Huomaan palaavani tätä tekstiä kirjoittaessani samaan ajatukseen yhä uudelleen. Pitäisikö tähän lisätä disclaimereita. Sellaisia varmuuden vuoksi kirjoitettuja kappaleita, joissa selitän etukäteen, mitä en tarkoita, ennen kuin uskallan sanoa, mitä oikeasti tarkoitan. Että tämä ei ole puheenvuoro syrjintää, rasismia, häirintää tai muita vakavia epäkohtia vastaan. Niistä ei voi eikä pidä tinkiä. Silti juuri tämä varovaisuuden tarve tuntuu olennaiselta osalta sitä ilmiötä, josta tämä teksti sai alkunsa. Jos jokaiseen keskusteluun on pakko liittää ennakkoselitys, olemme jo aika pitkällä maailmassa, jossa yhteisten rakenteiden arviointi koetaan helposti hyökkäykseksi yksilön kokemusta vastaan.
Ajatus tähän tekstiin syntyi hiljattain julkaistusta Liisa Keltikangas-Järvisen kirjasta Itsekkyyden aika. Kirja ei käsittele työelämää tai HR:ää, mutta se antaa kielen ilmiölle, joka näkyy työpaikoilla yhä selvemmin. Yksilöllisyys on pitkään ollut vapautta, mahdollisuuksia ja oikeuksia. Vähitellen se on alkanut muuttua myös vaatimukseksi. Jokaisen pitäisi kuulostella itseään, välttää epämukavuutta ja kieltäytyä kompromisseista. Lopputulos on paradoksaalinen. Kun ennen puristivat yhteiset normit, nyt puristaa liika yksilöllisyys.
Työelämässä tämä näkyy tilanteina, joissa yhteiset pelisäännöt koetaan herkästi rajoittamisena ja yksilön kokemus yhä useammin lähtökohtana, joka vaatii välitöntä ulkopuolista ratkaisua. HR:ltä odotetaan samaan aikaan ymmärrystä ja jämäkkyyttä, nopeaa reagointia ja tarkkaa prosessia, tilannetajua ja tasapuolisuutta. Koska HR toimii työoikeudellisten velvoitteiden kehyksessä, kyse ei ole vain kulttuurista tai työhyvinvoinnista, vaan myös työnantajan ja työntekijöiden oikeusturvasta.
Kun hoitopuhe valuu työelämään
Yksi Keltikangas-Järvisen kiinnostavimmista havainnoista liittyy siihen, miten hoitopuheen periaatteet ovat sekoittuneet laajemmin yhteiskunnalliseen keskusteluun. Hoitotilanteessa kaikki tunteet ovat totta ja oikeita, ammattilainen ei normita eikä arvota. Se on hoitotyössä hyve. Työelämä ei kuitenkaan ole terapeuttinen tila, vaan yhteinen järjestelmä, jossa on myös oikeita ja vääriä ratkaisuja, velvoitteita ja rajoja.
Käytännössä tämä näkyy työpaikoilla niin, että kokemus alkaa määritellä teon. Jos jokin tuntuu pahalta, tilanteen tulkitaan olevan väärin. Mittasuhteet hämärtyvät, ja asioita arvioidaan yhä useammin sen perusteella, miltä ne tuntuvat juuri nyt, ei sen perusteella, mitä tosiasiallisesti tapahtui ja miten vastaavia tilanteita on aiemmin käsitelty. Työelämä ei tietenkään voi olla paikka, jossa tunteet sivuutetaan. Mutta jos tunteiden säätely ulkoistetaan järjestelmälle, HR:lle ja prosesseille, järjestelmä alkaa ylikuormittua.
Tämä näkyy HR:n arjessa esimerkiksi tilanteissa, joissa työntekijä kokee tulleensa kohdelluksi epäoikeudenmukaisesti esihenkilön tehdessä normaalin johtamispäätöksen. Kyse voi olla työvuorojen järjestelystä, vastuunjaosta tai palautteesta, joka ei tunnu hyvältä, mutta joka ei riko lakia, työehtosopimusta tai organisaation ohjeita. Silti odotus on usein se, että kokemuksen täytyy johtaa muodolliseen selvitykseen ja dokumentoituun prosessiin. HR joutuu tasapainoilemaan sen välillä, milloin on kyse aidosta oikeusturvakysymyksestä ja milloin normaalista työelämän kitkasta.
Kirjassa puhutaan myös siitä, miten tavallisista arjen tunteista ja ristiriidoista tulee helposti asioita, joita aletaan käsitellä poikkeamina. Työelämässä tämä näkyy siinä, että ristiriita, epäonnistunut viestintä tai pettymys alkaa yhä useammin vaatia selvitystä, muistion ja muodollisen menettelyn. Kun normaali työelämän kitka nostetaan samalle tasolle kuin aidosti vakavat epäasialliset tilanteet, myös vakavien tilanteiden käsittelyyn tarkoitettujen mekanismien merkitys alkaa hämärtyä.
Tasapuolinen kohtelu ja kohtuuden periaate
Työnantajan velvollisuus kohdella työntekijöitä tasapuolisesti ei ole mielipide tai HR:n valitsema toimintatapa, vaan oikeudellinen reunaehto. Se tarkoittaa, että yksilöllisiä ratkaisuja ei voida tehdä irrallaan kokonaisuudesta. Jokainen poikkeus on samalla ennakkotapaus, ja jokainen ennakkotapaus muokkaa sitä, mitä muut työntekijät voivat perustellusti odottaa.
HR joutuu tästä syystä usein tilanteeseen, jossa työntekijän kokemus on aidosti kielteinen, mutta juridista virhettä ei ole tapahtunut. Kukaan ei ole rikkonut lakia, sopimusta tai ohjetta, ja silti pahaa oloa on. Inhimillinen reaktio on ajatella, että kokemuksen täytyy riittää ja ratkaisu on löydettävä nopeasti. Jos kuitenkin jokainen kokemus johtaa raskaaseen prosessiin, seuraukset alkavat kasvaa kohtuuttomiksi. Ei siksi, että kokemusta pitäisi vähätellä, vaan siksi, että prosessit on rakennettu suojaamaan työntekijöitä vakavilta väärinkäytöksiltä ja mielivallalta.
Kohtuullisuus on tässä keskustelussa yllättävän vaikea sana. Se tulkitaan helposti kylmyydeksi, vaikka todellisuudessa se on vastuullisuutta. Kohtuullisuus tarkoittaa sitä, että seuraamukset ovat suhteessa tekoihin ja että eri tilanteita osataan käsitellä eri välineillä. Kaikki pettymys ei ole vääryyttä, eikä kaikki epämukavuus ole merkki epäasiallisesta kohtelusta. Työelämään kuuluu väistämättä ristiriitoja ja turhautumista, ja kyky tehdä kompromisseja on sosiaalinen taito, jota ilman yhteisö ei toimi.
Tässä kohtaa on perusteltua haastaa yksi aikamme vahvimmista oletuksista. Olemme alkaneet sekoittaa empatian ja oikeudenmukaisuuden toisiinsa. Se, mikä tuntuu empaattiselta yksittäisessä tilanteessa, koetaan helposti automaattisesti oikeaksi ratkaisuksi. Työelämässä tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa yksilön kokemus ohittaa kokonaisuuden ja muiden työntekijöiden aseman. Empatia ilman rajoja ei ole neutraalia, vaan se voi kääntyä epäoikeudenmukaisuudeksi muita kohtaan. Työoikeudellisesti ja yhteisön näkökulmasta oikeudenmukaisuus edellyttää joskus myös epämiellyttäviä päätöksiä.
Mitä tästä seuraa työyhteisölle
Yksilöllisyyden ylikorostuminen ei murenna työyhteisöä yhdessä isossa kriisissä, vaan hitaasti. Kun poikkeuksista tulee arkipäivää ja ratkaisut näyttäytyvät tapauskohtaisina, luottamus rapautuu. Työntekijän oikeusturva perustuu pitkälti ennakoitavuuteen. Jos käytännöt muuttuvat tilanteesta toiseen sen mukaan, kuka kokee eniten, tasapuolinen kohtelu vaarantuu ja yhteinen selkänoja katoaa.
HR:n rooli on tässä erityinen ja usein epämukava. HR:ltä odotetaan, että se on yksilön tukena, mutta samalla sen tehtävä on suojella yhteisön toimivuutta ja oikeudenmukaisuutta. Rajat eivät ole työntekijää vastaan, vaan hänen suojakseen. Ilman rajoja työelämästä tulee jatkuvaa neuvottelua oikeuksista ja asemasta, ja se kuormittaa lopulta kaikkia.
Yhteisen vastuun katoaminen
Ehkä kaikkein vaikein kysymys kuuluu, olemmeko työelämässä ajautumassa tilanteeseen, jossa yksilön kokemus alkaa syrjäyttää yhteisen vastuun. Tässä kohtaa katse kannattaa hetkeksi kääntää työelämän ulkopuolelle. Urheilumaailmassa on itsestään selvää, että pettymyksiä ei voida poistaa järjestelmällä. Tappiot, epäonnistumiset ja takaiskut kuuluvat kehitykseen. Niitä ei nähdä häiriöinä, vaan osana oppimista. Kyky sietää epämukavuutta, käsitellä pettymyksiä ja palata tekemiseen on keskeinen taito.
On perusteltua kysyä, miksi tämä ajatus tuntuu työelämässä niin vaikealta. Miksi juuri siellä, missä toimitaan yhdessä ja kohdataan väistämättä ristiriitoja, pettymyksensietokyvystä on tullut lähes katoava luonnonvara. Jos kaikki epämukavuus pyritään poistamaan ulkopuolisin toimenpitein, yhteisö ei vahvistu, vaan haurastuu.
Yhteisen puolustamisesta on tullut yllättävän radikaalia. Silti työelämä ei toimi ilman yhteisiä pelisääntöjä, rajoja ja vastavuoroisuutta. Yhteisön etu ei ole yksilön etua vastaan, vaan sen edellytys. Kun tämä unohdetaan, työelämä alkaa vahvistaa ilmiötä, jota se yrittää korjata. Keltikangas-Järvisen ajatus on, että kulttuuri palkitsee nykyään käyttäytymistä, jota aiemmin olisi pidetty kypsymättömänä. Tunteet saavat levitä ajasta ja paikasta riippumatta, kompromissit nähdään heikkoutena ja rajojen asettaminen empatiavajeena.
Ja se tuo minut takaisin disclaimereihin. Enkä malta olla laittamatta tähän yhtä sellaista. Tämä teksti ei ole kannanotto yksilön kokemuksen merkityksettömyydestä, vaan puheenvuoro siitä, mitä tapahtuu työelämälle, jos yhteiset rakenteet alkavat väistyä kokemuksen tieltä.
Kestävä työelämä syntyy siitä, että kokemusta kuullaan, mutta ratkaisut tehdään myös yhteisön, tasapuolisuuden ja kohtuuden ehdoilla. Siinä ei ole mitään epäinhimillistä. Päinvastoin. Kaikissa organisaatioissa tämä ei vielä näyttäydy samalla tavalla, mutta juuri siksi siitä on syytä puhua silloin, kun rakenteita ja toimintatapoja vielä voidaan vahvistaa hallitusti eikä vasta silloin, kun ne alkavat pettää.
Jos pohdit, miten näitä rajoja, rakenteita ja tasapuolisuuden periaatteita olisi syytä tarkastella omassa organisaatiossasi, ota yhteyttä. Meiltä folkseilta saat apua niin HR-työhön kuin HR-juridiikkaan, tutustu: https://www.legalfolks.fi/ulkoistettuhr ja https://www.legalfolks.fi/tyooikeus
Satu Edberg
HR- ja toimistopäällikkö
p. +358 40 531 1542
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Päivitetty: 15.1.
Kuvittele tilanne, jossa tekoäly seuloo satoja työhakemuksia muutamassa minuutissa ja ehdottaa parhaat kandidaatit haastatteluun, tai optimoi monimutkaisen työvuorosuunnitelman huomioiden jopa tuhansien työntekijöiden tarpeet ja toiveet. Tämä ei ole enää kaukaista toiveajattelua, vaan todellisuutta jo monissa organisaatioissa – tutkimuksen mukaan 52 % suomalaisista organisaatioista hyödyntää tekoälyratkaisuja HR-tehtävissä. Vaikka käyttö on vielä hajanaista, potentiaali on valtava: tekoäly tehostaa rekrytointia sekä onboarding- ja offboarding-prosesseja, helpottaa työvuorojen ja tehtävien allokointia, tukee suorituksen johtamista ja tuottaa entistä parempaa henkilöstöanalytiikkaa.
Mutta tekoäly on vain niin vahva kuin sen käyttäjät. Älytyökalujen hyödyntäminen edellyttää HR-henkilöstön ja esihenkilöstön kouluttamista ja pelisääntöjen sisäistämistä, jotta hyödyt voidaan saavuttaa vastuullisesti ja kestävästi. Samalla työnantajilta vaaditaan entistä enemmän: tekoälyn käyttöön liittyy juridisia, eettisiä ja käytännön kysymyksiä, jotka eivät ratkea pelkällä AI-strategiapaperilla. Lainsäädäntö asettaa tekoälyn hyödyntämiselle lisääntyviä velvoitteita – tuoreimpana EU:n tekoälyasetus, joka asettaa vaatimuksia sekä tekoälysovellusten tarjoajille että käyttäjille.
Tekoälyn käyttöönotto: tarve, riskit ja yhteistoiminta
Työnantajan on huolehdittava useista tärkeistä seikoista ennen henkilöstöhallinnon tekoälyjärjestelmän käyttöönottoa. Ensimmäinen askel on tunnistaa, mihin tarpeeseen tekoäly halutaan ottaa käyttöön ja arvioida siihen liittyvät riskit. Erityisesti työ- ja tietosuojalainsäädäntö velvoittaa arvioimaan ennakolta uuden teknologian vaikutuksia työntekijöihin. Mikäli käyttöön on tulossa esimerkiksi rekrytointia tukeva tekoälypohjainen työkalu, liikutaan työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn ydinalueella. Työnantajan on tunnistettava ja perusteltava miksi henkilötietoja käsitellään, miten ja missä määrin niitä käytetään, ja mitä muutoksia AI-järjestelmä mahdollisesti vaatii toimintatapoihin tai työnhakijoiden informointiin. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää mm. henkilötietojen riskien arviointia (vaikutustenarviointi) ennen uuden teknologian käyttöönottoa riippumatta siitä, hyödynnetäänkö siinä tekoälyä vai ei. Käytännössä henkilöstöhallinnon AI-järjestelmät tarkoittavat lähes automaattisesti, että työntekijöiden yksityisyydensuojaan liittyvät riskit on tunnistettava ja määritettävä tarvittavat suojatoimet etukäteen. Täysin automaattinen päätöksenteko henkilön rekrytoinnissa, kuten työhakemusten seulominen ilman minkäänlaista ihmisen osallistumista lopulliseen päätöksentekoon on tietosuojalainsäännön mukaan pääsääntöisesti kiellettyä, joten rekrytoijan vaikutus on aina säilyttävä osana prosessia.
Työnantajalla on myös yhteistoimintavelvoitteita silloin, kun yrityksen toimintaa kehitetään ottamalla käyttöön uutta teknologiaa. Jokaisen vähintään 20 työntekijää työllistävän organisaation on käytävä henkilöstön kanssa vuoropuhelua, jolla turvataan työntekijöiden vaikutusmahdollisuudet heitä koskevissa asioissa. Tekoälypohjaisten ratkaisujen käyttöönotto HR:ssä on ilman muuta tällainen asia ja siitä on syytä keskustella henkilöstön kanssa hyvissä ajoin. Yli 50 hengen työnantajilla on lisäksi nimenomainen, kevennetty muutosneuvotteluvelvoite uuden teknologian käyttöönoton yhteydessä. Ja jos tekoälyn arvioidaan mahdollisesti vähentävän työvoiman tarvetta tai muuttavan työntekijöiden tehtäviä olennaisesti, on ennen käyttöönottoa käytävä laajemmat muutosneuvottelut henkilöstön kanssa. Kaikki nämä yhteistoimintaprosessit on käytävä oikea-aikaisesti, eli ennen hankintapäätösten tekemistä, jotta yhteistoimintalain vaatimukset täyttyvät.
Myös työturvallisuuslaki koskee tekoälyn käyttöönottoa työpaikoilla. Lain keskeinen ratio on, että työnantajan pitää tunnistaa työhön liittyvät vaaratekijät ja haitat sekä reagoida niihin ennalta. Tekoäly voi tuoda mukanaan uusia ulottuvuuksia perinteiseen työturvallisuusajatteluun: mitä vaaroja ja kuormitusta tekoälyn käyttöönotosta voi seurata, ja miten niitä tulisi ehkäistä? Esimerkiksi uuden teknologian opettelu voi kuormittaa työntekijöitä henkisesti, ja huoli omista oikeuksista voi aiheuttaa stressiä koneälyn osallistuessa HR- ja esihenkilötyöhön. Työnantajan on arvioitava nämäkin riskit ja huolehdittava tarvittavasta perehdytyksestä, työhyvinvoinnista sekä tuesta muutostilanteessa.
On jo laajasti tunnistettu, että tekoälyn käyttö haastaa syrjimättömyyttä työelämässä. Yhdenvertaisuuslain mukaan työnantaja ei saa asettaa työntekijöitä tai työnhakijoita eri asemaan syrjivillä perusteilla, kuten iän, sukupuolen tai muun henkilöön liittyvän syyn takia. Koska tekoäly oppii ja tekee päätelmiä syötetyn datan perusteella, se voi omaksua datassa piileviä ennakkoluuloja. Näin ollen voi käydä esimerkiksi siten, että rekrytointialgoritmi suosii hakijoita ansioiden sijaan sukupuolen perusteella. Jos esimerkiksi aiemmin valtaosa rekrytoiduista on ollut tiettyä sukupuolta, AI voi pitää tätä “menestyksen mallina”. Syrjivien vinoumien kitkeminen tekoälystä on haastavaa, sillä algoritmit ovat usein käyttäjälle läpinäkymättömiä ja päätöksenteko selittämätöntä. Nykyisen hallitusohjelman pohjalta Suomessa on aloitettu julkishallinnossa tutkimushanke, joka tähtää tekoälyyn liittyvien syrjintäriskien tunnistamiseen ja ennaltaehkäisyyn.
EU:n tekoälyasetus kiristää vaatimuksia asteittain
Euroopan unioni on laittanut lusikkansa soppaan tekoälyn sääntelyssä. EU:n tekoälyasetus tuli voimaan kesällä 2024, ja se tuo uusia vaatimuksia tekoälyn hyödyntämiselle. Vuoden 2025 helmikuusta alkaen asetus on jo edellyttänyt organisaatioita opettamaan henkilöstönsä tekoälylukutaitoisiksi. Tekoälylukutaidolla tarkoitetaan työntekijöiden kykyä arvioida tekoälyn tuottamia ratkaisuja kriittisesti sekä käyttää tekoälyä vastuullisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jatkoa on luvassa elokuusta 2026 alkaen, jolloin asetuksen keskeiset riskiperusteiset velvoitteet astuvat voimaan. Riskiluokituksia on neljä: kokonaan kielletty, suuririskinen, rajoitettu riski sekä vähäriskinen. Tämä on merkittävä etappi tekoälyä hyödyntäville työnantajille, sillä moni HR-prosessien tueksi hankittu järjestelmä luokitellaan asetuksessa korkean riskin tekoälyjärjestelmäksi. Korkea riski tuo mukanaan myös korkeammat lakisääteiset vaatimukset tekoälyä käyttävälle työnantajalle. Tekoälyasetuksen noudattamista tehostavat muhkeat sakkorangaistukset, jotka voivat parhaillaan olla miljoonaluokkaa riippuen yrityksen koosta.
Kokonaan kiellettyjä ovat työntekijöiden tunteiden tunnistukseen käytettävät sovellukset, jotka analysoivat esimerkiksi työntekijän aikomuksia tai työtyytyväisyyttä. Samoin biometristen tunnisteiden käyttäminen luokitteluun etnisen alkuperän, poliittisen mielipiteen, uskonnon tai seksuaalisen suuntautumisen perusteella ei ole sallittua. Niin ikään henkilöiden sosiaalinen pisteyttäminen henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella on kiellettyä, mikäli se johtaa henkilön kannalta haitalliseen kohteluun, kuten rajoittaa tai estää esimerkiksi uralla etenemistä. Myöskään tiedostamaton vaikuttaminen tai haavoittuvuuksien hyväksikäyttö ei ole sallittua.
Asetuksen terminologiassa työnantaja on tyypillisesti järjestelmän käyttöönottaja, kun se hankkii valmiin tekoälyratkaisun HR-tarpeisiin. On kuitenkin mahdollista, että organisaatio muokkaa yleiseen käyttöön kehitettyä tekoälyjärjestelmää omaan tarkoitukseensa, jolloin työnantajasta voikin tulla asetuksen tarkoittama järjestelmän tarjoaja. Ero käyttäjän ja tarjoajan rooleissa on olennainen: tarjoajalla on huomattavasti laajemmat oikeudelliset velvollisuudet (esim. jatkuva laadunvarmistus, tekninen dokumentaatio, järjestelmän sertifiointi ja tarkka viranomaisraportointi) verrattuna pelkkään käyttöönottajaan. Siksi työnantajan kannattaa lähtökohtaisesti hyödyntää mieluummin valmiita, HR-käyttöön suunniteltuja sovelluksia – ja käyttää niitä juuri valmistajan ohjeiden ja tarkoittaman käyttötarkoituksen mukaisesti.
Suuret riskit ja suuremmat vastuut
Millaista tekoälyn käyttöä sitten pidetään suuririskisenä HR-kontekstissa? Automaattinen päätöksenteko ja profilointi henkilön ominaisuuksien perusteella on aina suuririskistä. Asetuksen mukaan korkean riskin tekoälytyökaluja ovat sellaiset järjestelmät, jotka vaikuttavat ihmisten työhön pääsyyn, työehtoihin tai uralla etenemiseen sekä työssä suoriutumista koskevaan päätöksentekoon. Korkeariskisiksi luokitellaan esimerkiksi tekoälyjärjestelmät, joita käytetään rekrytoinnissa, työsuhteen ehtojen ja urakehityksen päätöksenteossa tai vaikkapa työsuhteen päättämisessä. Samassa riskikategoriassa ovat myös järjestelmät, jotka allokoivat työtehtäviä henkilön käyttäytymisen, persoonallisuuden tai muiden henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella, sekä järjestelmät, joilla seurataan ja arvioidaan työntekijöiden suoriutumista työsuhteen aikana. Kaikki nämä ovat tilanteita, joissa tekoäly vaikuttaa suoraan ihmisiin ja heidän kohteluunsa työelämässä. Siis juuri niitä herkkiä tilanteita, joissa riskit on tunnistettava.
Aivan yksiselitteistä rajanveto ei silti ole. Edellä mainitut käyttötarkoitukset voidaan katsoa vähäriskisiksi, jos AI:n käyttö ei aiheuta merkittävää vahinkoa tai vaaraa työntekijöiden terveydelle, turvallisuudelle tai perusoikeuksille eikä vaikuta olennaisesti heitä koskevaan päätöksentekoon. Esimerkiksi järjestelmä, joka seuloo työhakemuksia ja suosittelee rekrytoijalle sopivimmat kandidaatit olisi mitä ilmeisimmin korkean riskin sovellus. Sen sijaan tekoälytyökalu, joka vain luokittelee ja siirtää hakemuksia järjestelmästä toiseen vaikuttamatta hakijoiden jatkoonpääsyyn, tai havaitsee poikkeamia päätöksenteossa ilman varsinaista puuttumista itse päätökseen, kuuluisi vähäisen riskin kategoriaan. Rajoitetun riskin kategoriassa ovat esimerkiksi vuorovaikutteiset tekoälytyökalut, kuten HR-asioissa toimivat virtuaaliset avustajat. Rajoitetun riskin kategoriassa työnantajan on informoitava käyttäjiä tekoälystä.
Kun työnantaja ottaa käyttöön korkeariskisen tekoälyjärjestelmän, asetus edellyttää työnantajaa huolehtimaan useista velvoitteista. Ensinnäkin on varmistettava, että järjestelmää käytetään asianmukaisesti sen käyttöohjeiden ja käyttötarkoituksen mukaisesti. Toiseksi järjestelmälle on nimettävä vastuuhenkilö tai -tiimi, joka valvoo tekoälyn toimintaa. Valvontavastuullisella tulee olla riittävä pätevyys, koulutus ja valtuudet sekä tarvittavat resurssit tehtävän hoitamiseen. Työnantajan on myös kiinnitettävä erityistä huomiota datan hallintaan: varmistettava, että organisaation syöttämät tiedot ovat käyttötarkoitukseen nähden olennaisia ja riittävän edustavia, jotta tekoäly ei johda harhaan. Lisäksi käyttäjäorganisaation on reagoitava mahdollisiin riskeihin käytön aikana ja raportoitava järjestelmän toimittajalle sekä viranomaiselle, mikäli AI:n toiminnassa havaitaan esimerkiksi virheitä tai vinoutunutta päätöksentekoa, sekä tarvittaessa tehtävä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa.
Läpinäkyvyys korostuu niin ikään asetuksessa: työntekijöille on tiedotettava tekoälyjärjestelmän käyttöönotosta, ja jos he ovat tekoälypohjaisten päätösten kohteena, heillä on oikeus saada selitys heihin vaikuttavasta päätöksestä. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, työnantajan on säilytettävä tekoälyjärjestelmän lokitiedot vähintään 6 kuukauden ajan, mikäli nämä lokit ovat sen hallinnassa. Lokitietoihin tallentuu esimerkiksi, miten järjestelmä on tehnyt päätöksiä. Tietojen säilyttäminen ja jäljittäminen on keskeistä mahdollisten myöhempien riitatilanteiden selvittämisessä.
Kuten todettu, jo nykyisinkin monet lait edellyttävät työnantajilta samansuuntaista toimintaa. Esimerkiksi työntekijöiden informointi voidaan hoitaa asianmukaisesti yhteistoimintaprosessin kautta, ja henkilötietojen osalta myös tietosuojalainsäädäntö edellyttää tarkoituksenmukaista käsittelyä. EU:n tekoälysääntely kuitenkin täydentää tätä kokonaisuutta tuomalla mukaan aivan uusia, konkreettisia AI-velvoitteita: korkean riskin tekoälyjärjestelmien käytössä on huolehdittava mm. lokitietojen säilyttämisestä sekä jatkuvasta riittävästä valvonnasta koko järjestelmän elinkaaren ajan.
Käyttäjät ja data AI-strategian ytimessä
Vaikka lainsäädäntö asettaa raamit tekoälyn vastuulliselle käytölle, lopullinen menestys ratkaistaan ihmisten toimesta. Yritys voi luoda kunnianhimoisen AI-strategian, mutta mikäli työntekijöillä ei ole kykyä, halua tai luottamusta käyttää järjestelmää, hyödyt voivat jäädä saavuttamatta. Käyttäjien luottamus järjestelmään on ratkaisevassa roolissa ja henkilöstöä koskevissa päätöksissä se on suorastaan kriittistä. Tutkimukset osoittavat, että omiin oikeuksiin tai järjestelmän käyttötarkoitukseen liittyvät huolet vaikuttavat suoraan siihen, hyväksyvätkö työntekijät tekoälyn osaksi työarkeaan. Vastaavasti luottamusta nakertaa ajatus omien vaikutusmahdollisuuksien heikentymisestä sekä epäluottamus järjestelmän todellisia kykyjä kohtaan.
Työnantajien kannattaakin panostaa tekoälyn mahdollisimman avoimeen ja läpinäkyvään käyttöönottoon sekä henkilöstön kattavaan informointiin. Tekoälyn integrointi osaksi HR-toimintoja on aina myös muutosprosessi, joka edellyttää perinteistä muutosjohtamista ja uuden oppimista. Uusi teknologia voi alkuun kuormittaa niin käyttäjiä kuin niitä, joita sen päätökset koskevat riippuen yksilön roolista ja valmiuksista. Siksi johdon on tärkeää kuunnella henkilöstöä, tarjota tarvittavaa tukea ja ennen kaikkea viestiä muutoksesta. Myös jälkikäteiset erimielisyydet ja mahdolliset riitaprosessit ennaltaehkäistään parhaiten, kun panostetaan osaamiseen sekä tekoälylukutaitoon.
Käytettävyys on avainasemassa onnistuneessa tekoälyinvestoinnissa. On havaittu niin sanottu “shadow AI”-ilmiö: jos työnantajan tarjoamat työkalut koetaan hankaliksi tai tehottomiksi, työntekijät saattavat alkaa käyttää organisaation ulkoisia tekoälyratkaisuja organisaation omien työkalujen sijaan. Tämä voi johtaa siihen, että tekoälyinvestoinnin hyödyt valuvat hukkaan ja samalla syntyy konkreettisia tietosuoja- ja tietoturvariskejä, kun dataa käsitellään hallitsemattomissa kanavissa. Organisaation on siis panostettava riittävän tekoälylukutaidon ohella kunnolliseen käyttökoulutukseen, jotta jokainen osaa hyödyntää uusia järjestelmiä. Samalla on tärkeää luoda selkeät ohjeistukset siitä, miten ulkopuolisia AI-työkaluja (esim. yleisiä chatbotteja tai muita palveluja) saa työssä käyttää. Näin turvataan, etteivät henkilötiedot, liikesalaisuudet tai muut luottamukselliset tiedot vaarannu.
Koneälyaikakauden keskeinen fundamentti on, että tekoäly on juuri niin luotettava kuin se data, jota se käyttää. Big datan ohella kiikareiden on oltava organisaation omassa henkilöstödatassa: mikäli se on puutteellista tai virheellistä, tekoäly tekee väistämättä vääriä tai epätarkkoja johtopäätöksiä. Pahimmillaan työnantaja voi tulla syrjineeksi työntekijää tai työnhakijaa tahattomasti, mikäli dataan on historian saatossa pesiytynyt rakenteellista vinoumaa. EU:n tekoälyasetus asettaakin nimenomaisen velvoitteen huolehtia datan laadusta ja luotettavuudesta korkean riskin HR-järjestelmissä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että HR-datan keräämiseen, päivittämiseen ja siivoamiseen on syytä kiinnittää jatkuvaa huomiota, jotta tekoälypohjaiset päätökset pohjautuvat vain mahdollisimman edustavaan, totuudenmukaiseen ja merkitykselliseen tietoon. Kyse ei kuitenkaan ole kokonaan uudesta periaatteesta, sillä työnantajilla on ollut jo yli kahdenkymmenen vuoden ajan velvollisuus käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia työntekijätietoja työelämän tietosuojalain nojalla.
Lopuksi
Tekoälyn valtavaa potentiaalia tullaan varmasti hyödyntämään entistä laajemmin myös henkilöstöhallinnon tukena tulevina vuosina. Vaikka sen käyttö ei ole juridisesti tai eettisesti ongelmatonta, voi tekoäly parhaimmillaan tehdä työstä mielekkäämpää ja HR- sekä esihenkilötyöstä tasapuolisempaa, yksilöllisempää ja tehokkaampaa. Tekoälyn käyttö on kuitenkin toteutettava suunnitelmallisesti, jotta potentiaalista saadaan kaikki tehot irti ja samalla varmistetaan työntekijöiden oikeuksien toteutuminen. Lopulta kaiken tämän ytimessä ovat ihmiset: käyttäjät, jotka tekevät strategiasta todellisuutta jokapäiväisessä työssä. Organisaatiot, jotka panostavat aidosti henkilöstönsä tekniseen ja eettiseen osaamiseen sekä helppokäyttöisiin työkaluihin, ovat tekoälyaikakaudella vahvoilla.
Kaisa Salo
Counsel
+35840 168 1418
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.
Kesälomat ovat monilla jo takana ja syksyn arki on täydessä vauhdissa. Kalenterit täyttyvät palavereista, projektit etenevät ja sähköpostit kasaantuvat. Lomalta palatessa olo on usein hetken aikaa levännyt ja energinen, mutta tunne haihtuu nopeasti, jos työn rakenteet ja kulttuuri eivät anna palautumiselle tilaa. HR:n näkökulmasta tämä on tuttu ilmiö: loma kyllä palauttaa, mutta jos arjessa ei ole mahdollisuuksia hengittää, tulos on väistämättä sama kuin ennen lomaa. Juuri siksi työhyvinvoinnista on edelleen puhuttava usein ja paljon, jotta hyväksi todistetut toimintamallit saadaan osaksi arkea.
Aiemmin olemme pysähtyneet ajatustyöläisen aivoihin ja keskeytysten vaikutuksiin. Nyt on aika katsoa vielä laajemmin: miksi edelleen pidämme perusasioita ylellisyytenä ja miten se vaikuttaa työhyvinvointiin arjessa.
Bare minimum vai princess treatment?
Kesän aikana sosiaalisessa mediassa kiersi keskustelu, jossa ihmissuhteiden tekoja arvioitiin bare minimumin ja princess treatmentin kautta. Leikilliset esimerkit jäivät elämään, koska ne pakottivat miettimään, miksi toisinaan pidämme perustason asioita erityisenä välittämisen osoituksena. Joku koki sen, että kumppani hakee treffeille kotoa, olevan vain vähimmäistaso, kun taas toisen mielestä se oli merkki erityisestä huomaavaisuudesta. Toiset pitivät syntymäpäivän muistamista itsestäänselvyytenä, kun taas jotkut näkivät sen suurena eleenä. Ilmiö oli leikillinen, mutta sen ytimessä oli kiinnostava kysymys: miksi suostumme pitämään perustasoa joskus erinomaisena ja erityisenä?
Kun tätä ajatusta vie työelämään, tilanne näyttää tutulta. Loma ilman sähköpostien vilkuilua esitetään joskus suurena etuna, vaikka sen pitäisi olla itsestäänselvyys. Sama koskee arkea, jossa ei tarvitse jatkuvasti perustella, miksi tarvitsee taukoa tai keskittymisrauhaa, kalenteria, jossa on tilaa keskittymiselle, tai oikeutta palautua päivän aikana. Jos nämä nähdään erityisenä välittämisen osoituksena, ollaan tilanteessa, jossa perusasiat ovat muuttuneet etuoikeuksiksi.
Työhyvinvoinnin näkökulmasta tämä on iso ongelma. Palautuminen ei voi nojata vain lomakausiin tai yksilön omiin ponnisteluihin. Se on työn tekemisen laatua ja välttämätön edellytys sille, että ihmiset voivat olla motivoituneita, sitoutuneita ja pitkäjänteisesti tehokkaita. Kun palautuminen jää yksilön harteille, organisaatio ulkoistaa vastuun työn kuormituksesta työntekijöille ja ylläpitää kulttuuria, jossa venyminen on normi. HR:n tehtävä on kyseenalaistaa se, että tavallisista asioista tehdään erinomaisuuden mittareita, ja nostaa esiin, että oikeasti hyvän työelämän rima on paljon korkeammalla.
Miten puheet ja kulttuuri ohjaavat työhyvinvointia
Monessa organisaatiossa työhyvinvointi on mukana strategiassa ja se mainitaan tavoitteissa, mutta arjen käytännöt kertovat muuta. Se, millä sanoilla työstä puhutaan ja millaisia käytäntöjä pidetään normaalina, vaikuttaa ratkaisevasti kulttuuriin. Kun viesti on jatkuvasti tehokkuus, suoriutuminen ja yksilön vastuu, työntekijät sisäistävät, että jaksaminen on heidän oma ongelmansa.
Kieli on tässä ratkaiseva. Se, miten työstä puhutaan, luo hiljaisia oletuksia. Kun kehityskeskustelussa kysytään vain tavoitteista ja tuloksista, työntekijä saa viestin, että hänen arvonsa mitataan suoriutumisen kautta. Kun samaan keskusteluun tuodaan kysymys siitä, mikä auttaa palautumaan viikoittain, syntyy aivan toisenlainen viesti. Palautuminen on osa työtä, ei yksityisasia. HR:n vastuulla on muokata näitä sanoja ja kysymyksiä niin, että ne alkavat rakentaa uutta kulttuuria.
On tärkeää ymmärtää, että se mitä tänään pidetään työelämän princess treatmentina, pitäisi tulevaisuudessa olla perustaso. Se, että esihenkilö kysyy palautumisesta, ei ole erityinen ele, vaan normaali osa johtamista. Se, että kalentereissa on tilaa keskittyä, ei ole ylimääräistä huolenpitoa, vaan edellytys hyvälle asiantuntijatyölle. Tämä muutos ei tapahdu itsestään, vaan se vaatii johdonmukaista sanoittamista ja rakenteiden muuttamista.
Työhyvinvointi on menestyvän liiketoiminnan edellytys
Usein työhyvinvoinnista puhutaan pehmeänä arvona, joka on tärkeä, mutta jonka liiketoiminnallinen merkitys jää epämääräiseksi. Todellisuudessa palautumisella on suora yhteys siihen, miten organisaatio menestyy. On jo lähes itsestään selvää tietoa, ettei ihminen pysty ylläpitämään korkeaa keskittymistä ilman palautumista. Jo lyhyt hengähdys parantaa muistia ja ongelmanratkaisukykyä. Kun taukoja ei ole, päätöksenteon laatu heikkenee, virheet lisääntyvät ja luovuus kärsii. Työpäivä saattaa venyä, mutta työn tulokset heikkenevät.
Sairauspoissaolojen kustannukset lasketaan Suomessa vuosittain miljardeissa. Jokainen ylimääräinen poissaolopäivä maksaa, ja kun taustalla on pitkittynyt kuormitus, kustannus kertautuu. Työuupumus on yhä yleisempi syy pitkiin sairauspoissaoloihin, ja sen taustalla on useimmiten rakenteellinen ongelma: työ ei mahdollista palautumista. Myös henkilöstön vaihtuvuus liittyy tähän. Jokainen työntekijä, joka lähtee uupumuksen vuoksi, aiheuttaa rekrytointi- ja perehdytyskuluja, jotka ovat moninkertaisia verrattuna siihen, mitä palautumista tukevien käytäntöjen rakentaminen maksaa. Työhyvinvointi ei siis ole kustannus, vaan sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin parempana sitoutumisena, pienempinä sairauspoissaoloina ja vahvempana työnantajamielikuvana.
Kulttuuri kannattaa rakentaa tietoisesti
Paras hetki huomioida nämä asiat on jo yrityksen alkuvaiheessa. Kun kulttuuri rakennetaan tietoisesti alusta alkaen, työhyvinvointi tulee osaksi organisaation identiteettiä. Palautuminen ei jää yksilön vastuulle, vaan se kietoutuu luontevasti työn rakenteisiin ja johtamiseen. Tämä näkyy työnantajamielikuvassa, joka vetoaa hakijoihin ja sitouttaa olemassa olevat työntekijät.
Jos kulttuuri jää rakentamatta, ei peli ole silti menetetty. Koskaan ei ole liian myöhäistä tehdä korjausliikkeitä. Jos organisaatiossa huomataan, että palautuminen nähdään edelleen poikkeuksena tai jopa ylellisyytenä, on aika pysähtyä ja nostaa rimaa. Sanoituksia pitää muuttaa, käytäntöjä uudistaa ja esimerkkiä näyttää johdon tasolta. HR voi viedä muutosta eteenpäin, mutta se vaatii johdon vahvaa tukea ja sitoutumista. Palkinto on kuitenkin suuri: kulttuuri, jossa ihmiset haluavat pysyä ja johon uudet työntekijät haluavat liittyä.
Pitkäjänteisyys ja törmäyskohdat kuuluvat työhön
On kuitenkin tärkeää todeta, että työhyvinvoinnin kehittäminen ei ole helppo rasti. Se ei ole yksittäinen toimenpide tai nopea kampanja, vaan pitkäjänteistä ja usein hidasta työtä. Ihmiset ovat erilaisia, ja se mikä tukee toisen palautumista, ei välttämättä toimi toiselle. Tilanteet muuttuvat, organisaatiot elävät ja ristiriitoja syntyy väistämättä. Siksi työhyvinvoinnin johtaminen vaatii jatkuvaa seurantaa, mittaamista, keskustelua ja ennen kaikkea johdon ja HR:n yhteistyötä, jotta arjen käytännöt todella muuttuvat.
Yksilötasolla kyse on usein tunteista, stressin hallinnasta ja psyykkisistä voimavaroista. Näitä voidaan tukea esimerkiksi realistisella työnkuvan suunnittelulla, osaamisen kehittämisellä ja sillä, että esihenkilöillä on työkalut kuormituksen tunnistamiseen ajoissa. HR voi tarjota rakenteet ja välineet, mutta arjen esihenkilötyö ratkaisee, toteutuvatko ne. Yhteisötasolla korostuvat psykologinen turvallisuus, haastavan vuorovaikutuksen hallinta ja se, miten organisaatio tukee positiivisten voimavarojen vahvistumista. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että palautetta annetaan säännöllisesti, epäkohtiin puututaan viivyttelemättä ja onnistumiset tehdään näkyväksi. HR:n ja johdon rooli on varmistaa, että nämä eivät jää yksittäisten esihenkilöiden harteille, vaan ne ovat osa koko organisaation johtamiskulttuuria.
Näitä kaikkia on vaikea rakentaa täydellisiksi, ja törmäyskursseja tulee varmasti. Juuri silloin HR:n ja johdon tehtävä on tärkein: pitää keskustelu avoimena, tukea esihenkilöitä konkreettisilla työkaluilla ja jatkaa määrätietoista työtä, vaikka tulokset eivät näkyisi heti. Työhyvinvoinnin kulttuuria rakennetaan samalla logiikalla kuin liiketoimintaa: pitkäjänteisesti, mitattavasti ja strategisesti.
Lopuksi
Työhyvinvointi ei ole luksusta, eikä se saa jäädä bare minimumin tasolle. Rauha lomailla, lupa tehdä työtä hallittavissa raameissa ja arjen psykologinen turvallisuus eivät ole erityisiä etuja. Ne ovat työn perustaso. Jos nämä asiat edelleen näyttäytyvät prinsessakohteluna, on syytä pysähtyä ja kysyä, miksi. HR:n tehtävä on varmistaa, että perusasiat muuttuvat uudeksi normaaliksi ja että työhyvinvointi nähdään olennaisena osana työn laatua.
Bare minimum ei riitä silloin, kun halutaan rakentaa menestyvää ja sitoutunutta työyhteisöä. Joskus muutoksen tekeminen voi olla helpompaa ulkopuolisen silmin. Ulkoistettu HR tarjoaa mahdollisuuden tarkastella kulttuuria ja käytäntöjä objektiivisesti. Kun arjen rakenteita arvioi joku, joka ei ole niihin itse kiinnittynyt, on helpompi havaita ja puuttua poikkeamiin.
Jos haluat varmistaa, ettei työhyvinvointi jää organisaatiossasi puheiden tasolle, vaan näkyy arjessa konkreettisina tekoina, ota yhteyttä.
Satu Edberg
+358 40 531 1542
Mikäli haluat artikkelit suoraan sähköpostiisi, tilaa Folksin uutiskirje täältä.