Päivitetty: 20.8.
Yritysjuridiikassa asiantuntemus on perusedellytys. Asiakkaalle yhteistyön laatu näkyy kuitenkin jo ennen lopullista vastausta: tarttuuko juristi keskeneräiseen asiaan, kysyykö hän oikeat kysymykset ja selviääkö keskustelun jälkeen, miten edetään?
Aiemmassa kirjoituksessamme tarkastelimme sitä, mitä yritykset odottavat juridiselta kumppaniltaan vuonna 2026. Tässä artikkelissa keskitymme siihen, miten asiakkaamme kuvaavat käytännön yhteistyötä Folksien kanssa.
Folksin vuoden 2026 asiakastyytyväisyyskyselyyn vastasi 48 asiakasta. Heistä 43 kertoi olevansa yhteistyöhön erittäin tyytyväisiä ja viisi tyytyväisiä. Erillisessä suosittelukysymyksessä NPS-luvuksi muodostui 96. Luvut ilahduttavat. Avoimet vastaukset kertovat kuitenkin vielä tarkemmin, mistä onnistunut yhteistyö asiakkaidemme mielestä rakentuu.
”Kanssanne on aina helppo asioida. Apu on nopeaa, osaavaa ja ymmärrettävää.”
Asiakkaan ei pitäisi joutua johtamaan juristia
Juridiset kysymykset tulevat yrityksissä harvoin vastaan valmiiksi rajattuina toimeksiantoina. Sopimus voi olla jo neuvottelussa, henkilöstöasia vaatia nopeaa ratkaisua tai uuden teknologian käyttöönottoon liittyvät ehdot vielä epäselviä.
Asiakkaan ei tarvitse osata muotoilla valmista juridista kysymystä tai tietää etukäteen, mitä tietoja asian ratkaiseminen edellyttää. Juristin tehtävänä on ottaa tilanteesta koppi: selvittää tavoitteet ja tosiseikat, tunnistaa olennaiset oikeudelliset kysymykset ja auttaa muodostamaan käytännössä toteuttamiskelpoisen ratkaisun. Asiakas tekee liiketoiminnalliset valinnat. Juristin tehtävänä on tehdä vaihtoehdot, riskit ja seuraukset näkyviksi päätöksentekoa varten.
Matalan kynnyksen yhteistyön arvo näkyy siinä, että juristille voi soittaa jo ennen kuin tilanteesta on muodostunut ongelma. Lyhyt keskustelu oikeassa vaiheessa voi säästää myöhemmin huomattavasti aikaa, kustannuksia ja tarpeetonta selvittelyä.
Yksi vastaajista nosti esiin ripeiden, selkeiden ja liiketoimintaa ymmärtävien vastausten lisäksi sen, ettei hinnoittelu nosta kynnystä kysyä neuvoa. Hän tiivisti yhteistyön myös näin:
”Plus hauskojen ihmisten kanssa on aina ilo tehdä duunia.”
Eri vahvuuksia, sama tavoite
Asiakaspalautteissa Folksia ei kuvattu vain yhtenä palveluna. Vastauksissa puhuttiin yksittäisistä juristeista, heidän työskentelytavoistaan ja siitä, miltä yhteistyö heidän kanssaan tuntuu.
Antin kanssa työskentelyä kuvattiin asiantuntevaksi, helpoksi ja lämminhenkiseksi, ja erityistä kiitosta sai nopea reagointi ilman tarpeettoman vaikeaa ammattikieltä.
Annan palautteissa korostuivat luottamus, tehokkuus, selkeä viestintä ja asiakkaan toimialan tuntemus myös tiukoissa aikatauluissa.
Katrin kanssa asioineet kiittivät perusteellisuudesta, nopeudesta ja ystävällisestä työskentelytavasta, jota kuvattiin asiakkaalle erittäin arvokkaaksi.
Kaisan vahvuudeksi nousi asian ytimen tunnistaminen: vastaukset olivat selkeitä ja konkreettisia, ja työskentely pysyi olennaisessa.
Lilan kanssa työskennelleet kiittivät asiantuntevasta ja selkeästä avusta sekä siitä, että kysymyksiin tartutaan sujuvasti ja asioita viedään määrätietoisesti eteenpäin.
Asiakkaiden kuvauksissa toistui sama perusasia: yhteistyö ei jää asiakkaan kannettavaksi, eikä juridista vastausta tarvitse itse kääntää käytännön toimintaohjeeksi.
”Olette kaikki ihan huippuja. Teidät saa aina lyhyellä varoajalla kiinni ja asiat etenevät nopeasti.”
Hyvä vuorovaikutus parantaa työn laatua
Mukava työskentelytapa vaikuttaa myös työn laatuun. Vaikeita ja keskeneräisiä asioita on helpompi käsitellä, kun yhteistyöhön liittyy luottamusta. Kysymyksiä uskalletaan nostaa esiin aikaisemmin, epävarmuuksia ei tarvitse peitellä ja juristi saa paremman käsityksen siitä, mikä tilanteessa on asiakkaalle aidosti tärkeää. Kun tavoitteet, huolet ja käytännön reunaehdot tulevat esiin riittävän varhain, juristi pystyy kohdistamaan työnsä olennaiseen.
Luotettava juristi nostaa riskit pöydälle ja sanoo tarvittaessa suoraan, että suunnitelmaa on muutettava. Olennaista on, että asiakas ymmärtää kannan perustelut ja tietää, mitä vaihtoehtoja tilanteessa on.
Kaikki tilanteet eivät edellytä pitkää muistiota. Joskus paras juridinen palvelu on napakka keskustelu, jonka jälkeen päätöksentekijät tietävät, miten asiassa edetään ja mitkä kysymykset vaativat vielä lisäselvitystä. Yksi asiakkaistamme tiivisti kokemuksensa näin:
”Palvelu ja asiantuntemus on sillä tasolla, että ei koe maksavansa turhasta.”
Palvelun pitää toimia juristista riippumatta
Vahva asiakaspalaute ei ole meille vain onnistumisen mittari. Se asettaa odotuksen sille, että palvelun pitää toimia yhtä hyvin riippumatta siitä, kuka Folkseista asiaa hoitaa.
Se tarkoittaa osaamisen jakamista, sujuvaa yhteistyötä juristien välillä ja sitä, että sovituista asioista, aikatauluista ja asiakkaan tavoitteista pidetään kiinni. Samalla jokaisen juristin pitää voida hyödyntää omia vahvuuksiaan ja rakentaa asiakkaan kanssa toimiva yhteistyötapa.
Parhaimmillaan juristi on mukana jo silloin, kun päätöksiä valmistellaan. Keskeneräisistä kysymyksistä voidaan puhua ajoissa, ja ratkaisut löytyvät ennen kuin tilanteesta muodostuu ongelma.
Jos yrityksesi kaipaa helposti tavoitettavaa juridista kumppania arjen kysymyksiin ja päätöksenteon tueksi, tutustu ulkoistettuun lakiosastoomme tai tiimiimme. Meihin voi olla yhteydessä myös silloin, kun et vielä tarkalleen tiedä, millaista juridista apua tarvitset.
IT-ulkoistaminen on vakiintunut osa monen yrityksen arkea. IT-palveluiden, ohjelmistokehityksen tai infrastruktuurin hallinnan siirtäminen ulkopuoliselle toimijalle voi tuoda kustannustehokkuutta, skaalautuvuutta ja pääsyn sellaiseen osaamiseen, jota ei ole järkevää rakentaa itse. Samalla kyse ei kuitenkaan ole pelkästä teknisestä järjestelystä, vaan kokonaisuudesta, jossa juridiset kysymykset ovat keskeisessä roolissa.
Ulkoistamisen onnistuminen ratkaistaan osittain jo ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tässä kirjoituksessa käyn läpi kolme näkökulmaa, jotka nousevat käytännössä toistuvasti esiin ulkoistushankkeissa.
Lähtötilanteen analysointi
Ensimmäinen askel on lähtötilanteen ja tavoitteiden kirkastaminen. Yllättävän usein ulkoistushankkeeseen lähdetään ilman riittävän tarkkaa kuvaa siitä, mitä ollaan ulkoistamassa ja miksi. On eri asia hakea kustannussäästöjä kuin parantaa palvelun laatua tai skaalautuvuutta, ja nämä tavoitteet ohjaavat myös sopimusratkaisuja eri suuntiin.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ulkoistajan on pystyttävä kuvaamaan ulkoistettava toiminto riittävän tarkasti. On määritettävä, mitä palvelun halutaan sisältävän, millä tasolla sitä on tarpeen tuottaa sekä millaisia riskejä siihen mahdollisesti liittyy. Erityisesti silloin, kun palvelu on aiemmin tuotettu sisäisesti, tällainen kartoitus voi olla yllättävän puutteellinen tai sitä ei ole tehty lainkaan. Ilman tätä pohjatyötä tarjouspyynnöstä tulee helposti liian avoin, jolloin saadut tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Tämä näkyy suoraan sekä aikataulussa että kustannuksissa.
Sopimuksen laadinta ja riskien hallinta
Toinen keskeinen kokonaisuus liittyy sopimukseen. IT-ulkoistuksessa sopimus ei ole pelkkä muodollisuus, vaan keskeinen riskienhallinnan työkalu. Hyvä sopimus määrittelee selkeästi, mitä palvelua tuotetaan, millä tasolla ja millä hinnalla. Yhtä tärkeää on kuitenkin se, mitä tapahtuu silloin, kun asiat eivät mene suunnitellusti.
Häiriötilanteet ovat ulkoistuksissa väistämättömiä, ja juuri niissä sopimuksen sisältö mitataan. Jos palvelu ei toimi sovitusti, millaisia seuraamuksia tästä syntyy ja miten nopeasti tilanne on korjattava? Ulkoistuksen jälkeen asiakkaalla ei välttämättä ole enää omaa kyvykkyyttä korjata ongelmia itse, mikä korostaa sopimuksellisten mekanismien merkitystä.
Käytännössä haasteita syntyy usein myös siirtymävaiheessa. Palveluntarjoaja pyrkii tyypillisesti siirtämään palvelun omaan tuotantomalliinsa mahdollisimman nopeasti, kun taas ulkoistajalle on tärkeää varmistaa palvelun jatkuvuus ilman katkoksia. Tässä jännitteessä sovitaan usein erillisistä siirtymäajan ehdoista ja korostetuista velvoitteista sopimuskauden alkuun. Niin sanottu hyper care -jakso ei ole pelkkä trendisana, vaan konkreettinen keino hallita ulkoistuksen alkuvaiheen riskejä.
Yksi aliarvostetuimmista osa-alueista on sopimuksen päättyminen. Liian usein exit-tilanne jätetään yleisluontoisten ehtojen varaan, vaikka juuri siinä vaiheessa realisoituvat monet ulkoistuksen todelliset riskit. Keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi se, missä muodossa data palautetaan, miten palvelu siirretään uudelle toimittajalle ja millä kustannuksilla. Jos näitä ei ole sovittu etukäteen, lopputuloksena voi olla tilanne, jossa palveluntarjoajan vaihtaminen on käytännössä mahdotonta tai ainakin merkittävän kallista. Ulkoistuksen osana voi olla myös sellaisia EU datasäännöksen mukaisia palveluja, jotka tulkitaan datankäsittelypalveluiksi. Joidenkin palvelujen osalta datasäädös on tuonut tähän tiettyä helpotusta, mutta tämä ei poista tarvetta sopia näistä asioista.
Työoikeudellisien aspektien huomioiminen
Kolmas näkökulma liittyy työoikeuteen. IT-ulkoistus ei koske vain pelkkiä ulkoistettavia IT-palveluja, vaan tapauskohtaisesti myös työntekijöitä. Työoikeuden näkökulmasta, on arvioitava huolellisesti täyttyvätkö liikkeenluovutuksen tunnusmerkit. Liikkeenluovutuksessa ulkoistettavaan palveluun kuuluvat työntekijät siirtyvät automaattisesti uuden työnantajan (palveluntarjoaja) palvelukseen entisin ehdoin, vanhoina työntekijöinä.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki tilanteet olisivat yksinkertaisia. Keskeinen kysymys on, ketkä työntekijät kuuluvat siirtyvään kokonaisuuteen. Rajausten tekeminen voi olla haastavaa, erityisesti organisaatioissa, joissa tehtävät ja vastuut ovat jakautuneet useiden toimintojen kesken. Lisäksi on arvioitava, syntyykö ulkoistuksen yhteydessä velvollisuus käydä muutosneuvottelut, esimerkiksi tilanteissa, joissa organisaatiota järjestellään uudelleen ennen ulkoistusta.
Työoikeudelliset kysymykset eivät ole pelkästään juridinen pakollinen paha, vaan niillä on suora vaikutus myös ulkoistuksen käytännön toteutukseen ja aikatauluun. Siksi niiden analysointi kannattaa tehdä riittävän varhaisessa vaiheessa.
Lopuksi
Kun nämä kolme kokonaisuutta yhdistetään, muodostuu kuva siitä, miksi ulkoistuksen valmisteluun kannattaa panostaa. Huolellinen valmistautuminen ei ole ylimääräinen kustannus, vaan edellytys sille, että ulkoistuksella saavutetaan ne hyödyt, joita siltä haetaan.
Oikein toteutettuna IT-ulkoistus tukee liiketoiminnan kasvua ja vapauttaa resursseja ydinliiketoimintaan. Huolimattomasti toteutettuna se voi sen sijaan sitoa yrityksen pitkäksi aikaa järjestelyyn, josta irtautuminen on vaikeaa. Kokemus on osoittanut, että ero näiden kahden lopputuloksen välillä syntyy harvoin teknologiasta, mutta lähes aina valmistelusta ja sopimuksesta.
Autamme mielellämme IT-ulkoistuksiin liittyvissä sopimus-, riski- ja työoikeuskysymyksissä.
Osmo Lipponen
Senior Counsel
+358 50 439 1899
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Kuvittele tilanne, jossa tekoäly seuloo satoja työhakemuksia muutamassa minuutissa ja ehdottaa parhaat kandidaatit haastatteluun, tai optimoi monimutkaisen työvuorosuunnitelman huomioiden jopa tuhansien työntekijöiden tarpeet ja toiveet. Tämä ei ole enää kaukaista toiveajattelua, vaan todellisuutta jo monissa organisaatioissa – tutkimuksen mukaan 52 % suomalaisista organisaatioista hyödyntää tekoälyratkaisuja HR-tehtävissä. Vaikka käyttö on vielä hajanaista, potentiaali on valtava: tekoäly tehostaa rekrytointia sekä onboarding- ja offboarding-prosesseja, helpottaa työvuorojen ja tehtävien allokointia, tukee suorituksen johtamista ja tuottaa entistä parempaa henkilöstöanalytiikkaa.
Mutta tekoäly on vain niin vahva kuin sen käyttäjät. Älytyökalujen hyödyntäminen edellyttää HR-henkilöstön ja esihenkilöstön kouluttamista ja pelisääntöjen sisäistämistä, jotta hyödyt voidaan saavuttaa vastuullisesti ja kestävästi. Samalla työnantajilta vaaditaan entistä enemmän: tekoälyn käyttöön liittyy juridisia, eettisiä ja käytännön kysymyksiä, jotka eivät ratkea pelkällä AI-strategiapaperilla. Lainsäädäntö asettaa tekoälyn hyödyntämiselle lisääntyviä velvoitteita – tuoreimpana EU:n tekoälyasetus, joka asettaa vaatimuksia sekä tekoälysovellusten tarjoajille että käyttäjille.
Tekoälyn käyttöönotto: tarve, riskit ja yhteistoiminta
Työnantajan on huolehdittava useista tärkeistä seikoista ennen henkilöstöhallinnon tekoälyjärjestelmän käyttöönottoa. Ensimmäinen askel on tunnistaa, mihin tarpeeseen tekoäly halutaan ottaa käyttöön ja arvioida siihen liittyvät riskit. Erityisesti työ- ja tietosuojalainsäädäntö velvoittaa arvioimaan ennakolta uuden teknologian vaikutuksia työntekijöihin. Mikäli käyttöön on tulossa esimerkiksi rekrytointia tukeva tekoälypohjainen työkalu, liikutaan työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn ydinalueella. Työnantajan on tunnistettava ja perusteltava miksi henkilötietoja käsitellään, miten ja missä määrin niitä käytetään, ja mitä muutoksia AI-järjestelmä mahdollisesti vaatii toimintatapoihin tai työnhakijoiden informointiin. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää mm. henkilötietojen riskien arviointia (vaikutustenarviointi) ennen uuden teknologian käyttöönottoa riippumatta siitä, hyödynnetäänkö siinä tekoälyä vai ei. Käytännössä henkilöstöhallinnon AI-järjestelmät tarkoittavat lähes automaattisesti, että työntekijöiden yksityisyydensuojaan liittyvät riskit on tunnistettava ja määritettävä tarvittavat suojatoimet etukäteen. Täysin automaattinen päätöksenteko henkilön rekrytoinnissa, kuten työhakemusten seulominen ilman minkäänlaista ihmisen osallistumista lopulliseen päätöksentekoon on tietosuojalainsäännön mukaan pääsääntöisesti kiellettyä, joten rekrytoijan vaikutus on aina säilyttävä osana prosessia.
Työnantajalla on myös yhteistoimintavelvoitteita silloin, kun yrityksen toimintaa kehitetään ottamalla käyttöön uutta teknologiaa. Jokaisen vähintään 20 työntekijää työllistävän organisaation on käytävä henkilöstön kanssa vuoropuhelua, jolla turvataan työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet heitä koskevissa asioissa. Tekoälypohjaisten ratkaisujen käyttöönotto HR:ssä on ilman muuta tällainen asia ja siitä on syytä keskustella henkilöstön kanssa hyvissä ajoin. Yli 50 hengen työnantajilla on lisäksi nimenomainen, kevennetty muutosneuvotteluvelvoite uuden teknologian käyttöönoton yhteydessä. Ja jos tekoälyn arvioidaan mahdollisesti vähentävän työvoiman tarvetta tai muuttavan työntekijöiden tehtäviä olennaisesti, on ennen käyttöönottoa käytävä laajemmat muutosneuvottelut henkilöstön kanssa. Kaikki nämä yhteistoimintaprosessit on käytävä oikea-aikaisesti, eli ennen hankintapäätösten tekemistä, jotta yhteistoimintalain vaatimukset täyttyvät.
Myös työturvallisuuslaki koskee tekoälyn käyttöönottoa työpaikoilla. Lain keskeinen ratio on, että työnantajan pitää tunnistaa työhön liittyvät vaaratekijät ja haitat sekä reagoida niihin ennalta. Tekoäly voi tuoda mukanaan uusia ulottuvuuksia perinteiseen työturvallisuusajatteluun: mitä vaaroja ja kuormitusta tekoälyn käyttöönotosta voi seurata, ja miten niitä tulisi ehkäistä? Esimerkiksi uuden teknologian opettelu voi kuormittaa työntekijöitä henkisesti, ja huoli omista oikeuksista voi aiheuttaa stressiä koneälyn osallistuessa HR- ja esihenkilötyöhön. Työnantajan on arvioitava nämäkin riskit ja huolehdittava tarvittavasta perehdytyksestä, työhyvinvoinnista sekä tuesta muutostilanteessa.
On jo laajasti tunnistettu, että tekoälyn käyttö haastaa syrjimättömyyttä työelämässä. Yhdenvertaisuuslain mukaan työnantaja ei saa asettaa työntekijöitä tai työnhakijoita eri asemaan syrjivillä perusteilla, kuten iän, sukupuolen tai muun henkilöön liittyvän syyn takia. Koska tekoäly oppii ja tekee päätelmiä syötetyn datan perusteella, se voi omaksua datassa piileviä ennakkoluuloja. Näin ollen voi käydä esimerkiksi siten, että rekrytointialgoritmi suosii hakijoita ansioiden sijaan sukupuolen perusteella. Jos esimerkiksi aiemmin valtaosa rekrytoiduista on ollut tiettyä sukupuolta, AI voi pitää tätä “menestyksen mallina”. Syrjivien vinoumien kitkeminen tekoälystä on haastavaa, sillä algoritmit ovat usein käyttäjälle läpinäkymättömiä ja päätöksenteko selittämätöntä. Nykyisen hallitusohjelman pohjalta Suomessa on aloitettu julkishallinnossa tutkimushanke, joka tähtää tekoälyyn liittyvien syrjintäriskien tunnistamiseen ja ennaltaehkäisyyn.
EU:n tekoälyasetus kiristää vaatimuksia asteittain
Euroopan unioni on laittanut lusikkansa soppaan tekoälyn sääntelyssä. EU:n tekoälyasetus tuli voimaan kesällä 2024, ja se tuo uusia vaatimuksia tekoälyn hyödyntämiselle. Vuoden 2025 helmikuusta alkaen asetus on jo edellyttänyt organisaatioita opettamaan henkilöstönsä tekoälylukutaitoisiksi. Tekoälylukutaidolla tarkoitetaan työntekijöiden kykyä arvioida tekoälyn tuottamia ratkaisuja kriittisesti sekä käyttää tekoälyä vastuullisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jatkoa on luvassa elokuusta 2026 alkaen, jolloin asetuksen keskeiset riskiperusteiset velvoitteet astuvat voimaan. Riskiluokituksia on neljä: kokonaan kielletty, suuririskinen, rajoitettu riski sekä vähäriskinen. Tämä on merkittävä etappi tekoälyä hyödyntäville työnantajille, sillä moni HR-prosessien tueksi hankittu järjestelmä luokitellaan asetuksessa korkean riskin tekoälyjärjestelmäksi. Korkea riski tuo mukanaan myös korkeammat lakisääteiset vaatimukset tekoälyä käyttävälle työnantajalle. Tekoälyasetuksen noudattamista tehostavat muhkeat sakkorangaistukset, jotka voivat parhaillaan olla miljoonaluokkaa riippuen yrityksen koosta.
Kokonaan kiellettyjä ovat työntekijöiden tunteiden tunnistukseen käytettävät sovellukset, jotka analysoivat esimerkiksi työntekijän aikomuksia tai työtyytyväisyyttä. Samoin biometristen tunnisteiden käyttäminen luokitteluun etnisen alkuperän, poliittisen mielipiteen, uskonnon tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella ei ole sallittua. Niin ikään henkilöiden sosiaalinen pisteyttäminen henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella on kiellettyä, mikäli se johtaa henkilön kannalta haitalliseen kohteluun, kuten rajoittaa tai estää esimerkiksi uralla etenemistä. Myöskään tiedostamaton vaikuttaminen tai haavoittuvuuksien hyväksikäyttö ei ole sallittua.
Asetuksen terminologiassa työnantaja on tyypillisesti järjestelmän käyttöönottaja, kun se hankkii valmiin tekoälyratkaisun HR-tarpeisiin. On kuitenkin mahdollista, että organisaatio muokkaa yleiseen käyttöön kehitettyä tekoälyjärjestelmää omaan tarkoitukseensa, jolloin työnantajasta voikin tulla asetuksen tarkoittama järjestelmän tarjoaja. Ero käyttäjän ja tarjoajan rooleissa on olennainen: tarjoajalla on huomattavasti laajemmat oikeudelliset velvollisuudet (esim. jatkuva laadunvarmistus, tekninen dokumentaatio, järjestelmän sertifiointi ja tarkka viranomaisraportointi) verrattuna pelkkään käyttöönottajaan. Siksi työnantajan kannattaa lähtökohtaisesti hyödyntää mieluummin valmiita, HR-käyttöön suunniteltuja sovelluksia – ja käyttää niitä juuri valmistajan ohjeiden ja tarkoittaman käyttötarkoituksen mukaisesti.
Suuret riskit ja suuremmat vastuut
Millaista tekoälyn käyttöä sitten pidetään suuririskisenä HR-kontekstissa? Automaattinen päätöksenteko ja profilointi henkilön ominaisuuksien perusteella on aina suuririskistä. Asetuksen mukaan korkean riskin tekoälytyökaluja ovat sellaiset järjestelmät, jotka vaikuttavat ihmisten työhön pääsyyn, työehtoihin tai uralla etenemiseen sekä työssä suoriutumista koskevaan päätöksentekoon. Korkeariskisiksi luokitellaan esimerkiksi tekoälyjärjestelmät, joita käytetään rekrytoinnissa, työsuhteen ehtojen ja urakehityksen päätöksenteossa tai vaikkapa työsuhteen päättämisessä. Samassa riskikategoriassa ovat myös järjestelmät, jotka allokoivat työtehtäviä henkilön käyttäytymisen, persoonallisuuden tai muiden henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella, sekä järjestelmät, joilla seurataan ja arvioidaan työntekijöiden suoriutumista työsuhteen aikana. Kaikki nämä ovat tilanteita, joissa tekoäly vaikuttaa suoraan ihmisiin ja heidän kohteluunsa työelämässä. Siis juuri niitä herkkiä tilanteita, joissa riskit on tunnistettava.
Aivan yksiselitteistä rajanveto ei silti ole. Edellä mainitut käyttötarkoitukset voidaan katsoa vähäriskisiksi, jos AI:n käyttö ei aiheuta merkittävää vahinkoa tai vaaraa työntekijöiden terveydelle, turvallisuudelle tai perusoikeuksille eikä vaikuta olennaisesti heitä koskevaan päätöksentekoon. Esimerkiksi järjestelmä, joka seuloo työhakemuksia ja suosittelee rekrytoijalle sopivimmat kandidaatit olisi mitä ilmeisimmin korkean riskin sovellus. Sen sijaan tekoälytyökalu, joka vain luokittelee ja siirtää hakemuksia järjestelmästä toiseen vaikuttamatta hakijoiden jatkoonpääsyyn, tai havaitsee poikkeamia päätöksenteossa ilman varsinaista puuttumista itse päätökseen, kuuluisi vähäisen riskin kategoriaan. Rajoitetun riskin kategoriassa ovat esimerkiksi vuorovaikutteiset tekoälytyökalut, kuten HR-asioissa toimivat virtuaaliset avustajat. Rajoitetun riskin kategoriassa työnantajan on informoitava käyttäjiä tekoälystä.
Kun työnantaja ottaa käyttöön korkeariskisen tekoälyjärjestelmän, asetus edellyttää työnantajaa huolehtimaan useista velvoitteista. Ensinnäkin on varmistettava, että järjestelmää käytetään asianmukaisesti sen käyttöohjeiden ja käyttötarkoituksen mukaisesti. Toiseksi järjestelmälle on nimettävä vastuuhenkilö tai -tiimi, joka valvoo tekoälyn toimintaa. Valvontavastuullisella tulee olla riittävä pätevyys, koulutus ja valtuudet sekä tarvittavat resurssit tehtävän hoitamiseen. Työnantajan on myös kiinnitettävä erityistä huomiota datan hallintaan: varmistettava, että organisaation syöttämät tiedot ovat käyttötarkoitukseen nähden olennaisia ja riittävän edustavia, jotta tekoäly ei johda harhaan. Lisäksi käyttäjäorganisaation on reagoitava mahdollisiin riskeihin käytön aikana ja raportoitava järjestelmän toimittajalle sekä viranomaiselle, mikäli AI:n toiminnassa havaitaan esimerkiksi virheitä tai vinoutunutta päätöksentekoa, sekä tarvittaessa tehtävä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa.
Läpinäkyvyys korostuu niin ikään asetuksessa: työntekijöille on tiedotettava tekoälyjärjestelmän käyttöönotosta, ja jos he ovat tekoälypohjaisten päätösten kohteena, heillä on oikeus saada selitys heihin vaikuttavasta päätöksestä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, työnantajan on säilytettävä tekoälyjärjestelmän lokitiedot vähintään 6 kuukauden ajan, mikäli nämä lokit ovat sen hallinnassa. Lokitietoihin tallentuu esimerkiksi, miten järjestelmä on tehnyt päätöksiä. Tietojen säilyttäminen ja jäljittäminen on keskeistä mahdollisten myöhempien riitatilanteiden selvittämisessä.
Kuten todettu, jo nykyisinkin monet lait edellyttävät työnantajilta samansuuntaista toimintaa. Esimerkiksi työntekijöiden informointi voidaan hoitaa asianmukaisesti yhteistoimintaprosessin kautta, ja henkilötietojen osalta myös tietosuojalainsäädäntö edellyttää tarkoituksenmukaista käsittelyä. EU:n tekoälysääntely kuitenkin täydentää tätä kokonaisuutta tuomalla mukaan aivan uusia, konkreettisia AI-velvoitteita: korkean riskin tekoälyjärjestelmien käytössä on huolehdittava mm. lokitietojen säilyttämisestä sekä jatkuvasta riittävästä valvonnasta koko järjestelmän elinkaaren ajan.
Käyttäjät ja data AI-strategian ytimessä
Vaikka lainsäädäntö asettaa raamit tekoälyn vastuulliselle käytölle, lopullinen menestys ratkaistaan ihmisten toimesta. Yritys voi luoda kunnianhimoisen AI-strategian, mutta mikäli työntekijöillä ei ole kykyä, halua tai luottamusta käyttää järjestelmää, hyödyt voivat jäädä saavuttamatta. Käyttäjien luottamus järjestelmään on ratkaisevassa roolissa ja henkilöstöä koskevissa päätöksissä se on suorastaan kriittistä. Tutkimukset osoittavat, että omiin oikeuksiin tai järjestelmän käyttötarkoitukseen liittyvät huolet vaikuttavat suoraan siihen, hyväksyvätkö työntekijät tekoälyn osaksi työarkeaan. Vastaavasti luottamusta nakertaa ajatus omien vaikutusmahdollisuuksien heikentymisestä sekä epäluottamus järjestelmän todellisia kykyjä kohtaan.
Työnantajien kannattaakin panostaa tekoälyn mahdollisimman avoimeen ja läpinäkyvään käyttöönottoon sekä henkilöstön kattavaan informointiin. Tekoälyn integrointi osaksi HR-toimintoja on aina myös muutosprosessi, joka edellyttää perinteistä muutosjohtamista ja uuden oppimista. Uusi teknologia voi alkuun kuormittaa niin käyttäjiä kuin niitä, joita sen päätökset koskevat riippuen yksilön roolista ja valmiuksista. Siksi johdon on tärkeää kuunnella henkilöstöä, tarjota tarvittavaa tukea ja ennen kaikkea viestiä muutoksesta. Myös jälkikäteiset erimielisyydet ja mahdolliset riitaprosessit ennaltaehkäistään parhaiten, kun panostetaan osaamiseen sekä tekoälylukutaitoon.
Käytettävyys on avainasemassa onnistuneessa tekoälyinvestoinnissa. On havaittu niin sanottu “shadow AI”-ilmiö: jos työnantajan tarjoamat työkalut koetaan hankaliksi tai tehottomiksi, työntekijät saattavat alkaa käyttää organisaation ulkoisia tekoälyratkaisuja organisaation omien työkalujen sijaan. Tämä voi johtaa siihen, että tekoälyinvestoinnin hyödyt valuvat hukkaan ja samalla syntyy konkreettisia tietosuoja- ja tietoturvariskejä, kun dataa käsitellään hallitsemattomissa kanavissa. Organisaation on siis panostettava riittävän tekoälylukutaidon ohella kunnolliseen käyttökoulutukseen, jotta jokainen osaa hyödyntää uusia järjestelmiä. Samalla on tärkeää luoda selkeät ohjeistukset siitä, miten ulkopuolisia AI-työkaluja (esim. yleisiä chatbotteja tai muita palveluja) saa työssä käyttää. Näin turvataan, etteivät henkilötiedot, liikesalaisuudet tai muut luottamukselliset tiedot vaarannu.
Koneälyaikakauden keskeinen fundamentti on, että tekoäly on juuri niin luotettava kuin se data, jota se käyttää. Big datan ohella kiikareiden on oltava organisaation omassa henkilöstödatassa: mikäli se on puutteellista tai virheellistä, tekoäly tekee väistämättä vääriä tai epätarkkoja johtopäätöksiä. Pahimmillaan työnantaja voi tulla syrjineeksi työntekijää tai työnhakijaa tahattomasti, mikäli dataan on historian saatossa pesiytynyt rakenteellista vinoumaa. EU:n tekoälyasetus asettaakin nimenomaisen velvoitteen huolehtia datan laadusta ja luotettavuudesta korkean riskin HR-järjestelmissä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että HR-datan keräämiseen, päivittämiseen ja siivoamiseen on syytä kiinnittää jatkuvaa huomiota, jotta tekoälypohjaiset päätökset pohjautuvat vain mahdollisimman edustavaan, totuudenmukaiseen ja merkitykselliseen tietoon. Kyse ei kuitenkaan ole kokonaan uudesta periaatteesta, sillä työnantajilla on ollut jo yli kahdenkymmenen vuoden ajan velvollisuus käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia työntekijätietoja työelämän tietosuojalain nojalla.
Lopuksi
Tekoälyn valtavaa potentiaalia tullaan varmasti hyödyntämään entistä laajemmin myös henkilöstöhallinnon tukena tulevina vuosina. Vaikka sen käyttö ei ole juridisesti tai eettisesti ongelmatonta, voi tekoäly parhaimmillaan tehdä työstä mielekkäämpää ja HR- sekä esihenkilötyöstä tasapuolisempaa, yksilöllisempää ja tehokkaampaa. Tekoälyn käyttö on kuitenkin toteutettava suunnitelmallisesti, jotta potentiaalista saadaan kaikki tehot irti ja samalla varmistetaan työntekijöiden oikeuksien toteutuminen. Lopulta kaiken tämän ytimessä ovat ihmiset: käyttäjät, jotka tekevät strategiasta todellisuutta jokapäiväisessä työssä. Organisaatiot, jotka panostavat aidosti henkilöstönsä tekniseen ja eettiseen osaamiseen sekä helppokäyttöisiin työkaluihin, ovat tekoälyaikakaudella vahvoilla.
Kaisa Salo
Counsel
+35840 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.