Muutosneuvottelut yrityksissä – miten onnistut?

Milloin muutosneuvotteluja tarvitaan?

Yhteistoimintalain uudistuksen myötä yritysten yt-neuvotteluiksi kutsutut tilanteet tunnetaan nykyisin nimellä muutosneuvottelut. Muutosneuvotteluiden tarkoituksena on taata henkilöstön mahdollisuus vaikuttaa itseään koskeviin päätöksiin.

Muutosneuvotteluvelvollisuus koskee yrityksiä, jotka työllistävät vähintään 20 henkilöä. Neuvottelut tulee järjestää, kun työnantaja harkitsee toimenpiteitä, jotka saattavat johtaa yhden tai useamman työntekijän irtisanomiseen, lomauttamiseen tai osa-aikaistamiseen tuotannollisista tai taloudellisista syistä. Työnantajalla on neuvotteluvelvollisuus myös silloin, kun se harkitsee työsuhteen olennaisten ehtojen esim. tehtävänkuvan tai palkkauksen muutoksia. Riippuen työnantajan suunnitelmasta ja henkilöstömäärästä vähimmäisneuvotteluaika edellä mainituissa tilanteissa on joko 14 päivää tai 6 viikkoa.

Lisäksi työnantajalla on neuvotteluvelvollisuus silloin, kun se harkitsee muutoksia työtehtäviin, työmenetelmiin tai töiden, työtilojen tai työajan järjestelyihin. Tällaiset muutokset kuuluvat työnantajan työnjohtovallan piiriin, mutta ennen kuin työnantaja voi tehdä asiaa koskevan päätöksen, tulee suunnitelmasta neuvotella ensin henkilöstön kanssa. Muutokset eivät välttämättä liity työvoiman vähentämiseen, mutta usein esim. toiminnan uudelleenjärjestelyllä voi olla henkilöstövaikutuksia, jotka johtavat sekä vähentämiseen että töiden uudelleen järjestelyyn. Työnantajan työnjohto-oikeuteen kuuluvien suunniteltujen muutosten osalta ei ole säädetty vähimmäisneuvotteluaikaa, mutta silloin, kun ne liittyvät samaan kokonaisuuteen kuin irtisanomiset, lomautukset, osa-aikaistukset tai olennaisen ehdon muutokset, tulee ne käsitellä samassa yhteydessä ja neuvotteluajassa.

Työnantajan on tarkkaan selvitettävä suunnitelmansa mahdolliset henkilöstövaikutukset, jotta valitaan oikea prosessi ja noudatetaan mahdollista vähimmäisneuvotteluaikaa. Esimerkiksi tehtävänkuvan muutos voi olla sekä olennaisen ehdon muutos (vähimmäisneuvotteluaika) että työnantajan työnjohto-oikeuteen kuuluva muutos (ei vähimmäisneuvotteluaikaa). Arviointiin vaikuttaa mm. työntekijän työsopimus, mahdollinen vakiintuneisuus sekä muutoksen tosiasiallinen vaikutus työntekijään.

Muutosneuvotteluprosessi

Muutosneuvotteluiden osapuolet

Neuvotteluiden osapuolena ovat työnantaja ja suunniteltujen toimenpiteiden kohteena olevat työntekijät, tai jos he ovat valinneet itselleen edustajan, heidän edustajansa. Työntekijöiden edustajina voivat toimia joko luottamusmies, luottamusvaltuutettu tai muu yhteistoimintaedustaja.

Jos henkilöstöllä ei ole valmiiksi valittua edustajaa, työntekijät voivat valita myös keskuudestaan yhden tai useamman tilapäisen edustajan käynnissä olevan neuvottelun ajaksi (ns. ad hoc-edustaja).

Lisäksi yksittäinen työntekijä voi valtuuttaa toisen henkilön osallistumaan neuvotteluihin puolestaan.

Neuvotteluiden aloittaminen

Muutosneuvottelut tulee aloittaa, kun työnantaja harkitsee yhteistoimintalain mukaisia toimenpiteitä. Päätökset suunnitelmien toteuttamisesta tehdään sen jälkeen, kun asiasta on neuvoteltu henkilöstön kanssa menettelysäännöksiä noudattaen ja muutosneuvottelut ovat päättyneet.

Neuvottelut alkavat yhteistoimintalain mukaisella neuvotteluesityksellä, jonka työnantaja toimittaa viimeistään viisi päivää ennen ensimmäistä neuvottelua. Tällä tavoin varmistetaan osapuolille riittävä aika valmistautua neuvotteluihin.

Jos harkitut toimenpiteet kohdistuvat kymmeneen tai sitä useampaan työntekijään, työnantajan on lisäksi laadittava toimintasuunnitelma, joka tukee irtisanottavien työntekijöiden uudelleentyöllistymistä. Muutoin riittää, että neuvotteluissa esitetään työllistymistä edistävät toimintaperiaatteet.

Neuvotteluiden kulku ja aikataulu

Yhteistoimintalaissa on määritelty tietyt vähimmäisneuvotteluajat. Jos työehtosopimuksessa tai osapuolten kesken ei ole muuta sovittu, neuvotteluvelvoitteen katsotaan täyttyneen 14 päivän tai 6 viikon kuluttua ensimmäisestä neuvottelukokouksesta (pois lukien työnantajan työnjohto-oikeuteen kuuluvat muutokset). Määräaika riippuu toimenpiteiden laajuudesta ja luonteesta sekä yrityksen koosta.

Vähimmäisneuvotteluaika on:

14 päivää silloin, kun toimenpiteet kohdistuvat alle kymmenen työntekijään, kyse on enintään 90 päivää kestävistä lomautuksista, yrityksessä työskentelee säännöllisesti 20–29 työntekijää tai työnantaja on saneerausmenettelyn kohteena; ja
6 viikkoa kaikissa muissa tilanteissa.

Neuvotteluissa käsitellään työntekijöihin kohdistuvien toimenpiteiden perusteita, vaikutuksia ja mahdollisia vaihtoehtoja. Lisäksi neuvotteluissa on käsiteltävä kohteena olevan henkilöpiirin rajoittamista, mahdollisten henkilöstövaikutusten lieventämistä sekä työnantajan laatima toimintasuunnitelma tai toimintaperiaatteet.

Yhteistoimintalain uudistuksessa vahvistettiin henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia ja neuvotteluiden vuorovaikutteisuutta. Neuvotteluihin osallistuvat henkilöstön edustajat tai työntekijät voivat esittää kirjallisia ehdotuksia ja vaihtoehtoisia ratkaisuja hyvissä ajoin ennen kokousta, jossa asia toivotaan käsiteltävän. Jos työnantaja ei hyväksy ehdotettua ratkaisua, sen on perusteltava kantansa kirjallisesti neuvottelujen aikana.

Neuvotteluista on myöhempien ristiriitojen välttämiseksi suositeltavaa, ja työntekijöiden/edustajien sitä vaatiessa pakollista, laatia pöytäkirja.

Neuvottelujen päättäminen ja päätöksenteko

Neuvottelut päättyvät vähimmäisneuvotteluajan jälkeen, mikäli kaikki neuvoteltavat asiat on siihen mennessä asianmukaisesti käsitelty.

Osapuolet voivat sopia neuvottelujen päättämisestä myös vähimmäisneuvotteluajasta poiketen, jos kaikki neuvoteltavat asiat on osapuolten mielestä asianmukaisesti käsitelty jo sitä ennen. Vähimmäisneuvotteluajasta poikkeamisesta sopiessa on syytä kirjata tarkkaan sekä sopimuksen sisältö että noudatettavat käytännön toimet (mm. liittyen työnantajan päätöksentekoon ja toimenpiteiden toteuttamiseen).

Neuvottelujen päätyttyä työnantajan tulee antaa kohtuullisen ajan sisällä asianomaisille työntekijöille tai heidän edustajilleen selvitys neuvotteluiden perusteella harkittavista päätöksistä.

Selvityksestä tulee ilmetä selkeästi, mitä ollaan päättämässä:

työnantajan harkitseman päätöksen sisältö;
irtisanomisen, lomauttamisen, osa-aikaistamisen tai työsopimuksen olennaisen ehdon yksipuolisen muuttamisen kohteena olevien työntekijöiden määrät henkilöstöryhmittäin tai toiminnoittain,
lomautusten kestoajat; sekä
minkä ajan kuluessa työnantaja aikoo panna päätöksensä täytäntöön.

Muutosneuvottelujen päättyessä tulee tarvittaessa päivittää myös työyhteisön kehittämissuunnitelma.

Päätösten jälkeen työnantaja arvioi, miten eri henkilöstövaikutukset kohdistuvat työntekijöihin ns. vähennysjärjestyksen mukaisesti, ja tiedottaa vaikutuksista työntekijöille. Työnantajan on ennen mahdollista irtisanomista arvioita, voidaanko työntekijä irtisanomisen sijaan sijoittaa kohtuullinen koulutusvelvollisuus huomioiden johonkin toiseen korvaavaan työtehtävään (uudelleensijoitus- ja koulutusvelvollisuus).

Miten työnantaja voi valmistautua muutosneuvotteluihin?

Muutosneuvottelut voivat olla monimutkaisia ja stressaavia sekä työnantajalle että työntekijöille. Hyvä valmistautuminen on avain onnistuneisiin neuvotteluihin.

Muutamia vinkkejä:

Muodosta selkeä kuva siitä, mitä muutoksia suunnitellaan ja mitä suunnitelluilla muutoksilla tavoitellaan, ml. tausta, perusteet ja tavoitteet.
Varmista, että valitset oikean prosessin ja noudatat yhteistoimintalain mukaisia menettelyvaatimuksia – pyydä tarvittaessa apua!
Varmista, että viestit riittävästi ja noudattaen yhteistoimintalain mukaista prosessia.
- Esim. neuvotteluesityksen antamisaika (5 päivää) alkaa kulua vasta, kun kaikki kutsutut ovat sen vastaanottaneet (huom. poissaolojen vaikutus).
Kerää tarvittavat taustatiedot (esim. työnantajan taloudellinen tila, strategia ym.)
Pohdi vaihtoehtoja, joilla voidaan välttää tai lieventää työntekijöille aiheutuvia seurauksia.
Varmista, ettei organisaatiossa edistetä rekrytointeja, joita voidaan mahdollisessa vähentämistilanteessa tarjota uudelleensijoitus- ja koulutusvelvollisuuden myötä mahdollisesti irtisanottaville.
Valmistaudu vastaamaan henkilöstön puolelta tuleviin kysymyksiin.