IT-ulkoistaminen on vakiintunut osa monen yrityksen arkea. IT-palveluiden, ohjelmistokehityksen tai infrastruktuurin hallinnan siirtäminen ulkopuoliselle toimijalle voi tuoda kustannustehokkuutta, skaalautuvuutta ja pääsyn sellaiseen osaamiseen, jota ei ole järkevää rakentaa itse. Samalla kyse ei kuitenkaan ole pelkästä teknisestä järjestelystä, vaan kokonaisuudesta, jossa juridiset kysymykset ovat keskeisessä roolissa.
Ulkoistamisen onnistuminen ratkaistaan osittain jo ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tässä kirjoituksessa käyn läpi kolme näkökulmaa, jotka nousevat käytännössä toistuvasti esiin ulkoistushankkeissa.
Lähtötilanteen analysointi
Ensimmäinen askel on lähtötilanteen ja tavoitteiden kirkastaminen. Yllättävän usein ulkoistushankkeeseen lähdetään ilman riittävän tarkkaa kuvaa siitä, mitä ollaan ulkoistamassa ja miksi. On eri asia hakea kustannussäästöjä kuin parantaa palvelun laatua tai skaalautuvuutta, ja nämä tavoitteet ohjaavat myös sopimusratkaisuja eri suuntiin.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ulkoistajan on pystyttävä kuvaamaan ulkoistettava toiminto riittävän tarkasti. On määritettävä, mitä palvelun halutaan sisältävän, millä tasolla sitä on tarpeen tuottaa sekä millaisia riskejä siihen mahdollisesti liittyy. Erityisesti silloin, kun palvelu on aiemmin tuotettu sisäisesti, tällainen kartoitus voi olla yllättävän puutteellinen tai sitä ei ole tehty lainkaan. Ilman tätä pohjatyötä tarjouspyynnöstä tulee helposti liian avoin, jolloin saadut tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Tämä näkyy suoraan sekä aikataulussa että kustannuksissa.
Sopimuksen laadinta ja riskien hallinta
Toinen keskeinen kokonaisuus liittyy sopimukseen. IT-ulkoistuksessa sopimus ei ole pelkkä muodollisuus, vaan keskeinen riskienhallinnan työkalu. Hyvä sopimus määrittelee selkeästi, mitä palvelua tuotetaan, millä tasolla ja millä hinnalla. Yhtä tärkeää on kuitenkin se, mitä tapahtuu silloin, kun asiat eivät mene suunnitellusti.
Häiriötilanteet ovat ulkoistuksissa väistämättömiä, ja juuri niissä sopimuksen sisältö mitataan. Jos palvelu ei toimi sovitusti, millaisia seuraamuksia tästä syntyy ja miten nopeasti tilanne on korjattava? Ulkoistuksen jälkeen asiakkaalla ei välttämättä ole enää omaa kyvykkyyttä korjata ongelmia itse, mikä korostaa sopimuksellisten mekanismien merkitystä.
Käytännössä haasteita syntyy usein myös siirtymävaiheessa. Palveluntarjoaja pyrkii tyypillisesti siirtämään palvelun omaan tuotantomalliinsa mahdollisimman nopeasti, kun taas ulkoistajalle on tärkeää varmistaa palvelun jatkuvuus ilman katkoksia. Tässä jännitteessä sovitaan usein erillisistä siirtymäajan ehdoista ja korostetuista velvoitteista sopimuskauden alkuun. Niin sanottu hyper care -jakso ei ole pelkkä trendisana, vaan konkreettinen keino hallita ulkoistuksen alkuvaiheen riskejä.
Yksi aliarvostetuimmista osa-alueista on sopimuksen päättyminen. Liian usein exit-tilanne jätetään yleisluontoisten ehtojen varaan, vaikka juuri siinä vaiheessa realisoituvat monet ulkoistuksen todelliset riskit. Keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi se, missä muodossa data palautetaan, miten palvelu siirretään uudelle toimittajalle ja millä kustannuksilla. Jos näitä ei ole sovittu etukäteen, lopputuloksena voi olla tilanne, jossa palveluntarjoajan vaihtaminen on käytännössä mahdotonta tai ainakin merkittävän kallista. Ulkoistuksen osana voi olla myös sellaisia EU datasäännöksen mukaisia palveluja, jotka tulkitaan datankäsittelypalveluiksi. Joidenkin palvelujen osalta datasäädös on tuonut tähän tiettyä helpotusta, mutta tämä ei poista tarvetta sopia näistä asioista.
Työoikeudellisien aspektien huomioiminen
Kolmas näkökulma liittyy työoikeuteen. IT-ulkoistus ei koske vain pelkkiä ulkoistettavia IT-palveluja, vaan tapauskohtaisesti myös työntekijöitä. Työoikeuden näkökulmasta, on arvioitava huolellisesti täyttyvätkö liikkeenluovutuksen tunnusmerkit. Liikkeenluovutuksessa ulkoistettavaan palveluun kuuluvat työntekijät siirtyvät automaattisesti uuden työnantajan (palveluntarjoaja) palvelukseen entisin ehdoin, vanhoina työntekijöinä.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki tilanteet olisivat yksinkertaisia. Keskeinen kysymys on, ketkä työntekijät kuuluvat siirtyvään kokonaisuuteen. Rajausten tekeminen voi olla haastavaa, erityisesti organisaatioissa, joissa tehtävät ja vastuut ovat jakautuneet useiden toimintojen kesken. Lisäksi on arvioitava, syntyykö ulkoistuksen yhteydessä velvollisuus käydä muutosneuvottelut, esimerkiksi tilanteissa, joissa organisaatiota järjestellään uudelleen ennen ulkoistusta.
Työoikeudelliset kysymykset eivät ole pelkästään juridinen pakollinen paha, vaan niillä on suora vaikutus myös ulkoistuksen käytännön toteutukseen ja aikatauluun. Siksi niiden analysointi kannattaa tehdä riittävän varhaisessa vaiheessa.
Lopuksi
Kun nämä kolme kokonaisuutta yhdistetään, muodostuu kuva siitä, miksi ulkoistuksen valmisteluun kannattaa panostaa. Huolellinen valmistautuminen ei ole ylimääräinen kustannus, vaan edellytys sille, että ulkoistuksella saavutetaan ne hyödyt, joita siltä haetaan.
Oikein toteutettuna IT-ulkoistus tukee liiketoiminnan kasvua ja vapauttaa resursseja ydinliiketoimintaan. Huolimattomasti toteutettuna se voi sen sijaan sitoa yrityksen pitkäksi aikaa järjestelyyn, josta irtautuminen on vaikeaa. Kokemus on osoittanut, että ero näiden kahden lopputuloksen välillä syntyy harvoin teknologiasta, mutta lähes aina valmistelusta ja sopimuksesta.
Autamme mielellämme IT-ulkoistuksiin liittyvissä sopimus-, riski- ja työoikeuskysymyksissä.
Osmo Lipponen
Senior Counsel
+358 50 439 1899
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Kestävää kehitystä tukevien ratkaisujen merkitys kasvaa jatkuvasti, ja on motivoivaa päästä työskentelemään niihin liittyvissä hankkeissa. Elea & Lili Oy on suomalainen deep tech -yhtiö, joka kehittää selluloosapohjaisia, erittäin imukykyisiä materiaaleja korvaamaan fossiilipohjaisia vaihtoehtoja erityisesti hygienia- ja maatalouskäyttöön. Avustimme Elea & Liliä yhtiön perustamisessa sekä alkuvaiheen rahoituskierroksessa. Tuimme samalla yhtiön liiketoiminnan tehokasta käynnistymistä laatimalla kriittisiä sopimusmalleja sekä konsultoimalla mm. työoikeudellisissa ja IPR-asioissa. Kokonaisuudessa keskeistä oli rakentaa Elea & Lilille juridinen perusta, joka tukee sen liiketoiminnan käytännön tarpeita sekä tulevaa kasvua, kaupallistamista ja kansainvälistymistä.
“Folks reagoi tarpeisiimme hyvin nopeasti ja tuki meitä proaktiivisesti toimintamme vauhdikkaassa käynnistämisessä. Tämä oli erittäin kriittistä päästäksemme toteuttamaan liiketoimintasuunnitelmiamme.” Tatu Miettinen, Co founder, Elea & Lili
Kiitämme Elea & Liliä yhteistyöstä ja toivotamme menestystä kasvun ja kaupallistamisen seuraaviin vaiheisiin.
Lisätietoa yhtiöstä: www.elealili.com
Vuosi 2025 oli poikkeuksellinen muutosvuosi työlainsäädännössä ja miltei sama tahti jatkuu myös vuonna 2026. Uudistukset vaikuttavat työpaikkojen arjessa aina työsuhteen ehdoista sopimisesta päättämistilanteisiin saakka.
Yhdessä sopimista, yhteistoimintaa ja työrauhaa
Vuonna 2025 paikallista sopimista laajennettiin järjestäytymättömiin työpaikkoihin, mikä avasi yrityksille aiempaa laajemmat mahdollisuudet TES-joustojen sopimiseen myös ilman työnantajaliiton jäsenyyttä. Jos työehtosopimuksessa voidaan sopia esimerkiksi palkanmaksukaudesta toisin, sama sopimus voidaan nyt tehdä myös niillä työpaikoilla, joissa työnantaja ei kuulu työnantajaliittoon. Samaan aikaan työrauhasääntely tiukentui: poliittisia- ja tukityötaisteluita rajoitettiin, ja seuraamuksia kiristettiin, jotta häiriöt työmarkkinoilla vähenisivät. Lisäksi vientivetoinen palkkamalli asetettiin työmarkkinoiden uudeksi peruslinjaksi, mikä tarkoittaa, että vientialat määrittävät jatkossa palkankorotusvaraa koko työmarkkinalle.
Uudistettu yhteistoimintalaki kevensi velvoitteita merkittävästi alle 50 hengen yrityksissä, sekä lyhensi kaikkien yt-lain piirissä olevien työnantajien muutosneuvotteluaikoja. Organisaatiomuutoksia koskevat neuvotteluprosessit vähenevät muutoksen myötä 20-49 työntekijää työllistävissä yrityksissä merkittävästi. Samaan aikaan alle 50 hengen yrityksissä vuoropuhelua henkilöstön kanssa voidaan käydä vapaamuotoisesti ja kunkin työpaikan näköisesti. Liikkeen luovutukseen, sekä sulautumiseen ja jakautumiseen liittyvät tiedotus- ja vuoropuheluvelvoitteet koskevat edelleen kaikkia yt-lain piirissä olevia yrityksiä. Edelleenkään alle 20 hengen yritykset eivät sovella yhteistoimintalakia miltään osin ja nyt alle 50 hengen yritykset huomattavasti rajatummissa henkilöstömuutostilanteissa.
Yhteistoimintalain uudistaminen jatkuu vuoden 2026 aikana, kun hallintoedustuksen soveltamisrajaa ollaan laskemassa 100 hengen yrityksiin nykyisestä 150 työntekijän rajasta. Hallintoedustuksella tarkoitetaan henkilöstön osallistumisoikeuksia työnantajan päättävissä, toimeenpanevissa, valvovissa tai neuvoa-antavissa hallintoelimissä. Jatkossa edustus olisi tarkoitus toteuttaa joko hallituksessa tai johtoryhmässä työnantajan päätöksen mukaisesti. Virallinen lakiesitys on tarkoitus antaa kevään 2026 aikana.
Työsuhteen elinkaarivelvoitteet muutoksessa
Vuoden 2026 alusta alkaen henkilöperusteesta johtuvalle irtisanomiselle riittää asiallinen syy. Aiemmin henkilöperusteen tuli olla sekä asiallinen että painava. Varoitusmenettelyä edellytetään jatkossakin ennen irtisanomisharkintaa, eli työntekijälle tulee varoituksella antaa mahdollisuus korjata toimintaansa. Henkilösyy voi jatkossakin koskea työsopimusvelvoitteiden laiminlyönnin ohella myös työntekoedellytysten muuttumista esimerkiksi olennaisen ja pysyvän työkyvyn alenemisen perusteella, jolloin työnantajan tulee selvittää mahdollisuus sijoittaa työntekijä toisiin tehtäviin irtisanomisen välttämiseksi. Alisuoriutumista irtisanomisperusteena ei lopulta kirjattu lakiin, mutta se voi edelleen muodostaa asiallisen syyn päättää työsuhde, mikäli työntekijä ei huolellisesta suorituksen johtamisesta huolimatta korjaa työsuoritustaan.
Kuten tähänkin saakka, irtisanomisperuste edellyttää aina tapauskohtaista kokonaisharkintaa, eikä vähäinen moitittava toiminta, kuten esimerkiksi yksittäinen myöhästyminen, täytä lähtökohtaisesti asiallisen irtisanomisperusteen kynnystä.
Määräaikaisten työsopimusten tekemistä aiotaan joustavoittaa. Lakiesityksen mukaan työsopimus voitaisiin jatkossa solmia enintään vuoden ajaksi ilman määräajan perustetta tilanteissa, joissa on kyse ensimmäisestä työsopimuksesta osapuolten välillä. Lisäksi määräaikainen sopimus voitaisiin tehdä ilman perustetta, mikäli osapuolten välinen edellinen työsuhde on päättynyt vähintään kaksi vuotta ennen määräaikaisen sopimuksen alkamista. Lakiin kaavaillaan mahdollisuutta uusia tällainen määräaikainen sopimus enintään kaksi kertaa vuoden kuluessa ensimmäisen sopimuksen tekemisestä, kunhan sopimusten yhteenlaskettu kesto ei ylitä yhtä vuotta. Ilman perustetta tehty määräaikainen sopimus voitaisiin myös irtisanoa kuuden kuukauden jälkeen molemmin puolin. Tulee muistaa, että työnantajalta edellytetään lain mukaista irtisanomisperustetta tällaisissakin tilanteissa.
Lakiehdotuksen mukaan työnantajalla olisi velvollisuus tarjota työtä määräaikaisuuden päättymisen jälkeen tilanteessa, jossa työnantaja rekrytoisi lisää henkilöstöä samoihin tai vastaaviin tehtäviin. Velvollisuus vastaavan työn tarjoamiseen olisi voimassa kolmasosan ilman perustetta tehtyjen määräaikaisten työsopimusten yhteenlasketusta kokonaiskestosta. Esimerkiksi, jos ilman perustetta tehdyt määräaikaiset olisivat kestäneet yhteensä vuoden, työtä tulisi tarjota neljän kuukauden ajan määräaikaisten päättymisestä. Velvollisuutta työn tarjoamiseen ei kuitenkaan olisi, jos työntekijän kanssa voitaisi vielä sopia määräaikainen ilman perustetta yllä esitettyjen edellytysten mukaisesti. Huomionarvoista on, etteivät korvausrekrytoinnit velvoittaisi työnantajaa tarjoamaan työtä edellä mainitulla tavalla, vaan tarjolle tulevan vastaavan kaltaisen työtehtävän pitää olla nimenomainen lisäys yhtiön henkilöstömäärään.
Vaikka määräaikaisia työsopimuksia koskevan lakimuutoksen tarkoitus on tehdä palkkauksesta joustavampaa, se vaikuttaisi tuovan mukanaan uuden liudan muistettavia asioita erilaisten aikamääreiden ja arvioitavien seikkojen osalta.
Lomautusilmoitusaikoja ollaan lyhentämässä seitsemään päivään nykyisen 14 päivän sijaan. Mikäli työehtosopimus määrittelisi lakisääteistä seitsemää päivää pidemmän lomautusilmoitusajan, työpaikalla voitaisiin tehdä paikallinen sopimus seitsemän päivän lomautusilmoitusajasta joko luottamusmiehen tai henkilöstön kanssa.
Taloudellisista ja tuotannollisista syistä irtisanottuja työntekijöitä koskeva takaisinottovelvollisuus velvoittaa työnantajaa tarjoamaan tarjolle tulevaa samaa tai samankaltaista työtä aiemmin irtisanotulle työntekijälle, mikäli kyseinen työntekijä on työnhakijana. Takaisinottoaika on 4-6 kuukautta irtisanotun työsuhteen keston mukaan. Jatkossa takaisinottovelvollisuus rajattaisiin koskemaan vain vähintään 50 hengen yrityksiä.
Tasa-arvo korostuu työsuhteissa ja palkkauksessa
STM:n johdolla on valmisteltu tasa-arvolain muutoksia, jotka pureutuvat työntekijöiden yhdenvertaiseen kohteluun ja perheystävälliseen työelämään. Fokuksessa on mm. määräaikaisten työntekijöiden työhönoton syrjimättömyys raskauden, vanhemmuuden ja perheenhuoltovelvoitteiden vuoksi, myös vuokratyössä. Myös perhevapaiden tasaisempaa jakautumista vanhempien kesken halutaan edelleen lisätä. Varsinaisia muutosehdotuksia voidaan odottaa aikaisintaan kevään 2026 aikana, mutta niiden arvioidaan täsmentävän raskaus- ja perhevapaasyrjintää ehkäiseviä säännöksiä, lisäävän tasa-arvovaltuutetun resursseja sekä pidentävän kanneaikoja rekrytointiprosesseja koskevissa syrjintäepäilyissä.
EU:n palkka-avoimuusdirektiivi on saatettava kansallisesti voimaan viimeistään 7.6.2026. Lainsäädäntövalmistelu on kesken ja virallinen lakiesitys annetaan kevään 2026 aikana. Direktiivin tarkoituksena on vahvistaa palkkauksen tasa-arvoa samassa tai samanarvoisessa työssä. Vaikka lainsäädäntö edellyttää samapalkkaisuutta jo tälläkin hetkellä, tuo direktiivi mukanaan mm. työntekijän tiedoksisaantioikeuksia samojen tai samanarvoisten työtehtävien keskipalkkatasoista ja palkan määräytymisen perusteista. Tehtävänimikkeiden tulee olla sukupuolineutraaleja ja palkkauksesta pitää ilmoittaa työhönottovaiheessa. Edellä mainitut velvoitteet koskevat kaikkia työnantajia. Voimassa oleva tasa-arvolaki edellyttää vähintään 30 hengen yrityksiltä säännöllistä palkkakartoitusta, jonka pohjalta mahdolliset sukupuolten väliset perusteettomat palkkaerot tulee arvioida ja työnantajan pitää ryhtyä tarvittaessa korjaustoimenpiteisiin. Direktiivi luo kuitenkin laajempia menettelyvelvoitteita vähintään 100 hengen yrityksille viranomaiselle tehtävän palkkaraportoinnin ja mahdollisen palkka-arvioinnin muodossa. Uudenlaista palkka-arviointia edellytettäisiin, mikäli havaitaan olennaisia ja perusteettomia palkkaeroja ja arviointi toteutetaan yhdessä henkilöstön tai henkilöstöedustajien kanssa.
Muita ajankohtaisia hankkeita
Vuosilomalaissa työntekijällä on mahdollisuus ns. säästövapaisiin, mikä tarkoittaa vuosiloman osittaista säästämistä myöhemmäksi. Nykyisellään työntekijä voi päättää säästövapaan ajankohdan. Säästövapaata koskevaa sääntelyä muutetaan niin, että jatkossa työnantaja päättäisi säästövapaan pitämisen ajankohdan kuten muidenkin vuosilomien kohdalla, ellei muuta sovita.
Työelämän tietosuojasääntelyn osalta on meneillään hanke, jonka tarkoituksena on ensisijaisesti selkeyttää työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä suhteessa EU:n tietosuoja-asetukseen. Kansallisessa työelämän tietosuojalaissa säädetään mm. työntekijää koskevien henkilötietojen kuten terveystietojen käsittelystä, teknisestä valvonnasta työpaikalla sekä työntekijän sähköpostiviestien hakemisesta ja avaamisesta. Vuonna 2025 työryhmä on arvioinut esimerkiksi lainsäädännössä olevaa käsittelyn yleistä tarpeellisuusedellytystä sekä työntekijän suostumukseen perustuvaa tietojen käsittelyä, mutta varsinaisia lakimuutoksia ei ole toistaiseksi tiedossa.
Työaikaan perustuvien palkkasaatavien vanhentumis- ja kanneaikoja on tavoitteena selkeyttää laissa. Nykyisellään eri tuomioistuimet ovat tulkinneet työehtosopimuksiin perustuvien saatavien vanhenemis- ja kanneaikoja eri tavoin, mikä luo epävarmuutta työsuhteen osapuolille. Työaikaliitännäisten saatavien ohella arviointia tehdään myös vuosilomien osalta. Lakiehdotuksia voidaan odottaa aikaisintaan kevään 2026 aikana.
Työnantajan työntekijänsä puolesta maksamien oikeudenkäyntikulujen ja seuraamusmaksujen verotus muuttui. Tuloverolakia on vuoden 2026 alusta alkaen muutettu siten, että työnantaja voi maksaa työntekijänsä työsuhteeseen liittyvien riita-, rikos- ja hallintoprosessien oikeudenkäyntikuluja sekä seuraamusmaksujen kustannuksia verovapaasti. Verovapauden edellytyksenä on työnantajan intressin lisäksi, että prosessi on aiheutunut osana työtehtävien suorittamista eikä ole ilmeistä, että työntekijän olisi tullut mieltää toimintansa lainvastaiseksi jo tekohetkellä. Muutoksen taustasyynä on pari vuoden takainen oikeustapaus, jossa työnantajan työtehtävien hoidosta seuranneet rikosoikeudenkäyntikulut tulkittiin työntekijän veronalaiseksi palkkatuloksi.
Alustatyödirektiivin kansallinen täytäntöönpano tulee tarkoittamaan pelisääntöjä digitaalisten työnvälitysalustojen kautta tehtävälle työlle. Keskeisiä kysymyksiä ovat työntekijä–yrittäjä-asetelman arviointi, algoritmiohjauksen läpinäkyvyys ja rajoitukset ja velvoitteet sekä alustatyöläisten oikeussuojakeinot. Lakimuutoksia valmistelee parhaillaan TEM:n alainen työryhmä.
Joustoja vai entistä enemmän työnantajavelvoitteita?
Työlainsäädäntömuutoksilla tavoitellaan selkeästi enemmän joustoja, mutta samaan aikaan työnantajilta vaaditaan myös aiempaa läpinäkyvämpiä toimintatapoja ja osa muutoksista tulee tarkoittamaan aivan uudenlaisia velvoitteita. Työnantajien kannalta tämä merkitsee siis sekä mahdollisuuksia että vastuita. Esimerkiksi henkilöstömäärän muutostilanteissa voidaan reagoida jossain määrin ketterämmin, mutta tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusvaatimukset edellyttävät toimintamallien tarkkaa arviointia, jotta työnantaja ei tule tahtomattaan syrjineeksi ketään.
HR:n ja johdon on hyvä varautua muutoksiin hyvissä ajoin – ei siksi, että sääntely pakottaisi siihen, vaan koska ennakoimalla turvataan sujuvaa arkea.
Kaisa Salo
Counsel
+35840 168 1418
Tilaa Folks Fokus, niin pysyt kartalla tulevista lainsäädäntömuutoksista!