Kesäloman alla monella työpaikalla näkyy sama kaava: kalenterit täyttyvät, keskeneräiset asiat halutaan pois pöydältä ja vastuut selviävät vasta viime metreillä. Ajatus on ymmärrettävä, mutta huonosti johdettuna seuraukset näkyvät nopeasti kuormituksena, virheriskeinä ja tarpeettomina pullonkauloina. Yrityksen näkökulmasta hyvä lomasuunnittelu ei ole pehmeä henkilöstöetu vaan käytännöllinen tapa johtaa työtä hallitummin.
Kesäloman kynnyksellä työpaikoilla tehdään usein sama virhe: ajatellaan, että ennen lomia kannattaa vielä puristaa vähän enemmän, jotta asiat saadaan valmiiksi. Käytännössä tämä tarkoittaa täysiä kalentereita, viivästyneitä sijaisjärjestelyjä, kiireessä tehtyjä päätöksiä ja sitä, että ihmiset lähtevät lomalle vasta siinä vaiheessa, kun kuormitus on jo ehtinyt kasvaa liian suureksi.
Ongelma ei silti useimmiten ole loma. Ongelma on tapa, jolla työtä on johdettu kevään aikana.
Yritykselle tämä ei ole vain jaksamiskysymys. Se on samalla johtamisen, riskienhallinnan ja liiketoiminnan jatkuvuuden kysymys. Kun lomiin ei varauduta ajoissa, päätöksenteko hidastuu, vastuut hämärtyvät ja samoihin avainhenkilöihin nojaudutaan vielä silloinkin, kun heidän pitäisi olla poissa palautumassa.
Loma ei korjaa kevään rakenteellista kuormitusta
Kesäloma on palautumisen kannalta tärkeä katkos, mutta sen varaan ei kannata rakentaa koko kevään johtamismallia. Työterveyslaitos on muistuttanut, että palautumista ei voi säästää lomaan. Työstä irrottautumista, taukoja, lepoa ja riittävää unta tarvitaan pitkin vuotta, ei vasta heinäkuussa. Työterveyslaitoksen mukaan myös loman myönteiset vaikutukset hyvinvointiin jäävät yleensä melko lyhyiksi.
Siksi ei ole kovin kestävä ajatus, että keväällä voidaan venyä vähän enemmän, koska kesällä sitten levätään. Jos työn määrä, työnjako, vastuut tai päätöksenteon käytännöt ovat jo ennen lomia kuormittavia, loma voi helpottaa hetkeksi, mutta ei poista varsinaista syytä.
Arjessa kuormitus syntyy harvoin vain siitä, että töitä on paljon. Usein sitä lisäävät yhtä aikaa vaihtuvat prioriteetit, epäselvät vastuut, jatkuvat keskeytykset ja se, että päätöksiä odotetaan liian alhaalta organisaatiosta. Kun nämä kasautuvat juuri ennen lomaa, työntekijä ei kanna lomalle vain kiirettä vaan myös keskeneräisyyttä ja epäselvyyttä. Silloin palautuminen ei ala heti loman alussa, vaan vasta viiveellä.
Miksi tämä on myös juridinen kysymys?
Työturvallisuuslain näkökulmasta työnantajan velvollisuudet eivät rajoitu fyysisiin vaaratekijöihin. Työnantajan on selvitettävä ja tunnistettava työstä, työajoista, työn järjestelyistä ja työympäristöstä aiheutuvia haitta- ja vaaratekijöitä. Tämä ulottuu myös työn kuormitustekijöihin. Jos työntekijän todetaan kuormittuvan työssään terveydelle haitallisella tavalla, työnantajan on ryhdyttävä käytettävissään olevin keinoin toimiin tilanteen selvittämiseksi ja vaaran vähentämiseksi.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että myös psykososiaalinen kuormitus kuuluu työnantajan vastuupiiriin. Kiire, epäselvät vastuut, hallitsematon työmäärä, jatkuvat keskeytykset tai puutteellinen priorisointi eivät ole työelämän sivujuonne, vaan ne voivat muodostaa kuormitusta, johon työnantajan pitää puuttua. Tämä ei tarkoita sitä, että työssä ei koskaan saisi olla kuormittavia vaiheita. Olennaista on kokonaisuus. Jos kuormitusviestit toistuvat, työmäärä ei ole realistinen tai työtehtäviä hoidetaan järjestelmällisesti venymällä, kysymys ei enää ole yksittäisestä kiirepiikistä. Silloin on arvioitava, mitä työnjaossa, resursoinnissa, aikatauluissa tai johtamiskäytännöissä on muutettava.
Tästä syystä ennen lomaa syntyvää ylikuormitusta ei kannata käsitellä vain hyvinvointipuheena. Yritykselle se on yhtä aikaa työoikeudellinen, operatiivinen ja taloudellinen kysymys.
Vuosiloma on suunniteltava ennakoiden
Sama teema näkyy myös vuosilomalaissa. Työnantajan on ilmoitettava vuosiloman ajankohdasta lähtökohtaisesti viimeistään kuukautta ennen loman alkamista. Jos tämä ei ole mahdollista, ilmoitus on tehtävä viimeistään kahta viikkoa ennen loman alkua. Lain rakenne kertoo olennaisen: lomien on tarkoitus perustua ennakointiin, ei viime hetken improvisaatioon. Lomakausi sijoittuu vuosilomalaissa välille 2.5.–30.9.
Jos kesän vastuut, varahenkilöt, hyväksynnät tai asiakasrajapinnan käytännöt ovat vielä juuri ennen lomakautta auki, ongelma ei yleensä ole loma. Ongelma on siinä, ettei organisaatio ole valmistautunut ennakoitavaan poissaolokauteen riittävän ajoissa.
Tämä näkyy usein nopeasti. Päätöksenteko hidastuu, tärkeät asiat ruuhkautuvat väärällä hetkellä ja loman aikana joudutaan ottamaan yhteyttä juuri niihin ihmisiin, joiden piti olla poissa. Pahimmillaan syntyy toimintamalli, jossa organisaatio on nimellisesti lomalla mutta käytännössä edelleen samojen avainhenkilöiden varassa.
Mitä työnantajan kannattaa tehdä ennen lomakautta?
Ensimmäinen tehtävä on priorisoida aidosti. Monessa organisaatiossa priorisoinnista puhutaan paljon, mutta käytännössä viesti on silti se, että kaikki olisi hyvä saada valmiiksi ennen lomia. Juuri tämä ajaa ihmiset loppusuoralla kohtuuttomaan puristukseen.
Johdon pitäisi sanoittaa näkyvästi kolme asiaa: mitä on oikeasti saatava valmiiksi ennen lomakautta, mitä voidaan siirtää syksyyn ja mitä ei tehdä lainkaan. Tämä vähentää kuormitusta usein tehokkaammin kuin yksikään yleinen muistutus palautumisen tärkeydestä, koska samalla ihmiset saavat luvan keskittyä olennaiseen.
Toinen tehtävä on käsitellä lomasuunnittelua resursointikysymyksenä, ei pelkkänä kalenteriharjoituksena. Kuka vastaa asiakkaista, sopimuksista, hyväksynnöistä ja kiireellisistä poikkeustilanteista? Kuka tekee päätökset vastuuhenkilön poissa ollessa? Kuka toimii varahenkilönä, ja onko se aidosti mahdollista myös käytännössä?
Kolmas tehtävä on sopia tavoitettavuuden pelisäännöt etukäteen. Missä tilanteissa lomalla olevaan henkilöön voidaan olla yhteydessä, ja missä tilanteissa ei? Jos tätä ei ratkaista ennakolta, organisaatio siirtää helposti oman suunnittelupuutteensa yksittäisten työntekijöiden venymisen varaan.
Neljäs tehtävä on ottaa kuormitusviestit vakavasti ennen kuin ne näkyvät sairauspoissaoloina, henkilöriskeinä tai lähtöhaluina. Jos työmäärä ei ole hallittavissa, ongelmaa ei ratkaista vain muistuttamalla tauoista tai palautumisesta. Silloin on katsottava työn määrää, työnjakoa, aikatauluja, päätöksentekoa ja esihenkilöiden todellisia mahdollisuuksia johtaa tilannetta.
Johtoryhmälle hyödyllinen kysymys on lopulta yksinkertainen: onko organisaatiossa oikeasti päätetty, mitä pitää saada valmiiksi ennen lomia ja mitä ei? Jos tätä priorisointia ei tehdä johdon tasolla, priorisointi tapahtuu käytännössä työntekijöiden venymisen kautta. Se on kallis tapa johtaa.
Hyvä kesäloma rakennetaan jo ennen loman alkua
Yrityksen näkökulmasta tärkein oivallus on yksinkertainen. Kesäloma on työntekijän oikeus ja palautumisen kannalta tärkeä tauko, mutta se ei ole keino paikata rakenteellisesti liian kuormittavaa kevättä.
Parhaimmillaan ennen lomaa tehty kuormituksenhallinta näkyy nopeasti. Ihmiset eivät kanna keskeneräistä kaaosta lomalle. Esihenkilöt eivät jää yksin paikkaamaan järjestelmän puutteita. Loman aikainen tavoitettavuus vähenee oikeasti, eikä vain paperilla. Syksy alkaa hallitummin, koska työ on jo valmiiksi paremmin järjestetty.
Hyvä kesäloma ei siis synny sattumalta. Se rakentuu siitä, että työpaikalla päätetään ajoissa, mikä on olennaista, mitä voidaan siirtää ja miten varmistetaan, että ihmisillä on todellinen mahdollisuus irrottautua työstä. Kun tässä onnistutaan, lomalta palataan useammin levänneenä, toimintakykyisenä ja valmiina tarttumaan toimeen. Se näkyy yleensä nopeasti myös työn sujuvuudessa, päätöksenteon laadussa ja koko liiketoiminnan vireessä.
Satu Edberg
HR- ja toimistopäällikkö
p. +358 40 531 1542
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Päivitetty: 15.4.
Huomaan palaavani tätä tekstiä kirjoittaessani samaan ajatukseen yhä uudelleen. Pitäisikö tähän lisätä disclaimereita? Sellaisia varmuuden vuoksi kirjoitettuja kappaleita, joissa selitän etukäteen, mitä en tarkoita, ennen kuin uskallan sanoa, mitä oikeasti tarkoitan. Että tämä ei ole puheenvuoro syrjintää, rasismia, häirintää tai muita vakavia epäkohtia vastaan. Niistä ei voi eikä pidä tinkiä. Silti juuri tämä varovaisuuden tarve tuntuu olennaiselta osalta sitä ilmiötä, josta tämä teksti sai alkunsa. Jos jokaiseen keskusteluun on pakko liittää ennakkoselitys, olemme jo aika pitkällä maailmassa, jossa yhteisten rakenteiden arviointi koetaan helposti hyökkäykseksi yksilön kokemusta vastaan.
Yksilöllisyyden ja yhteisön ristiriita
Ajatus tähän tekstiin syntyi hiljattain julkaistusta Liisa Keltikangas-Järvisen kirjasta Itsekkyyden aika. Kirja ei käsittele työelämää tai HR:ää, mutta se antaa kielen ilmiölle, joka näkyy työpaikoilla yhä selvemmin. Yksilöllisyys on pitkään ollut vapautta, mahdollisuuksia ja oikeuksia. Vähitellen se on alkanut muuttua myös vaatimukseksi. Jokaisen pitäisi kuulostella itseään, välttää epämukavuutta ja kieltäytyä kompromisseista. Lopputulos on paradoksaalinen. Kun ennen puristivat yhteiset normit, nyt puristaa liika yksilöllisyys.
Työelämässä tämä näkyy tilanteina, joissa yhteiset pelisäännöt koetaan herkästi rajoittamisena ja yksilön kokemus yhä useammin lähtökohtana, joka vaatii välitöntä ulkopuolista ratkaisua. HR:ltä odotetaan samaan aikaan ymmärrystä ja jämäkkyyttä, nopeaa reagointia ja tarkkaa prosessia, tilannetajua ja tasapuolisuutta. Koska HR toimii työoikeudellisten velvoitteiden kehyksessä, kyse ei ole vain kulttuurista tai työhyvinvoinnista, vaan myös työnantajan ja työntekijöiden oikeusturvasta.
Kun hoitopuhe valuu työelämään
Yksi Keltikangas-Järvisen kiinnostavimmista havainnoista liittyy siihen, miten hoitopuheen periaatteet ovat sekoittuneet laajemmin yhteiskunnalliseen keskusteluun. Hoitotilanteessa kaikki tunteet ovat totta ja oikeita, ammattilainen ei normita eikä arvota. Se on hoitotyössä hyve. Työelämä ei kuitenkaan ole terapeuttinen tila, vaan yhteinen järjestelmä, jossa on myös oikeita ja vääriä ratkaisuja, velvoitteita ja rajoja.
Käytännössä tämä näkyy työpaikoilla niin, että kokemus alkaa määritellä teon. Jos jokin tuntuu pahalta, tilanteen tulkitaan olevan väärin. Mittasuhteet hämärtyvät, ja asioita arvioidaan yhä useammin sen perusteella, miltä ne tuntuvat juuri nyt, ei sen perusteella, mitä tosiasiallisesti tapahtui ja miten vastaavia tilanteita on aiemmin käsitelty. Työelämä ei tietenkään voi olla paikka, jossa tunteet sivuutetaan. Mutta jos tunteiden säätely ulkoistetaan järjestelmälle, HR:lle ja prosesseille, järjestelmä alkaa ylikuormittua.
Tämä näkyy HR:n arjessa esimerkiksi tilanteissa, joissa työntekijä kokee tulleensa kohdelluksi epäoikeudenmukaisesti esihenkilön tehdessä normaalin johtamispäätöksen. Kyse voi olla työvuorojen järjestelystä, vastuunjaosta tai palautteesta, joka ei tunnu hyvältä, mutta joka ei riko lakia, työehtosopimusta tai organisaation ohjeita. Silti odotus on usein se, että kokemuksen täytyy johtaa muodolliseen selvitykseen ja dokumentoituun prosessiin. HR joutuu tasapainoilemaan sen välillä, milloin on kyse aidosta oikeusturvakysymyksestä ja milloin normaalista työelämän kitkasta.
Tasapuolinen kohtelu ja kohtuuden periaate
Työnantajan velvollisuus kohdella työntekijöitä tasapuolisesti ei ole mielipide tai HR:n valitsema toimintatapa, vaan oikeudellinen reunaehto. Se tarkoittaa, että yksilöllisiä ratkaisuja ei voida tehdä irrallaan kokonaisuudesta. Jokainen poikkeus on samalla ennakkotapaus, ja jokainen ennakkotapaus muokkaa sitä, mitä muut työntekijät voivat perustellusti odottaa.
HR joutuu tästä syystä usein tilanteeseen, jossa työntekijän kokemus on aidosti kielteinen, mutta juridista virhettä ei ole tapahtunut. Kukaan ei ole rikkonut lakia, sopimusta tai ohjetta, ja silti pahaa oloa on. Inhimillinen reaktio on ajatella, että kokemuksen täytyy riittää ja ratkaisu on löydettävä nopeasti. Jos kuitenkin jokainen kokemus johtaa raskaaseen prosessiin, seuraukset alkavat kasvaa kohtuuttomiksi. Ei siksi, että kokemusta pitäisi vähätellä, vaan siksi, että prosessit on rakennettu suojaamaan työntekijöitä vakavilta väärinkäytöksiltä ja mielivallalta.
Kohtuullisuus on tässä keskustelussa yllättävän vaikea sana. Se tulkitaan helposti kylmyydeksi, vaikka todellisuudessa se on vastuullisuutta. Kohtuullisuus tarkoittaa sitä, että seuraamukset ovat suhteessa tekoihin ja että eri tilanteita osataan käsitellä eri välineillä. Kaikki pettymys ei ole vääryyttä, eikä kaikki epämukavuus ole merkki epäasiallisesta kohtelusta. Työelämään kuuluu väistämättä ristiriitoja ja turhautumista, ja kyky tehdä kompromisseja on sosiaalinen taito, jota ilman yhteisö ei toimi.
Empatia ja oikeudenmukaisuus
Tässä kohtaa on perusteltua haastaa yksi aikamme vahvimmista oletuksista. Olemme alkaneet sekoittaa empatian ja oikeudenmukaisuuden toisiinsa. Se, mikä tuntuu empaattiselta yksittäisessä tilanteessa, koetaan helposti automaattisesti oikeaksi ratkaisuksi. Työelämässä tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa yksilön kokemus ohittaa kokonaisuuden ja muiden työntekijöiden aseman. Empatia ilman rajoja ei ole neutraalia, vaan se voi kääntyä epäoikeudenmukaisuudeksi muita kohtaan. Työoikeudellisesti ja yhteisön näkökulmasta oikeudenmukaisuus edellyttää joskus myös epämiellyttäviä päätöksiä.
Mitä tästä seuraa työyhteisölle
Yksilöllisyyden ylikorostuminen ei murenna työyhteisöä yhdessä isossa kriisissä, vaan hitaasti. Kun poikkeuksista tulee arkipäivää ja ratkaisut näyttäytyvät tapauskohtaisina, luottamus rapautuu. Työntekijän oikeusturva perustuu pitkälti ennakoitavuuteen. Jos käytännöt muuttuvat tilanteesta toiseen sen mukaan, kuka kokee eniten, tasapuolinen kohtelu vaarantuu ja yhteinen selkänoja katoaa.
HR:n rooli on tässä erityinen ja usein epämukava. HR:ltä odotetaan, että se on yksilön tukena, mutta samalla sen tehtävä on suojella yhteisön toimivuutta ja oikeudenmukaisuutta. Rajat eivät ole työntekijää vastaan, vaan hänen suojakseen. Ilman rajoja työelämästä tulee jatkuvaa neuvottelua oikeuksista ja asemasta, ja se kuormittaa lopulta kaikkia.
Yhteisen vastuun katoaminen
Ehkä kaikkein vaikein kysymys kuuluu, olemmeko työelämässä ajautumassa tilanteeseen, jossa yksilön kokemus alkaa syrjäyttää yhteisen vastuun. Tässä kohtaa katse kannattaa hetkeksi kääntää työelämän ulkopuolelle. Urheilumaailmassa on itsestään selvää, että pettymyksiä ei voida poistaa järjestelmällä. Tappiot, epäonnistumiset ja takaiskut kuuluvat kehitykseen. Niitä ei nähdä häiriöinä, vaan osana oppimista. Kyky sietää epämukavuutta, käsitellä pettymyksiä ja palata tekemiseen on keskeinen taito.
On perusteltua kysyä, miksi tämä ajatus tuntuu työelämässä niin vaikealta. Miksi juuri siellä, missä toimitaan yhdessä ja kohdataan väistämättä ristiriitoja, pettymyksensietokyvystä on tullut lähes katoava luonnonvara? Jos kaikki epämukavuus pyritään poistamaan ulkopuolisin toimenpitein, yhteisö ei vahvistu, vaan haurastuu.
Yhteisen puolustamisesta on tullut yllättävän radikaalia. Silti työelämä ei toimi ilman yhteisiä pelisääntöjä, rajoja ja vastavuoroisuutta. Yhteisön etu ei ole yksilön etua vastaan, vaan sen edellytys. Kun tämä unohdetaan, työelämä alkaa vahvistaa ilmiötä, jota se yrittää korjata. Keltikangas-Järvisen ajatus on, että kulttuuri palkitsee nykyään käyttäytymistä, jota aiemmin olisi pidetty kypsymättömänä. Tunteet saavat levitä ajasta ja paikasta riippumatta, kompromissit nähdään heikkoutena ja rajojen asettaminen empatiavajeena.
Ja se tuo minut takaisin disclaimereihin. Enkä malta olla laittamatta tähän yhtä sellaista. Tämä teksti ei ole kannanotto yksilön kokemuksen merkityksettömyydestä, vaan puheenvuoro siitä, mitä tapahtuu työelämälle, jos yhteiset rakenteet alkavat väistyä kokemuksen tieltä.
Kestävä työelämä syntyy siitä, että kokemusta kuullaan, mutta ratkaisut tehdään myös yhteisön, tasapuolisuuden ja kohtuuden ehdoilla. Siinä ei ole mitään epäinhimillistä. Päinvastoin. Kaikissa organisaatioissa tämä ei vielä näyttäydy samalla tavalla, mutta juuri siksi siitä on syytä puhua silloin, kun rakenteita ja toimintatapoja vielä voidaan vahvistaa hallitusti eikä vasta silloin, kun ne alkavat pettää.
Jos pohdit, miten näitä rajoja, rakenteita ja tasapuolisuuden periaatteita olisi syytä tarkastella omassa organisaatiossasi, ota yhteyttä. Meiltä folkseilta saat apua niin HR-työhön kuin HR-juridiikkaan, tutustu: https://www.legalfolks.fi/ulkoistettuhr ja https://www.legalfolks.fi/tyooikeus
Satu Edberg
HR- ja toimistopäällikkö
p. +358 40 531 1542
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Päivitetty: 15.1.
Kuvittele tilanne, jossa tekoäly seuloo satoja työhakemuksia muutamassa minuutissa ja ehdottaa parhaat kandidaatit haastatteluun, tai optimoi monimutkaisen työvuorosuunnitelman huomioiden jopa tuhansien työntekijöiden tarpeet ja toiveet. Tämä ei ole enää kaukaista toiveajattelua, vaan todellisuutta jo monissa organisaatioissa – tutkimuksen mukaan 52 % suomalaisista organisaatioista hyödyntää tekoälyratkaisuja HR-tehtävissä. Vaikka käyttö on vielä hajanaista, potentiaali on valtava: tekoäly tehostaa rekrytointia sekä onboarding- ja offboarding-prosesseja, helpottaa työvuorojen ja tehtävien allokointia, tukee suorituksen johtamista ja tuottaa entistä parempaa henkilöstöanalytiikkaa.
Mutta tekoäly on vain niin vahva kuin sen käyttäjät. Älytyökalujen hyödyntäminen edellyttää HR-henkilöstön ja esihenkilöstön kouluttamista ja pelisääntöjen sisäistämistä, jotta hyödyt voidaan saavuttaa vastuullisesti ja kestävästi. Samalla työnantajilta vaaditaan entistä enemmän: tekoälyn käyttöön liittyy juridisia, eettisiä ja käytännön kysymyksiä, jotka eivät ratkea pelkällä AI-strategiapaperilla. Lainsäädäntö asettaa tekoälyn hyödyntämiselle lisääntyviä velvoitteita – tuoreimpana EU:n tekoälyasetus, joka asettaa vaatimuksia sekä tekoälysovellusten tarjoajille että käyttäjille.
Tekoälyn käyttöönotto: tarve, riskit ja yhteistoiminta
Työnantajan on huolehdittava useista tärkeistä seikoista ennen henkilöstöhallinnon tekoälyjärjestelmän käyttöönottoa. Ensimmäinen askel on tunnistaa, mihin tarpeeseen tekoäly halutaan ottaa käyttöön ja arvioida siihen liittyvät riskit. Erityisesti työ- ja tietosuojalainsäädäntö velvoittaa arvioimaan ennakolta uuden teknologian vaikutuksia työntekijöihin. Mikäli käyttöön on tulossa esimerkiksi rekrytointia tukeva tekoälypohjainen työkalu, liikutaan työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn ydinalueella. Työnantajan on tunnistettava ja perusteltava miksi henkilötietoja käsitellään, miten ja missä määrin niitä käytetään, ja mitä muutoksia AI-järjestelmä mahdollisesti vaatii toimintatapoihin tai työnhakijoiden informointiin. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää mm. henkilötietojen riskien arviointia (vaikutustenarviointi) ennen uuden teknologian käyttöönottoa riippumatta siitä, hyödynnetäänkö siinä tekoälyä vai ei. Käytännössä henkilöstöhallinnon AI-järjestelmät tarkoittavat lähes automaattisesti, että työntekijöiden yksityisyydensuojaan liittyvät riskit on tunnistettava ja määritettävä tarvittavat suojatoimet etukäteen. Täysin automaattinen päätöksenteko henkilön rekrytoinnissa, kuten työhakemusten seulominen ilman minkäänlaista ihmisen osallistumista lopulliseen päätöksentekoon on tietosuojalainsäännön mukaan pääsääntöisesti kiellettyä, joten rekrytoijan vaikutus on aina säilyttävä osana prosessia.
Työnantajalla on myös yhteistoimintavelvoitteita silloin, kun yrityksen toimintaa kehitetään ottamalla käyttöön uutta teknologiaa. Jokaisen vähintään 20 työntekijää työllistävän organisaation on käytävä henkilöstön kanssa vuoropuhelua, jolla turvataan työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet heitä koskevissa asioissa. Tekoälypohjaisten ratkaisujen käyttöönotto HR:ssä on ilman muuta tällainen asia ja siitä on syytä keskustella henkilöstön kanssa hyvissä ajoin. Yli 50 hengen työnantajilla on lisäksi nimenomainen, kevennetty muutosneuvotteluvelvoite uuden teknologian käyttöönoton yhteydessä. Ja jos tekoälyn arvioidaan mahdollisesti vähentävän työvoiman tarvetta tai muuttavan työntekijöiden tehtäviä olennaisesti, on ennen käyttöönottoa käytävä laajemmat muutosneuvottelut henkilöstön kanssa. Kaikki nämä yhteistoimintaprosessit on käytävä oikea-aikaisesti, eli ennen hankintapäätösten tekemistä, jotta yhteistoimintalain vaatimukset täyttyvät.
Myös työturvallisuuslaki koskee tekoälyn käyttöönottoa työpaikoilla. Lain keskeinen ratio on, että työnantajan pitää tunnistaa työhön liittyvät vaaratekijät ja haitat sekä reagoida niihin ennalta. Tekoäly voi tuoda mukanaan uusia ulottuvuuksia perinteiseen työturvallisuusajatteluun: mitä vaaroja ja kuormitusta tekoälyn käyttöönotosta voi seurata, ja miten niitä tulisi ehkäistä? Esimerkiksi uuden teknologian opettelu voi kuormittaa työntekijöitä henkisesti, ja huoli omista oikeuksista voi aiheuttaa stressiä koneälyn osallistuessa HR- ja esihenkilötyöhön. Työnantajan on arvioitava nämäkin riskit ja huolehdittava tarvittavasta perehdytyksestä, työhyvinvoinnista sekä tuesta muutostilanteessa.
On jo laajasti tunnistettu, että tekoälyn käyttö haastaa syrjimättömyyttä työelämässä. Yhdenvertaisuuslain mukaan työnantaja ei saa asettaa työntekijöitä tai työnhakijoita eri asemaan syrjivillä perusteilla, kuten iän, sukupuolen tai muun henkilöön liittyvän syyn takia. Koska tekoäly oppii ja tekee päätelmiä syötetyn datan perusteella, se voi omaksua datassa piileviä ennakkoluuloja. Näin ollen voi käydä esimerkiksi siten, että rekrytointialgoritmi suosii hakijoita ansioiden sijaan sukupuolen perusteella. Jos esimerkiksi aiemmin valtaosa rekrytoiduista on ollut tiettyä sukupuolta, AI voi pitää tätä “menestyksen mallina”. Syrjivien vinoumien kitkeminen tekoälystä on haastavaa, sillä algoritmit ovat usein käyttäjälle läpinäkymättömiä ja päätöksenteko selittämätöntä. Nykyisen hallitusohjelman pohjalta Suomessa on aloitettu julkishallinnossa tutkimushanke, joka tähtää tekoälyyn liittyvien syrjintäriskien tunnistamiseen ja ennaltaehkäisyyn.
EU:n tekoälyasetus kiristää vaatimuksia asteittain
Euroopan unioni on laittanut lusikkansa soppaan tekoälyn sääntelyssä. EU:n tekoälyasetus tuli voimaan kesällä 2024, ja se tuo uusia vaatimuksia tekoälyn hyödyntämiselle. Vuoden 2025 helmikuusta alkaen asetus on jo edellyttänyt organisaatioita opettamaan henkilöstönsä tekoälylukutaitoisiksi. Tekoälylukutaidolla tarkoitetaan työntekijöiden kykyä arvioida tekoälyn tuottamia ratkaisuja kriittisesti sekä käyttää tekoälyä vastuullisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jatkoa on luvassa elokuusta 2026 alkaen, jolloin asetuksen keskeiset riskiperusteiset velvoitteet astuvat voimaan. Riskiluokituksia on neljä: kokonaan kielletty, suuririskinen, rajoitettu riski sekä vähäriskinen. Tämä on merkittävä etappi tekoälyä hyödyntäville työnantajille, sillä moni HR-prosessien tueksi hankittu järjestelmä luokitellaan asetuksessa korkean riskin tekoälyjärjestelmäksi. Korkea riski tuo mukanaan myös korkeammat lakisääteiset vaatimukset tekoälyä käyttävälle työnantajalle. Tekoälyasetuksen noudattamista tehostavat muhkeat sakkorangaistukset, jotka voivat parhaillaan olla miljoonaluokkaa riippuen yrityksen koosta.
Kokonaan kiellettyjä ovat työntekijöiden tunteiden tunnistukseen käytettävät sovellukset, jotka analysoivat esimerkiksi työntekijän aikomuksia tai työtyytyväisyyttä. Samoin biometristen tunnisteiden käyttäminen luokitteluun etnisen alkuperän, poliittisen mielipiteen, uskonnon tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella ei ole sallittua. Niin ikään henkilöiden sosiaalinen pisteyttäminen henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella on kiellettyä, mikäli se johtaa henkilön kannalta haitalliseen kohteluun, kuten rajoittaa tai estää esimerkiksi uralla etenemistä. Myöskään tiedostamaton vaikuttaminen tai haavoittuvuuksien hyväksikäyttö ei ole sallittua.
Asetuksen terminologiassa työnantaja on tyypillisesti järjestelmän käyttöönottaja, kun se hankkii valmiin tekoälyratkaisun HR-tarpeisiin. On kuitenkin mahdollista, että organisaatio muokkaa yleiseen käyttöön kehitettyä tekoälyjärjestelmää omaan tarkoitukseensa, jolloin työnantajasta voikin tulla asetuksen tarkoittama järjestelmän tarjoaja. Ero käyttäjän ja tarjoajan rooleissa on olennainen: tarjoajalla on huomattavasti laajemmat oikeudelliset velvollisuudet (esim. jatkuva laadunvarmistus, tekninen dokumentaatio, järjestelmän sertifiointi ja tarkka viranomaisraportointi) verrattuna pelkkään käyttöönottajaan. Siksi työnantajan kannattaa lähtökohtaisesti hyödyntää mieluummin valmiita, HR-käyttöön suunniteltuja sovelluksia – ja käyttää niitä juuri valmistajan ohjeiden ja tarkoittaman käyttötarkoituksen mukaisesti.
Suuret riskit ja suuremmat vastuut
Millaista tekoälyn käyttöä sitten pidetään suuririskisenä HR-kontekstissa? Automaattinen päätöksenteko ja profilointi henkilön ominaisuuksien perusteella on aina suuririskistä. Asetuksen mukaan korkean riskin tekoälytyökaluja ovat sellaiset järjestelmät, jotka vaikuttavat ihmisten työhön pääsyyn, työehtoihin tai uralla etenemiseen sekä työssä suoriutumista koskevaan päätöksentekoon. Korkeariskisiksi luokitellaan esimerkiksi tekoälyjärjestelmät, joita käytetään rekrytoinnissa, työsuhteen ehtojen ja urakehityksen päätöksenteossa tai vaikkapa työsuhteen päättämisessä. Samassa riskikategoriassa ovat myös järjestelmät, jotka allokoivat työtehtäviä henkilön käyttäytymisen, persoonallisuuden tai muiden henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella, sekä järjestelmät, joilla seurataan ja arvioidaan työntekijöiden suoriutumista työsuhteen aikana. Kaikki nämä ovat tilanteita, joissa tekoäly vaikuttaa suoraan ihmisiin ja heidän kohteluunsa työelämässä. Siis juuri niitä herkkiä tilanteita, joissa riskit on tunnistettava.
Aivan yksiselitteistä rajanveto ei silti ole. Edellä mainitut käyttötarkoitukset voidaan katsoa vähäriskisiksi, jos AI:n käyttö ei aiheuta merkittävää vahinkoa tai vaaraa työntekijöiden terveydelle, turvallisuudelle tai perusoikeuksille eikä vaikuta olennaisesti heitä koskevaan päätöksentekoon. Esimerkiksi järjestelmä, joka seuloo työhakemuksia ja suosittelee rekrytoijalle sopivimmat kandidaatit olisi mitä ilmeisimmin korkean riskin sovellus. Sen sijaan tekoälytyökalu, joka vain luokittelee ja siirtää hakemuksia järjestelmästä toiseen vaikuttamatta hakijoiden jatkoonpääsyyn, tai havaitsee poikkeamia päätöksenteossa ilman varsinaista puuttumista itse päätökseen, kuuluisi vähäisen riskin kategoriaan. Rajoitetun riskin kategoriassa ovat esimerkiksi vuorovaikutteiset tekoälytyökalut, kuten HR-asioissa toimivat virtuaaliset avustajat. Rajoitetun riskin kategoriassa työnantajan on informoitava käyttäjiä tekoälystä.
Kun työnantaja ottaa käyttöön korkeariskisen tekoälyjärjestelmän, asetus edellyttää työnantajaa huolehtimaan useista velvoitteista. Ensinnäkin on varmistettava, että järjestelmää käytetään asianmukaisesti sen käyttöohjeiden ja käyttötarkoituksen mukaisesti. Toiseksi järjestelmälle on nimettävä vastuuhenkilö tai -tiimi, joka valvoo tekoälyn toimintaa. Valvontavastuullisella tulee olla riittävä pätevyys, koulutus ja valtuudet sekä tarvittavat resurssit tehtävän hoitamiseen. Työnantajan on myös kiinnitettävä erityistä huomiota datan hallintaan: varmistettava, että organisaation syöttämät tiedot ovat käyttötarkoitukseen nähden olennaisia ja riittävän edustavia, jotta tekoäly ei johda harhaan. Lisäksi käyttäjäorganisaation on reagoitava mahdollisiin riskeihin käytön aikana ja raportoitava järjestelmän toimittajalle sekä viranomaiselle, mikäli AI:n toiminnassa havaitaan esimerkiksi virheitä tai vinoutunutta päätöksentekoa, sekä tarvittaessa tehtävä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa.
Läpinäkyvyys korostuu niin ikään asetuksessa: työntekijöille on tiedotettava tekoälyjärjestelmän käyttöönotosta, ja jos he ovat tekoälypohjaisten päätösten kohteena, heillä on oikeus saada selitys heihin vaikuttavasta päätöksestä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, työnantajan on säilytettävä tekoälyjärjestelmän lokitiedot vähintään 6 kuukauden ajan, mikäli nämä lokit ovat sen hallinnassa. Lokitietoihin tallentuu esimerkiksi, miten järjestelmä on tehnyt päätöksiä. Tietojen säilyttäminen ja jäljittäminen on keskeistä mahdollisten myöhempien riitatilanteiden selvittämisessä.
Kuten todettu, jo nykyisinkin monet lait edellyttävät työnantajilta samansuuntaista toimintaa. Esimerkiksi työntekijöiden informointi voidaan hoitaa asianmukaisesti yhteistoimintaprosessin kautta, ja henkilötietojen osalta myös tietosuojalainsäädäntö edellyttää tarkoituksenmukaista käsittelyä. EU:n tekoälysääntely kuitenkin täydentää tätä kokonaisuutta tuomalla mukaan aivan uusia, konkreettisia AI-velvoitteita: korkean riskin tekoälyjärjestelmien käytössä on huolehdittava mm. lokitietojen säilyttämisestä sekä jatkuvasta riittävästä valvonnasta koko järjestelmän elinkaaren ajan.
Käyttäjät ja data AI-strategian ytimessä
Vaikka lainsäädäntö asettaa raamit tekoälyn vastuulliselle käytölle, lopullinen menestys ratkaistaan ihmisten toimesta. Yritys voi luoda kunnianhimoisen AI-strategian, mutta mikäli työntekijöillä ei ole kykyä, halua tai luottamusta käyttää järjestelmää, hyödyt voivat jäädä saavuttamatta. Käyttäjien luottamus järjestelmään on ratkaisevassa roolissa ja henkilöstöä koskevissa päätöksissä se on suorastaan kriittistä. Tutkimukset osoittavat, että omiin oikeuksiin tai järjestelmän käyttötarkoitukseen liittyvät huolet vaikuttavat suoraan siihen, hyväksyvätkö työntekijät tekoälyn osaksi työarkeaan. Vastaavasti luottamusta nakertaa ajatus omien vaikutusmahdollisuuksien heikentymisestä sekä epäluottamus järjestelmän todellisia kykyjä kohtaan.
Työnantajien kannattaakin panostaa tekoälyn mahdollisimman avoimeen ja läpinäkyvään käyttöönottoon sekä henkilöstön kattavaan informointiin. Tekoälyn integrointi osaksi HR-toimintoja on aina myös muutosprosessi, joka edellyttää perinteistä muutosjohtamista ja uuden oppimista. Uusi teknologia voi alkuun kuormittaa niin käyttäjiä kuin niitä, joita sen päätökset koskevat riippuen yksilön roolista ja valmiuksista. Siksi johdon on tärkeää kuunnella henkilöstöä, tarjota tarvittavaa tukea ja ennen kaikkea viestiä muutoksesta. Myös jälkikäteiset erimielisyydet ja mahdolliset riitaprosessit ennaltaehkäistään parhaiten, kun panostetaan osaamiseen sekä tekoälylukutaitoon.
Käytettävyys on avainasemassa onnistuneessa tekoälyinvestoinnissa. On havaittu niin sanottu “shadow AI”-ilmiö: jos työnantajan tarjoamat työkalut koetaan hankaliksi tai tehottomiksi, työntekijät saattavat alkaa käyttää organisaation ulkoisia tekoälyratkaisuja organisaation omien työkalujen sijaan. Tämä voi johtaa siihen, että tekoälyinvestoinnin hyödyt valuvat hukkaan ja samalla syntyy konkreettisia tietosuoja- ja tietoturvariskejä, kun dataa käsitellään hallitsemattomissa kanavissa. Organisaation on siis panostettava riittävän tekoälylukutaidon ohella kunnolliseen käyttökoulutukseen, jotta jokainen osaa hyödyntää uusia järjestelmiä. Samalla on tärkeää luoda selkeät ohjeistukset siitä, miten ulkopuolisia AI-työkaluja (esim. yleisiä chatbotteja tai muita palveluja) saa työssä käyttää. Näin turvataan, etteivät henkilötiedot, liikesalaisuudet tai muut luottamukselliset tiedot vaarannu.
Koneälyaikakauden keskeinen fundamentti on, että tekoäly on juuri niin luotettava kuin se data, jota se käyttää. Big datan ohella kiikareiden on oltava organisaation omassa henkilöstödatassa: mikäli se on puutteellista tai virheellistä, tekoäly tekee väistämättä vääriä tai epätarkkoja johtopäätöksiä. Pahimmillaan työnantaja voi tulla syrjineeksi työntekijää tai työnhakijaa tahattomasti, mikäli dataan on historian saatossa pesiytynyt rakenteellista vinoumaa. EU:n tekoälyasetus asettaakin nimenomaisen velvoitteen huolehtia datan laadusta ja luotettavuudesta korkean riskin HR-järjestelmissä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että HR-datan keräämiseen, päivittämiseen ja siivoamiseen on syytä kiinnittää jatkuvaa huomiota, jotta tekoälypohjaiset päätökset pohjautuvat vain mahdollisimman edustavaan, totuudenmukaiseen ja merkitykselliseen tietoon. Kyse ei kuitenkaan ole kokonaan uudesta periaatteesta, sillä työnantajilla on ollut jo yli kahdenkymmenen vuoden ajan velvollisuus käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia työntekijätietoja työelämän tietosuojalain nojalla.
Lopuksi
Tekoälyn valtavaa potentiaalia tullaan varmasti hyödyntämään entistä laajemmin myös henkilöstöhallinnon tukena tulevina vuosina. Vaikka sen käyttö ei ole juridisesti tai eettisesti ongelmatonta, voi tekoäly parhaimmillaan tehdä työstä mielekkäämpää ja HR- sekä esihenkilötyöstä tasapuolisempaa, yksilöllisempää ja tehokkaampaa. Tekoälyn käyttö on kuitenkin toteutettava suunnitelmallisesti, jotta potentiaalista saadaan kaikki tehot irti ja samalla varmistetaan työntekijöiden oikeuksien toteutuminen. Lopulta kaiken tämän ytimessä ovat ihmiset: käyttäjät, jotka tekevät strategiasta todellisuutta jokapäiväisessä työssä. Organisaatiot, jotka panostavat aidosti henkilöstönsä tekniseen ja eettiseen osaamiseen sekä helppokäyttöisiin työkaluihin, ovat tekoälyaikakaudella vahvoilla.
Kaisa Salo
Counsel
+35840 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.