tai muita palveluja) saa työssä käyttää. Näin turvataan, etteivät henkilötiedot, liikesalaisuudet tai muut luottamukselliset tiedot vaarannu.
Koneälyaikakauden keskeinen fundamentti on, että tekoäly on juuri niin luotettava kuin se data, jota se käyttää. Big datan ohella kiikareiden on oltava organisaation omassa henkilöstödatassa: mikäli se on puutteellista tai virheellistä, tekoäly tekee väistämättä vääriä tai epätarkkoja johtopäätöksiä. Pahimmillaan työnantaja voi tulla syrjineeksi työntekijää tai työnhakijaa tahattomasti, mikäli dataan on historian saatossa pesiytynyt rakenteellista vinoumaa. EU:n tekoälyasetus asettaakin nimenomaisen velvoitteen huolehtia datan laadusta ja luotettavuudesta korkean riskin HR-järjestelmissä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että HR-datan keräämiseen, päivittämiseen ja siivoamiseen on syytä kiinnittää jatkuvaa huomiota, jotta tekoälypohjaiset päätökset pohjautuvat vain mahdollisimman edustavaan, totuudenmukaiseen ja merkitykselliseen tietoon. Kyse ei kuitenkaan ole kokonaan uudesta periaatteesta, sillä työnantajilla on ollut jo yli kahdenkymmenen vuoden ajan velvollisuus käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia työntekijätietoja työelämän tietosuojalain nojalla.
Lopuksi
Tekoälyn valtavaa potentiaalia tullaan varmasti hyödyntämään entistä laajemmin myös henkilöstöhallinnon tukena tulevina vuosina. Vaikka sen käyttö ei ole juridisesti tai eettisesti ongelmatonta, voi tekoäly parhaimmillaan tehdä työstä mielekkäämpää ja HR- sekä esihenkilötyöstä tasapuolisempaa, yksilöllisempää ja tehokkaampaa. Tekoälyn käyttö on kuitenkin toteutettava suunnitelmallisesti, jotta potentiaalista saadaan kaikki tehot irti ja samalla varmistetaan työntekijöiden oikeuksien toteutuminen. Lopulta kaiken tämän ytimessä ovat ihmiset: käyttäjät, jotka tekevät strategiasta todellisuutta jokapäiväisessä työssä. Organisaatiot, jotka panostavat aidosti henkilöstönsä tekniseen ja eettiseen osaamiseen sekä helppokäyttöisiin työkaluihin, ovat tekoälyaikakaudella vahvoilla.
Kaisa Salo
Counsel
040 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Vuosi 2025 on työoikeuden näkökulmasta poikkeuksellisen uudistusvireinen. Lainsäädäntömuutoksissa korostuvat erityisesti työllistämisen helpottaminen, työmarkkinoiden joustavoittaminen ja yritysten talouskasvun tukeminen.
Koostimme tiiviiseen pakettiin alkuvuoden aikana voimaan tulleet keskeiset muutokset sekä lakihankkeet, joiden etenemistä kannattaa loppuvuonna seurata tarkasti.
Paikallinen sopiminen laajeni järjestäytymättömiin työpaikkoihin
Aiemmin paikallisen sopimisen mahdollisuudet olivat pitkälti sidoksissa työnantajaliiton jäsenyyteen. Vuodenvaihteessa voimaan tulleen lakimuutoksen jälkeen myös työnantajaliittoon kuulumattomat yritykset ovat voineet hyödyntää työehtosopimuksen sallimia joustoja siinä missä liittoon kuuluvatkin. Järjestäytymättömät työnantajat voivat tehdä säännöllistä työaikaa koskevia paikallisia sopimuksia myös vanhojen työehtosopimusten pohjalta, mutta muista ehdoista sopiminen on mahdollista vain 1.1.2025 jälkeen sovittujen työehtosopimusten perusteella.
Samassa yhteydessä yrityskohtaiset työehtosopimukset ja toimialakohtaiset työehtosopimukset nostettiin samalle viivalle: yritystasolla voidaan nyt sopia toisin samoista lain mahdollistamista ehdoista kuin valtakunnallisessa työehtosopimuksessa.
Luottamusmiehen puuttuessa sopimus voidaan nykyään tehdä myös luottamusvaltuutetun, koko henkilöstön tai jopa yksittäisen työntekijän kanssa. Uudistus asettaa työnantajat tasa-arvoiseen asemaan sopimusvapauden osalta, mutta korostaa huolellista neuvotteluosaamista ja sopimusten lainmukaisuuden tärkeyttä.
Lue tarkemmin paikallisen sopimisen muutoksista täältä.
Yhteistoimintavelvoitteisiin tulossa kevennyksiä heinäkuusta alkaen
1.7.2025 voimaan tuleva yhteistoimintalain muutos määrittelee lain soveltamisrajoja uudelleen. Jatkossa laki koskee täysimääräisesti ainoastaan vähintään 50 hengen työnantajaorganisaatioita. Samalla vähimmäisneuvotteluajat puolittuvat: enintään 90 päivän tilapäisissä lomautuksissa, alle 10 työntekijää koskevissa vähentämistoimenpiteissä sekä olennaisissa työsuhdemuutoksissa noudatetaan seitsemän päivän neuvotteluaikaa, kun taas tätä laajemmissa henkilöstövähennyksissä neuvotteluaika on kolme viikkoa.
20–49 työntekijän yrityksiä koskevat sen sijaan kevennetyt yhteistoimintalain velvoitteet: jatkossa muutosneuvottelut tulee käynnistää vain, jos tuotannollisista tai taloudellisista syistä tehtävät vähennykset kohdistuvat 90 päivän aikana vähintään 20 työntekijään, ellei kyse ole määräaikaisista enintään 90 päivän lomautuksista. Määräaikaiset lomautukset voidaan siis toteuttaa aina ilman neuvotteluprosessia pienemmissä yrityksissä. Neuvotteluvelvollisuus poistuu kokonaan myös työnantajan työnjohtovaltaan kuuluvista muutoksista. Neuvotteluaikojen puolittuessa alle 50 työntekijän yrityksissä neuvotteluaika on aina seitsemän päivää. Myös vuoropuhelu voidaan järjestää vapaammin, kunhan muussa lainsäädännössä erikseen määrätyt asiat, kuten henkilötietojen keräämisen periaatteet, tulevat käsitellyiksi.
Kaikkia työnantajia koskevan säännöksen mukaan neuvotteluesityksen koskiessa vähintään kymmentä irtisanottavaa, työsuhteet voidaan päättää vasta 30 päivän kuluttua neuvotteluesityksen toimittamisesta TE-viranomaiselle. Laiminlyönti voi johtaa hyvitysvelvollisuuteen, minkä vuoksi määräaika on syytä huomioida ja sovittaa neuvottelu- ja irtisanomisaikatauluihin tarkoin.
Myöhemmin odotetaan voimaan myös toista yhteistoimintalain muutosta, joka laskee henkilöstön hallintoedustuksen soveltamisrajan koskemaan 100 työntekijän yrityksiä. Mitä ilmeisimmin hallintoedustus tulisi jatkossa toteuttaa joko hallituksessa tai johtoryhmässä ns. perälautasäännöksen nojalla, ellei asiasta laadita yhtiökohtaista mallia. Hanke on esivalmisteluvaiheessa ja selvitys henkilöstön hallintoedustuksen muutostarpeista on edennyt kolmikantaisen työryhmän käsiteltäväksi.
Lue tarkemmin yhteistoimintavelvoitteiden muutoksista täältä.
Valmisteluissa olevia työoikeudellisia muutoksia
Jatkossa henkilöperusteiseen irtisanomiseen riittäisi ”asiallinen syy”
Nykyisen sääntelyn mukaan henkilöperusteiseen irtisanomiseen vaaditaan ”asiallinen ja painava syy”, mikä edellyttää joko työntekijän vakavaa ja olennaiseen sopimusvelvoitteeseen perustuvaa rikkomusta tai työntekijän työntekoedellytysten olennaista muuttumista. Esitysluonnoksen mukaan irtisanomiskynnystä ollaan laskemassa siten, että jatkossa irtisanomiseen riittäisi “asiallinen syy”. Samalla toistuva alisuoriutuminen lisättäisiin lakiin nimenomaiseksi irtisanomisperusteeksi, ja työnantajan velvollisuus tarjota muuta työtä irtisanomisen vaihtoehtona poistettaisiin henkilöperusteisen irtisanomisen osalta, ellei irtisanominen perustuisi työntekijän työntekoedellytysten muuttumiseen eli työkyvyn olennaiseen ja pitkäaikaiseen heikentymiseen esimerkiksi vamman tai tapaturman vuoksi.
Varoituskäytäntöä koskevat muutokset velvoittaisivat työnantajan varmistamaan, että työntekijä ymmärtää varoituksen keskeisen sisällön ja on selvillä saman tai muun vastaavan kaltaisen moitittavan menettelyn vaikutuksista työsuhteensa jatkumiseen. Lisäksi hallituksen esitysluonnoksessa selkiytetään varoituksen merkitystä kirjaamalla lakiin, että irtisanominen on mahdollista ilman uutta varoitusta, jos työntekijä jatkaa aiemmin moitittua menettelyä. Ilman varoitusta irtisanominen voitaisiin toteuttaa silloin, kun työntekijän olisi tullut ymmärtää toimintansa vakavuus ja moitittavuus. Edelleen varoitus voitaisiin antaa myös suullisesti, mutta käytännössä kirjallinen muoto on ehdoton sen todisteellisuuden vuoksi.
Mikäli lakimuutos toteutuu esitetyssä muodossa, sen voidaan arvioida madaltavan henkilöperusteisen irtisanomisen kynnystä. Vaikka sääntely muuttuu joiltain osin täsmällisemmäksi, jättävät ehdotetut muutokset kuitenkin monia yksityiskohtia varsin avoimiksi. Sääntelyn tarkempi sisältö, eli pelkän asiallisen syyn vaatimus ja sen tosiasiallinen merkitys tarkentuvat vasta oikeuskäytännössä tuomioistuinten tarkentavien linjausten myötä, minkä vuoksi etenkin lain voimaantulon jälkeisenä aikana voi olla odotettavissa erimielisyyksiä ja tulkintatilanteita siitä, milloin irtisanomisen edellytykset täyttyvät.
Toteutuessaan muutosten on tarkoitus astua voimaan 1.1.2026.
Määräaikaisia työsopimuksia voisi pian solmia ilman perusteltua syytä
Työsopimuslakia koskevassa esitysluonnoksessa ehdotetaan kevennettäväksi myös määräaikaisiin työsopimuksiin liittyviä määräyksiä. Nykyisin määräaikaisia työsopimuksia voidaan solmia vain perustellusta tilapäiseen tarpeeseen liittyvästä syystä, kuten sijaisuuden tai projektityön vuoksi. Esitysluonnoksessa ehdotetaan poikkeusta kahteen tilanteeseen: jos työntekijä on uusi tai hänen edellisestä työsuhteestaan samaan työnantajaan on kulunut yli viisi vuotta, määräaikainen työsopimus voitaisiin solmia myös ilman perusteltua syytä. Määräaikainen työsopimus voitaisiin uusia enintään kahdesti vuoden kuluessa. Yhteensä sopimuksia saisi solmia enintään kolme – sopimusten määrästä riippumatta määräaikaisuus ilman perusteltua syytä saisi kestää kaikkiaan korkeintaan vuoden. Lainsäätäjän näkökulmasta muutos tulisi lisäämään joustavuutta työvoiman rekrytointiin ja madaltamaan rekrytointikynnystä etenkin pienissä yrityksissä. Vähintään kuusi kuukautta kestänyt ilman perusteltua syytä tehty määräaikainen työsopimus voitaisiin jatkossa irtisanoa kumman osapuolen tahansa toimesta työsopimuslain yleisin irtisanomisajoin.
Määräaikaisuuden päättyessä työnantajan olisi annettava työntekijälle selvitys mahdollisuudesta palkata työntekijä vakituiseen työsuhteeseen tai uuteen, perustellusta syystä tehtyyn määräaikaiseen työsuhteeseen. Selvitysvelvollisuus on suunniteltu ehkäisemään määräaikaisuuksien väärinkäyttöä erityisesti tilanteissa, joissa niitä voitaisiin käyttää työsuhdeturvaa heikentävästi.
Hallituksen esitys on tarkoitus antaa eduskunnalle alkusyksystä 2025. Toteutuessaan muutosten on tarkoitus astua voimaan 1.1.2026.
Lomautusilmoitusaikaa ja takaisinottovelvollisuutta on tarkoitus rajata
Hallituksen esitysluonnoksen mukaan työnantaja voisi jatkossa ilmoittaa lomautuksesta seitsemän päivän varoitusajalla nykyisen 14 päivän sijasta. Samassa yhteydessä lakiin lisättäisiin mahdollisuus paikalliseen sopimiseen, jonka nojalla osapuolet voisivat sopia lakisääteisen ilmoitusajan noudattamisesta, vaikka työehtosopimus edellyttäisi pidempää ilmoitusaikaa. Yrityksen arjessa muutos merkitsisi nopeampaa reagointia työvoimatarpeen heilahteluihin.
Lisäksi pienemmät yritykset vapautettaisiin takaisinottovelvoitteesta, sillä ehdotuksen mukaan takaisinottovelvollisuus rajattaisiin koskemaan vain työnantajia, joilla on säännöllisesti vähintään 50 työntekijää. Takaisinottovelvollisuudella tarkoitetaan tilannetta, jossa työnantajan on tarjottava työtä aiemmin tuotannollisista ja taloudellisista syistä irtisanotulle työntekijälle, jos samoja tai samankaltaisia tehtäviä tulee tarjolle neljän kuukauden tai vähintään 12 vuotta kestäneissä työsuhteissa kuuden kuukauden kuluessa työsuhteen päättymisestä.
Hallituksen esitys on tarkoitus antaa eduskunnalle alkusyksystä 2025. Toteutuessaan muutosten on tarkoitus astua voimaan 1.1.2026.
Säästövapaan ajankohdan määrääminen ollaan siirtämässä työnantajalle
Voimassa olevan vuosilomalain mukaan säästövapaan ajankohdasta määrää työntekijä. Säästövapaata koskevaa säännöstä ehdotetaan muutettavaksi siten, että jatkossa työnantaja voisi määrätä säästövapaan ajankohdan samalla tavoin kuin vuosiloman ajankohdan. Muutos tarjoaisi työnantajille paremmat työkalut ajoittaa säästövapaat tuotannollisesti tarkoituksenmukaisiin ajankohtiin ja optimoida henkilöstöresurssien käyttöä. Hankkeen työryhmä asetettiin toukokuussa, ja hanke on vasta valmistelun alkuvaiheessa.
Yhteenveto
Vuosi 2025 on työoikeusrintamalla varsin tapahtumarikas tuoden mukanaan poikkeuksellisen laajan sääntelypaketin, joka keventää yritysten hallinnollisia velvoitteita ja nopeuttaa prosesseja. Vaikka lakimuutokset lisäävät joustoa, niihin liittyy myös tulkinnanvaraisuuksia ja uusia huomioitavia seikkoja, joiden soveltaminen edellyttää huolellista perehtymistä. Muutosten toimeenpanoon on syytä varautua huolellisesti ja varmistaa, että sisäiset käytännöt ja dokumentaatio ovat linjassa muuttuvan sääntelyn kanssa. Hyvällä valmistelulla, kuten esihenkilöiden tiedottamisella ja kouluttamisella sekä sisäisen viestinnän ja ohjeistuksen päivittämisellä muutosten voimaantulon varmistuessa voidaan tukea toiminnan sujuvoittamista ja välttää epäselvyyksiin liittyviä riskejä.
Muista tilata Folks Fokus, jotta saat ajankohtaista tietoa vireillä olevien sääntelyhankkeiden edistymisestä!
Tiina Nieminen
Junior Cousel
0400 954 740
Yhteistoimintalaki muuttuu 1.7.2025 alusta alkaen. Muutosten myötä 20-49 työntekijän työnantajaorganisaatioiden yhteistoimintavelvollisuuksia rajataan melko merkittävästi nykytilanteeseen verrattuna. Myös isompien, vähintään 50 työntekijää työllistävien työnantajien velvoitteet kevenevät, kun vähimmäisneuvotteluajat lyhenevät kokonaisuudessaan puolella aiemmasta.
Mitä tarkoitetaan lain yleisen soveltamisalan muutoksella?
Yhteistoimintalaki soveltuu 1.7.2025 alkaen säännöllisesti vähintään 50 työntekijää työllistävissä työnantajayrityksissä ja -yhteisöissä sekä sivuliikkeissä kaikilta osin. Sen sijaan 20-49 työntekijää työllistävien työnantajien velvollisuus muutosneuvotteluihin sekä vuoropuheluun on huomattavasti rajatumpi. Henkilöstön edustamista ja seuraamuksia koskeva sääntely koskee jatkossakin kaikkia vähintään 20 työntekijää työllistäviä työnantajia. Laki ei edelleenkään sovellu miltään osin alle 20 työntekijän työnantajaorganisaatioissa.
Mikä muuttuu vähintään 50 työntekijää työllistävillä työnantajilla?
Merkittävä muutos on, että lain mukaiset vähimmäisneuvotteluajat lyhenevät puolella nykyisestä. Eli mikäli työnantaja suunnittelee alle 10 työntekijään kohdistuvia vähennystoimenpiteitä tai olennaisia työsuhdemuutoksia tuotannollis-taloudellisin perustein, on vähimmäisneuvotteluaika heinäkuun alusta alkaen seitsemän päivää. Mikäli työnantaja suunnittelee esimerkiksi lomauttavansa vähintään 10 työntekijää toistaiseksi, on neuvotteluaika jatkossa kolme viikkoa. Enintään 90 päivän tilapäisissä lomautuksissa sovelletaan lyhyempää seitsemän päivän neuvotteluaikaa. Lisäksi edelleenkin on mahdollista, että työehtosopimuksissa on sovittu laista poikkeavia neuvotteluaikoja.
Tulee huomioida, etteivät muutosneuvotteluiden vähimmäisvaatimukset muutu muilta osin kuin neuvotteluaikojen osalta. Jatkossakin tulee huolehtia perusteiden, aiottujen suunnitelmien, niiden vaikutusten, vaihtoehtojen ja työllistymistä tukevien toimintamallien käsittelystä samalla tavalla kuin nykyisin. Eli vaikka neuvotteluvelvoitteen lyheneminen voi tuntua helpotukselta, tulee neuvotteluiden huolellinen etukäteissuunnittelu korostumaan entisestään, jotta lain vaatimukset ehditään varmasti täyttämään puolet lyhyemmässä ajassa. Mikäli työnantaja aikoo käydä neuvottelut esimerkiksi organisaatiomuutoksesta, jonka seurauksena kahdeksan työntekijän työsuhteet muuttuvat olennaisesti eri henkilöstöryhmissä, joilla on omat edustajansa, voi työnantajalla olla edessään tiukka viikko, mikäli neuvottelut halutaan maaliin vähimmäisneuvotteluaikojen puitteissa.
Mikä muuttuu 20–49 työntekijää työllistävillä työnantajilla?
Huomattava kevennys on, ettei pienempien työnantajien tarvitse enää jatkossa aloittaa automaattisesti muutosneuvotteluprosessia suunnittelemiensa organisaatiomuutosten tai vähennystoimenpiteiden läpiviemiseksi. Ensinnäkin pienempien työnantajien osalta määräaikaiset enintään 90 päivän lomautukset on suljettu kokonaan muutosneuvotteluiden ulkopuolelle. Velvollisuus muutosneuvotteluihin on kuitenkin edelleen olemassa silloin, kun tuotannollis-taloudellisin perustein suunnitellut vähennystoimet tai olennaiset työsuhdemuutokset kohdistuvat vähintään 20 työntekijään 90 kalenteripäivän ajanjakson aikana.
Edellä mainittu 90 päivän aikamääre saattaa aiheuttaa päänvaivaa joissakin tilanteissa. Esimerkiksi jos toistaiseksi voimassa olevia lomautuksia on ensin harkittu 16 työntekijän osalta, ei muutosneuvotteluita tarvitse käydä ennen toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Mikäli arvio osoittautuukin vääräksi ja lomautuksia joudutaankin kohdistamaan vielä viiteen muuhun työntekijään 90 päivän sisällä, työnantajan on aloitettava muutosneuvottelut uusien lomautustarpeiden osalta, koska yhteenlaskettu työntekijämäärä ylittää 20. Alle 50 työntekijän yritykset soveltavat aina seitsemän päivän neuvotteluaikaa.
Lisäksi 20–49 työntekijää työllistäviltä työnantajilta poistuu kokonaan velvollisuus käydä muutosneuvotteluita työn organisointiin tai järjestelyihin tehtävistä ns. vähäisemmistä muutoksista, jotka kuuluvat työnantajan työnjohtovaltaan. Sen sijaan liikkeen luovutusta, sulautumista ja jakautumista koskevia tiedonanto- ja neuvotteluvelvoitteita tulee noudattaa myös jatkossa samalla tavalla kuin nykyisin.
Velvollisuus vuoropuheluun henkilöstön kanssa säilyy edelleen, mutta 20-49 työntekijän työpaikat voivat jatkossa suunnitella vapaammin omat työpaikkakohtaiset vuoropuhelukäytännöt, eli mistä asioista vuoropuhelua käydään ja milloin. Tämä on oivallinen tilaisuus rakentaa oman näköiset yhteistoimintamallit, jotka sopivat parhaiten kunkin työyhteisön tarpeisiin. Vapaudesta huolimatta vuoropuhelussa tulee edelleen käsitellä vähintään kuitenkin ne asiat, joista muussa lainsäädännössä on määrätty, kuten henkilötietojen keräämisen periaatteet. Vuoropuhelukäytännöistä pitäisi pyrkiä sopimaan henkilöstön kanssa, mutta viime kädessä työnantaja päättää miten toimitaan. Käytännöt tulee kirjata ja viestiä henkilöstölle, esimerkiksi työpaikan intrassa.
Mitä uudella työvoimapalveluiden selvittämiselle varattavalla ajalla tarkoitetaan?
Uusi säännös voi vaikuttaa työsuhteiden päättämistoimiin irtisanomistilanteissa muutosneuvotteluiden jälkeen, ja se on syytä huomioida tarkoin, koska sen rikkominen voi aiheuttaa myös hyvitysvelvollisuuden työnantajalle.
Mikäli työnantaja on antanut neuvotteluesityksen, jonka mukaan irtisanomisia voisi kohdistua vähintään 10 työntekijään, ei irtisanottavan työsuhde saisi päättyä ennen kuin neuvotteluesityksen toimittamisesta työvoimaviranomaiselle olisi kulunut 30 päivää. Säännöksellä halutaan varmistaa työvoimaviranomaiselle riittävä aika selvittää yhdessä työnantajan kanssa työllistymistä tukevat työvoimapalvelut ennen kuin työsopimus päättyy. Irtisanomisaika ja 30 päivän määräaika voisivat kulua päällekkäin ja määräaika laskettaisiin kalenteripäivinä neuvotteluesityksen toimittamisesta. Käytännössä lyhyt neuvotteluaika yhdistettynä lyhyeen irtisanomisaikaan voisi johtaa siihen, että 30 päivän aikaraja alittuu, mikä tulee huomioida päättämistoimien ajoittamisessa. Pienemmille työnantajille velvoite realisoituisi melko rajatuissa tilanteissa, koska neuvotteluesitystä ei lähtökohtaisesti tarvitse antaa, kuin vähintään 20 työntekijään kohdistuvissa vähennystoimissa.
Lopuksi
Joustoista huolimatta lakimuutokset tuovat tullessaan melko lailla uusia huomioitavia seikkoja, sekä niihin liittyviä soveltamiskysymyksiä. Prosessien oikea-aikainen ja huolellinen suunnittelu korostuvat entisestään, vaikka neuvotteluajat lyhenevät merkittävästi. Etenkin 20-49 työntekijää työllistäviltä työnantajilta uudet reunaehdot edellyttävät erityistä valppautta henkilöstövaikutusten arvioinnissa.
Ota meihin yhteyttä, jos suunnittelet henkilöstömuutoksia ja yt-lain muutokset pistävät pään pyörälle, niin autamme mielellämme!
Kaisa Salo
Counsel
040 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.